Privacybeleid website
Laatst bijgewerkt:
1. Inleiding tot het privacybeleid van onze website
Solace AB (559519-7079), een in Zweden opgerichte vennootschap met statutaire zetel te Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden ("Solace", "we", "onze" of "ons"), respecteert de privacy van de bezoekers van onze website www.solace.care (de "Site").
Solace AB is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens voor de doeleinden die in dit privacybeleid van de website worden beschreven.
Dit privacybeleid legt uit waarom en hoe wij de persoonsgegevens kunnen gebruiken die wij
hebben verkregen uit uw (of andermans) interacties met ons als bedrijf, inclusief
wanneer u onze Site bezoekt of contact met ons opneemt. Dit privacybeleid legt uit met wie wij
uw persoonsgegevens delen en welke rechten u heeft in verband met de gegevens
die wij gebruiken onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG).
Wij hanteren een afzonderlijk privacybeleid voor app-gebruikers waarin gedetailleerd wordt beschreven hoe wij uw persoonlijke
gegevens gebruiken als u een account bij ons heeft, onze app gebruikt of een klant van ons wordt.
Dit wordt aan u verstrekt op het moment dat u zich registreert of gebruikmaakt van deze diensten.
Solace is de verwerkingsverantwoordelijke (beheerder) van uw persoonlijke gegevens. Dit betekent dat Solace beslist
waarom en hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt. Bent u een Partner of Bezoeker, lees dan
dit privacybeleid aandachtig door om er zeker van te zijn dat u het volledig begrijpt. Door onze Site te gebruiken,
erkent u en stemt u in met het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens zoals
hierin beschreven.
Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen, dus controleer dit privacybeleid
regelmatig om er zeker van te zijn dat u akkoord gaat met eventuele wijzigingen. Voor meer informatie over
wijzigingen in ons privacybeleid, zie paragraaf 11 (Wijzigingen in dit privacybeleid).
Verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon voor gegevensbescherming:
Verwerkingsverantwoordelijke: Solace AB, KvK-nummer 559519-7079
Statutair adres: Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden
Algemeen e-mailadres: support@solace.care
Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. U kunt contact opnemen via: privacy@solace.care
Postadres: DPO, Solace AB, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden
2. Hoe en waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Als wij in dit privacybeleid de term "persoonsgegevens" gebruiken, bedoelen wij gegevens die
een persoon identificeren, betrekking hebben op, beschrijven of redelijkerwijs direct of indirect kunnen worden gekoppeld aan een
individu. Het omvat geen geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die redelijkerwijs niet
in verband kunnen worden gebracht met een individu.
Solace verwerkt uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden. Dit betekent dat wij altijd
definiëren "waarom" wij uw persoonsgegevens verwerken. Voor elk doeleinde hebben wij een juridische
grondslag vastgesteld.
In dit gedeelte beschrijven wij onze verschillende doeleinden voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Voor
elk doeleinde vermelden wij de volgende informatie:
- Welke persoonsgegevens worden verzameld (en verwerkt);
- Het doeleinde(n) voor de verwerking van de gegevens;
- De wettelijke grondslag waarop Solace zich baseert om deze gegevens te verwerken.
2.1 Verwerking bij het bezoeken van de site
Wij kunnen automatisch informatie verzamelen over hoe bezoekers onze Site gebruiken door middel van cookies
en vergelijkbare technologieën, mits u hiervoor toestemming heeft gegeven (voor zover deze niet
essentieel zijn om de Site te laten werken).
2.1.1 Categorieën van persoonsgegevens
Technische informatie
- IP-adres, geografische locatie, apparaat-ID's, browsertype en -versie,
taalvoorkeuren
- Cookies and vergelijkbare trackingtechnologieën (onder voorbehoud van uw toestemming)
- Loggegevens zoals toegangstijdstippen, bekeken pagina's, verwijzende URL's
2.1.2 Doel van de verwerking
- om te identificeren en vast te leggen wanneer u de Site heeft bezocht;
- om uw bezoekerservaring te verbeteren;
- om onze producten en diensten te analyseren, evalueren en verbeteren, zodat uw bezoek en
gebruik van de Site nuttiger en aangenamer zijn;
- voor kwaliteitscontrole, prestaties van de Site en systeembeheer;
- om uw ervaring op de Site te personaliseren
- voor beveiligingsdoeleinden zoals het voorkomen of detecteren van frauduleuze activiteiten.
