De overlijdensakte is het officiële document waarmee een overlijden juridisch vaststaat. De akte wordt opgemaakt door de burgerlijke stand van de gemeente waar iemand is overleden, nadat daar aangifte van overlijden is gedaan — in de praktijk regelt de uitvaartondernemer dat vrijwel altijd. Het overlijden wordt daarmee ook geregistreerd in de Basisregistratie Personen (BRP), waardoor veel instanties, zoals de Belastingdienst, pensioenuitvoerders en de SVB, automatisch op de hoogte raken. Toch vragen banken, verzekeraars en buitenlandse instanties vaak zelf om een afschrift of uittreksel van de akte. Deze gids legt uit hoe de akte tot stand komt, wie deze nodig heeft en hoe u een afschrift aanvraagt.
Hoe komt een overlijdensakte tot stand?
Na een overlijden stelt een arts eerst de dood vast en geeft een verklaring van overlijden af — een medisch document, niet te verwarren met de akte. Met die verklaring doet de uitvaartondernemer (of een nabestaande) aangifte bij de gemeente waar het overlijden plaatsvond, in de regel vóór de uitvaart; de uitvaart moet immers uiterlijk op de zesde werkdag na het overlijden plaatsvinden, en de gemeente geeft daarvoor het verlof af. Van de aangifte maakt de ambtenaar van de burgerlijke stand de overlijdensakte op. Overleed iemand in een andere gemeente dan de woonplaats — bijvoorbeeld in een ziekenhuis verderop — dan wordt de akte dus opgemaakt in die andere gemeente; daar vraagt u later ook de afschriften op.
Wie heeft de overlijdensakte nodig?
Overheidsinstanties krijgen het overlijden meestal automatisch door via de BRP — daar hoeft u zelf niets voor te doen. Een afschrift van de akte heeft u vooral nodig voor private instanties en formele stappen: de bank (om rekeningen om te zetten of te deblokkeren), levens- en uitvaartverzekeraars (voor de uitkering), pensioenfondsen, de notaris (voor de verklaring van erfrecht), en soms een werkgever of hypotheekverstrekker. Vraag daarom meteen een paar afschriften tegelijk aan — veel instanties accepteren tegenwoordig een scan of kopie, maar sommige eisen een origineel, gewaarmerkt exemplaar. De uitvaartondernemer vraagt vaak standaard een of meer afschriften voor u aan bij de aangifte; controleer dit om later extra regelwerk te voorkomen.
Hoe vraagt u een afschrift van de overlijdensakte op?
Een afschrift vraagt u aan bij de gemeente waar het overlijden plaatsvond — bij de meeste gemeenten online met DigiD, anders schriftelijk of aan de balie. De kosten (leges) verschillen per gemeente, maar liggen doorgaans rond de € 15 à € 17. Afschriften kunnen worden aangevraagd door nabestaanden en door anderen met een aantoonbaar belang, zoals de executeur of de notaris. Heeft u de akte nodig voor het buitenland — een buitenlandse bank, een woning in het buitenland, een internationale verzekering — vraag dan een internationaal (meertalig) uittreksel aan: dit wordt in meerdere talen afgegeven en in veel landen zonder vertaling geaccepteerd; soms is daarnaast een apostille vereist.
Wat is het verschil met andere overlijdensdocumenten?
Drie documenten worden vaak door elkaar gehaald. De verklaring van overlijden is het medische document van de arts en is nodig vóór de aangifte; nabestaanden gebruiken dit document verder zelden. De overlijdensakte is het juridische bewijsstuk van de gemeente, waarvan u afschriften of uittreksels opvraagt. De verklaring van erfrecht is een notariële verklaring over wie de erfgenamen zijn, welke banken vaak vereisen voordat zij grotere saldi vrijgeven. Voor de meeste praktische stappen na een overlijden heeft u de overlijdensakte (voor het feit van overlijden) en — afhankelijk van de situatie — de verklaring van erfrecht (voor wie bevoegd is) nodig.
Veelgestelde vragen
Wie doet aangifte van overlijden?
Meestal de uitvaartondernemer, namens de nabestaanden. Aangifte doen kan ook zelf, bij de burgerlijke stand van de gemeente waar het overlijden plaatsvond, bij voorkeur vóór de uitvaart.
Wat kost een afschrift van de overlijdensakte?
De leges verschillen per gemeente; reken op ongeveer € 15 tot € 17 per afschrift. Online aanvragen met DigiD is meestal de snelste methode.
Hoe snel ontvang ik het afschrift?
Bij een online aanvraag sturen veel gemeenten het afschrift binnen enkele werkdagen per post. Aan de balie krijgt u het vaak direct mee.
Heeft de Belastingdienst een overlijdensakte van mij nodig?
Nee. De Belastingdienst en andere overheidsinstanties worden automatisch geïnformeerd via de BRP-registratie van het overlijden.
Wilt u overzicht over alles wat er na een overlijden geregeld moet worden? Maak een Solace Care-account aan of lees onze gidsen.