2.1.3 Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) bij het beheren
en verbeteren van de website, het waarborgen van de veiligheid en het verbeteren van de gebruikerservaring. Waar
cookies of soortgelijke trackingtechnologieën worden gebruikt, is de verwerking gebaseerd op uw toestemming
(AVG art. 6.1.a).
Als u alle cookies accepteert, stelt dit ons ook in staat om marketingactiviteiten uit te voeren op basis van uw
interacties met de Site, andere marketingkanalen en andere derden zoals sociale
netwerken. Raadpleeg ons Cookiebeleid en paragraaf 2.5 (Verwerking ter promotie van onze
bedrijfsactiviteiten en het meten van het bereik en de effectiviteit van onze campagnes) voor meer informatie
over hoe wij cookies gebruiken en hoe u deze op uw apparaat kunt uitschakelen.
U kunt uw toestemming voor het gebruik van uw gegevens op een van deze manieren op elk
moment intrekken. Zie paragraaf 10 (Uw rechten) voor meer details.
2.2 Verwerking noodzakelijk voor communicatie
Wij verwerken informatie die is opgenomen in of verband houdt met communicatie die u naar ons verzendt
of via onze Site verstuurt.
2.2.1 Categorieën van persoonsgegevens
Persoonlijke informatie
- Uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, de inhoud van de communicatie
- Informatie die u aan ons verstrekt om u aan te melden voor onze e-mailmeldingen
en/of nieuwsbrieen
Technische informatie
- Metadata gekoppeld aan de communicatie, inclusief uw naam en e-mailadres
- IP-adres
2.2.2 Doel van de verwerking
- Om uw vragen te beantwoorden en op te lossen. Dit omvat verplichte service-
communicatie zoals updates, onderhouds- of beveiligingsberichten die nodig zijn voor
het gebruik van onze diensten.
- Om contact met u op te nemen via e-mail of andere beschikbare contactmethoden met marketing-
informatie over onze diensten, functies, aanbiedingen en evenementen. Deze promotionele
communicatie kan worden verzonden via de Diensten of via marketingcampagnes op
andere websites of platforms. U kunt uw toestemming beheren of u op elk gewenst
moment afmelden door contact op te nemen met privacy@solace.care.
2.2.3 Wettelijke grondslag
Deze persoonsgegevens worden door u geheel vrijwillig verstrekt en omvatten persoonlijke
informatie die u op de Site invoert.
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b) om
u de overeengekomen dienst te leveren, inclusief het beantwoorden van uw vragen. Indien wij
deze informatie niet ontvangen, kunt u mogelijk bepaalde delen van de Site niet gebruiken of
niet effectief met ons communiceren.
Wij kunnen ons ook baseren op ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) om de communicatie te onderhouden
en updates over onze diensten te verstrekken.
2.3 Verwerking bij interactie met socialmediaprofielen
Indien u interactie met ons heeft op sociale media, kan dit ertoe leiden dat wij bepaalde gegevens
over u verzamelen van het betreffende socialmediaplatform.
2.3.1 Categorieën van persoonsgegevens
Persoonlijke informatie
- Identificatoren en profielgegevens van sociale media
- Interactiegegevens zoals likes, shares en reacties
Technische informatie
- Metadata van socialmediaplatforms die verband houden met uw interacties
2.3.2 Doel van de verwerking
- Om te communiceren met gebruikers en te reageren op opmerkingen of berichten
- Om onze diensten en merkbewustzijn te promoten
- Om de betrokkenheid en effectiviteit van sociale media te analyseren
2.3.3 Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is uw toestemming (AVG art. 6.1.a) indien vereist. Deze
persoonsgegevens worden door u geheel vrijwillig verstrekt en omvatten persoonlijke
informatie die u op de Site invoert. We kunnen ons ook baseren op ons gerechtvaardigd belang (AVG art.
6.1.f) bij het communiceren met gebruikers, het promoten van ons merk en het analyseren van socialmedia-interacties.
U kunt zich op elk moment afmelden voor mailings door op de link onderaan de
e-mail te klikken.
2.3.4 Bewaartermijn
Wij bewaren uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden gedurende maximaal
twee (2) jaar vanaf de datum dat u voor het laatst klant bij ons was, of totdat u uw
toestemming voor marketing intrekt of u afmeldt voor onze mailinglijst via de link in de e-mail. U
kunt uw opmerkingen op onze socialmediaposts altijd zelf verwijderen.
2.4 Verwerking om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
2.4.1 Categorieën van persoonsgegevens
Persoonlijke informatie
- Persoonlijke informatie die verband houdt met de aanvraag, zoals contactgegevens.
- Transactie- en betalingsgegevens
- Correspondentie en documentatie met betrekking tot de aanvraag
2.4.2 Doel van de verwerking
- om de uitoefening van uw rechten met betrekking tot onze
verwerking van uw persoonsgegevens vast te leggen;
- om te voldoen aan een verzoek van u in verband met de uitoefening van uw rechten (bijvoorbeeld
wanneer u ons heeft gevraagd u niet te benaderen voor marketingdoeleinden, bewaren wij
hiervan een record op onze suppressielijsten om aan uw verzoek te kunnen voldoen);
- om uw persoonsgegevens te anonimiseren of te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor
de doeleinden beschreven in dit privacybeleid;
- om te voldoen aan gerechtelijke bevelen of andere kennisgevingen waarbij het niet opvolgen ervan zou
leiden tot overtreding van de wet; en
- om klachten te behandelen en op te lossen die wij ontvangen met betrekking tot onze verwerking van uw
persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.
2.4.3 Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is onze wettelijke verplichting (AVG art. 6.1.c) om te voldoen aan
toepasselijke wetten, regelgeving en verzoeken van autoriteiten.
2.5. Verwerking ter promotie van onze bedrijfsactiviteiten en het meten van het bereik en de effectiviteit van onze campagnes
Wij verwerken persoonsgegevens om marketingactiviteiten uit te voeren en het succes ervan te beoordelen.
2.5.1 Categorieën van persoonsgegevens
Persoonlijke informatie
- Naam, e-mailadres, telefoonnummer
- Gedragsgegevens zoals websitebezoeken, interacties met campagnes
- Cookies and vergelijkbare trackingtechnologieën (onder voorbehoud van uw toestemming)
2.5.2 Doel van de verwerking
- om per e-mail (waar toestemming niet is vereist),
post of telefoon contact met u op te nemen met marketinginformatie;
- indien u contact met ons heeft opgenomen over een product en u zich niet heeft afgemeld voor het ontvangen
van marketing van ons, kunnen wij u promotiemateriaal sturen van gerelateerde producten waarvan
wij denken dat ze interessant voor u kunnen zijn; en
- voor analyses en inzichten die worden uitgevoerd om onze marketing- en bedrijfsstrategieën te bepalen
en om uw gebruikerservaring te verbeteren;
- voor analyses and inzichten die worden uitgevoerd om onze marketingstrategieën te bepalen en om
uw bezoekerservaring te verbeteren;
- om uw browser op andere websites te volgen en een profiel van uw interesses op te bouwen;
- Om u gerichte en gepersonaliseerde marketinginhoud te tonen, zowel op de Site als via
e-mail en andere marketingkanalen (indien u heeft ingestemd met die marketing);
- om te identificeren en vast te leggen wanneer u de Site of elektronische communicatie
heeft ontvangen, geopend of er interactie mee heeft gehad;
2.5.3 Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is uw toestemming (AVG art. 6.1.a) voor directe marketing-
communicatie. We kunnen ons ook baseren op ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) om marketingcampagnes te analyseren
en te optimaliseren om onze diensten te verbeteren.
2.6 Verwerking om in te spelen op veranderende marktomstandigheden en behoeften
van onze gebruikers
Wij verwerken gegevens om markttrends en gebruikersbehoeften te begrijpen en hierop in te spelen.
2.6.1 Categorieën van persoonsgegevens
Persoonlijke informatie
- Contactgegevens (indien verstrekt)
- Feedback en antwoorden op enquêtes, inclusief meningen en voorkeuren
- Gebruiksgegevens zoals bezochte pagina's, op de site doorgebrachte tijd en interactiepatronen
2.6.2 Doel van de verwerking
- Om onze producten en diensten te verbeteren
- Om nieuwe producten te ontwikkelen op basis van de behoeften van gebruikers
- Om marktonderzoek en analyses uit te voeren
- om de Site te analyseren, evalueren en verbeteren, zodat uw bezoek en gebruik van de Site en
socialmediapagina's nuttiger en aangenamer zijn (wij gebruiken over het algemeen samengevoegde
gegevens van veel personen, zodat deze u niet persoonlijk identificeren); en
- om marktanalyses en onderzoek uit te voeren (inclusief het benaderen van u met klant-
enquêtes) zodat wij uw gebruik van de Site beter kunnen begrijpen.
2.6.3 Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) in het verbeteren
van onze producten en diensten op basis van feedback van gebruikers en marktonderzoek. Wanneer feedback
vrijwillig wordt verzameld, is de verwerking gebaseerd op uw toestemming (AVG art. 6.1.a).
2.7 Verwerking noodzakelijk om de administratieve en technische
aspecten van ons bedrijf efficiënt en effectief uit te voeren
Wij verwerken persoonsgegevens om onze interne activiteiten te beheren en een soepele bedrijfsvoering
te garanderen.
2.7.1 Categorieën van persoonsgegevens
Persoonlijke informatie
- Informatie over werknemers en contractanten, waaronder naam, contactgegevens, functie,
arbeidsverleden, salaris- en belastinggegevens (indien van toepassing)
- Contactgegevens van leveranciers en partners, contractuele gegevens en betalingsgegevens
- Systeem- en toegangslogs, inclusief IP-adressen, inlogtijdstippen en apparaat-
informatie
- Interne communicatie en correspondentie met betrekking tot de bedrijfsvoering
2.7.2 Doel van de verwerking
- om de Site en onze socialmediapagina's te beheren en voor interne activiteiten,
inclusief probleemoplosssing, testen en statistische doeleinden;
- in het kader van een herstructurering of verkoop van ons bedrijf of onze activa;
- voor efficiëntie, nauwkeurigheid of andere verbeteringen van onze databases en systemen, bijvoorbeeld
door systemen te combineren of gegevens die wij over u bewaren samen te voegen;
- om onze contractuele of andere wettelijke rechten af te dwingen of te beschermen, of om rechtszaken aan te spannen of ons daartegen te verdedigen;
- voor netwerk- en informatiebeveiliging, zodat we maatregelen kunnen nemen om uw
gegevens te beschermen tegen verlies of beschadiging, diefstal of ongeautoriseerde toegang;
- ter voorkoming van fraude en andere criminele activiteiten;
- om u te informeren over updates van onze algemene voorwaarden en beleidsregels; en
- voor andere algemene administratie, waaronder de behandeling van uw rapporten, uw
vragen, klachten of claims, en om serviceberichten naar u te verzenden.
Indien u een aanvraag doet voor de aankoop van een dienst, moeten wij uw gegevens mogelijk verwerken
om precontractuele stappen uit te voeren, zodat u die aankoop kunt doen.
Zodra wij interactie met u aangaan als lid, verstrekken wij u een afzonderlijk privacy-
beleid waarin staat hoe wij uw gegevens gebruiken in verband met de diensten.
2.7.3 Wettelijke grondslag
De wettelijke grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b) met
werknemers, contractanten of leveranciers om overeengekomen diensten te leveren. Wij baseren ons tevens op ons
gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) bij het beheren van onze bedrijfsactiviteiten, het waarborgen van de IT-
veiligheid, het voorkomen van fraude en het voeren van een efficiënte administratie. Waar van toepassing
kan verwerking ook noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (AVG art. 6.1.c).
Voor gegevens die door niet-essentiële cookies worden verzameld, verzamelen en verwerken wij uw gegevens alleen
met uw toestemming. De in dit gedeelte genoemde activiteiten maken geen gebruik van niet-essentiële cookies.
2.8 Verwerking met behulp van Artificial Intelligence-tools (AI)
2.8.1 Categorieën van persoonsgegevens
De volgende categorieën van persoonsgegevens kunnen worden verwerkt met behulp van AI-gestuurde tools in verband met uw vragen en communicatie via onze website:
Contactgegevens: naam, e-mailadres en bedrijfsgegevens verzonden via contactformulieren op de website of ingediende aanvragen
Inhoud van de communicatie: tekst van berichten, vragen, verzoeken en andere communicatie verzonden via de website
Technische informatie: IP-adres en apparaatgegevens gekoppeld aan de aanvragen
2.8.2 Doel van de verwerking
Wij gebruiken AI-gestuurde tools om onze medewerkers te ondersteunen bij het efficiënt beheren en beantwoorden van vragen. In het bijzonder gebruiken we deze tools voor het:
Helpen bij het opstellen van antwoorden op uw vragen en supportcommunicatie
Analyseren en categoriseren van binnenkomende communicatie om deze correct door te sturen
Verbeteren van de kwaliteit en consistentie van onze antwoorden
Ondersteunen van interne bedrijfsactiviteiten, inclusief analyse, onderzoek en administratieve taken
2.8.3 Wettelijke grondslag
De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang (AVG artikel 6, lid 1, onder f) om onze bedrijfsvoering efficiënt uit te voeren, operationele normen te handhaven en snelle, hoogwaardige antwoorden op uw vragen te bieden.
2.8.4 Subverwerkers en waarborgen
AI-dienstverleners treden op als subverwerkers van persoonsgegevens op basis van verwerkersovereenkomsten. Deze overeenkomsten bevatten:
Verplichtingen om gegevens uitsluitend volgens onze instructies te verwerken
Standaardcontractbepalingen (EU SCC's) wanneer aanbieders buiten de EU/EER zijn gevestigd
Toezeggingen voor nul-retentie (zero-retention): AI-aanbieders bewaren geen persoonsgegevens na de verwerkingssessie die nodig is om de specifieke taak uit te voeren
Passende technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van gegevens te waarborgen
2.8.5 Opslag en retentie
AI-dienstverleners bewaren geen persoonsgegevens na voltooiing van de verwerkingssessie. Interne registers en documentatie die zijn gegenereerd als gevolg van het gebruik van AI-tools volgen de standaard bewaartermijnen die van toepassing zijn op de betreffende correspondentie (meestal 3 jaar vanaf de laatste interactie, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaring vereisen).
3. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij voorzien niet dat er besluiten over u worden genomen die rechtsgevolgen of andere ingrijpende gevolgen voor u hebben
op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. Mocht dit veranderen,
dan zullen wij dit privacybeleid bijwerken en u hiervan op de hoogte stellen.
4. Hoe we uw persoonsgegevens delen
Wij maken gebruik van zorgvuldig geselecteerde externe dienstverleners (verwerkers en subverwerkers) om ons te helpen de Site te beheren, te beveiligen en te verbeteren. Deze aanbieders kunnen namens ons persoonsgegevens verwerken, uitsluitend in overeenstemming met onze schriftelijke instructies.
De belangrijkste categorieën van dergelijke aanbieders zijn:
Cloudinfrastructuur- en hostingproviders (bijv. voor servers, opslag, databases);
Beveiligings- en monitoringproviders (bijv. logging, dreigingsdetectie, DDoS-bescherming);
Analytics-providers (bijv. website- en campagne-analyses);
Communicatie-providers (bijv. e-maildistributie, CRM-tools);
Professionele adviseurs (bijv. juridisch, boekhouding, auditors).
AI- en technologiedienstverleners die ondersteuning bieden bij interne bedrijfsactiviteiten (beheer van vragen, communicatieanalyse en administratieve ondersteuning).
Wij streven ernaar verwerkersovereenkomsten af te sluiten met al dergelijke partijen en eisen dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen om persoonsgegevens te beveiligen.
Sociale media
Solace maakt gebruik van LinkedIn en Instagram. Wanneer u via deze kanalen met ons communiceert,
ontvangen deze bedrijven uw persoonsgegevens. Wij zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het delen
van uw gegevens, maar deze partijen zijn vervolgens zelf verantwoordelijk voor de manier waarop zij uw persoonsgegevens verwerken
na ontvangst ervan. Deze verwerking wordt beheerst door het privacybeleid van het
betreffende socialmediaplatform.
Doorgifte naar derde landen
Wij streven ernaar uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU/EER te verwerken. Wanneer doorgifte
buiten de EU/EER noodzakelijk is, zorgen wij ervoor dat dit uitsluitend gebeurt naar
landen die een passend beschermingsniveau bieden, of dat wij andere passende
waarborgen treffen. Deze waarborgen omvatten onder meer
het gebruik van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen (EU Commission Standard
Contractual Clauses), evenals een voorafgaande analyse en beoordeling van de wetgeving van het
ontvangende land op eigen initiatief. Wanneer de wetgeving van het ontvangende
land onvoldoende bescherming biedt, nemen wij aanvullende
maatregelen om het beschermingsniveau van uw gegevens bij de doorgifte naar dat specifieke
land buiten de EU/EER te waarborgen.
Wij gebruiken AI-gestuurde tools van externe dienstverleners om te helpen bij de interne bedrijfsvoering en het beheer van vragen. Deze aanbieders kunnen beperkte categorieën persoonsgegevens (zoals de inhoud van vragen en contactgegevens) namens ons verwerken. Wanneer dergelijke AI-dienstverleners buiten de EU/EER zijn gevestigd, inclusief in de Verenigde Staten, zorgen wij voor passende waarborgen, waaronder:
In verwerkersovereenkomsten opgenomen EU-standaardcontractbepalingen
Contractuele verplichtingen tot nul-retentie (zero-retention) of persoonsgegevens na verwerking
Verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de verplichtingen van AVG Artikel 28
Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
Aanvullende openbaarmaking
We kunnen persoonsgegevens verstrekken aan dienstverleners die namens ons diensten uitvoeren,
aan partners wanneer dit nodig is om diensten te faciliteren (met uw toestemming), aan wettelijke instanties wanneer
dit wettelijk vereist is, aan gelieerde ondernemingen binnen de Solace-groep, en aan derden in het geval
van fusies of overnames. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.
5. Rechten van betrokkenen
De AVG geeft u als individu een aantal verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.
Solace beschikt over procedures om u in staat te stellen uw rechten uit te oefenen. U heeft tevens
altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Zweedse autoriteit voor gegevensbescherming (IMY) als u van mening bent
dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wet. Meer algemene informatie
over uw rechten op het gebied van gegevensbescherming is te vinden op de website van de IMY, samen met de
contactgegevens van de autoriteit.
Als u uw rechten wilt uitoefenen, of vragen heeft over uw rechten in relatie tot Solace,
neem dan contact met ons op via e-mail op privacy@solace.care.
Wij zullen uw verzoek zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen één (1) maand na ontvangst behandelen. Als uw verzoek bijzonder complex is of als we een aantal verzoeken van u ontvangen, kunnen we deze termijn met maximaal twee (2) maanden verlengen. Als we de termijn moeten verlengen, informeren we u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek en leggen we uit waarom de verlenging nodig is.
Wij verstrekken informatie en nemen kosteloos actie op uw verzoek, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. In dat geval kunnen we een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren gehoor te geven aan het verzoek, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Recht op inzage
U heeft het recht om te horen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om hierin
inzage te krijgen, dat wil zeggen dat u een zogenaamd registeruittreksel van de
uitgevoerde verwerking kunt ontvangen. U heeft ook het recht om bepaalde informatie te ontvangen over de
verwerking als zodanig (bijvoorbeeld voor welk doel wij de gegevens verwerken).
Recht op informatie
U heeft het recht om informatie te ontvangen over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij zullen
u informeren via dit privacybeleid en door uw eventuele vragen te beantwoorden.
Recht op rectificatie
De persoonsgegevens die wij over u verwerken moeten nauwkeurig en actueel zijn. U heeft het
recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en het recht om onvolledige
gegevens te laten aanvullen.
Recht op herroeping (“recht om vergeten te worden”)
Als betrokkene heeft u het recht om uw persoonsgegevens onder bepaalde voorwaarden door ons te laten
verwijderen. Let op: dit geldt niet voor informatie die wij nodig hebben om te voldoen
aan wettelijke verplichtingen of om ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen, evenals voor informatie
die wij nodig hebben om een overeenkomst uit te voeren als u klant van ons bent (geweest).
U kunt echter het recht hebben om uw persoonsgegevens te laten wissen als uw persoonsgegevens
niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, of als de verwerking is
gebaseerd op uw toestemming en u deze intrekt zonder dat er een andere wettelijke grondslag is voor
voortgezette verwerking. U kunt ook het recht hebben op wissen als een verwerking is gebaseerd op een
belangenafweging en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw
belangen. Daarnaast kunt u verzoeken om wissen als de verwerking plaatsvindt voor direct marketing-
doeleinden en u hiertegen bezwaar maakt. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen
als ze onrechtmatig zijn verwerkt, of als wissen vereist is om te voldoen aan een wettelijke
verplichting.
Recht van bezwaar
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Solace op basis van een van onze
gerechtvaardigde belangen. Als u bezwaar maakt tegen dergelijke verwerking, mogen wij de
gegevens alleen blijven verwerken als wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen
die zwaarder wegen dan uw belangen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de
instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Bezwaar maken tegen direct marketing
De verwerking voor direct marketingdoeleinden wordt onmiddellijk gestaakt als u bezwaar maakt tegen dergelijke
verwerking. Let op: u heeft altijd het recht om uw toestemming voor het ontvangen van
reclame van ons in te trekken. Dit kan door te klikken op "afmelden" onderaan de
e-mail die u van ons ontvangt, of door contact met ons op te nemen.
Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, zullen wij deze informatie opslaan op onze interne
blokkeerlijst om aan uw verzoek te kunnen voldoen om niet door ons te worden benaderd.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om te verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt als de
gegevens onjuist worden verwerkt, bijvoorbeeld als ze onnauwkeurig zijn, als de verwerking onrechtmatig is, of als de
gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden. Als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw
persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u verzoeken dat wij de
verwerking beperken terwijl wij onderzoeken of wij het recht hebben om ermee door te gaan. Dit recht geldt ook
in afwachting van de beoordeling of de vermeende onjuistheid bestaat. Wanneer een beperking
wordt opgeheven, heeft u het recht om hiervan op de hoogte te worden gesteld.
Recht op dataportabiliteit
In bepaalde gevallen heeft u het recht om gegevens die u aan ons heeft verstrekt te verkrijgen en
deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt wanneer wij
persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken en op basis van uw toestemming of op basis van een overeenkomst.
Recht om toestemming in te trekken
Als onze verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming, heeft u het recht om
deze op elk moment in te trekken. De intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de
verwerking die vóór de intrekking op basis van de toestemming is uitgevoerd. U kunt uw
toestemming intrekken door contact met ons op te nemen via privacy@solace.care.
6. Beveiliging en gegevensopslag
Gegevensbeveiliging
Wij implementeren beveiligingsmaatregelen die voldoen aan de industrienormen om persoonsgegevens te beschermen. Hoewel wij
ernaar streven alle informatie te beschermen, is geen enkel beveiligingssysteem onfeilbaar. Gebruikers worden aangemoedigd om
voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het vermijden van het delen van gevoelige
informatie online. Houd er echter rekening mee dat, ongeacht de gebruikte of geïmplementeerde
beveiligingsmaatregelen, wij de absolute bescherming en beveiliging van
persoonsgegevens die bij ons of bij derden zijn opgeslagen, niet kunnen en zullen garanderen.
Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als wij dit redelijkerwijs nodig achten om onze relatie met u te ondersteunen
en te verbeteren, onze diensten en aanbiedingen te leveren, te voldoen aan
wettelijke verplichtingen en ons te beschermen tegen mogelijke claims. Zodra
bewaring niet langer vereist is, worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
Indien een persoon verzoekt om verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens, zullen wij dit verzoek beoordelen
op basis van wettelijke en contractuele vereisten.
Hieronder vindt u de toepasselijke bewaartermijnen per categorie van
persoonsgegevensverwerking.
Verwerkingscategorie Bewaartermijn
Verwerking bij het browsen op de site Gegevens zoals cookies en browse-informatie worden maximaal 13 maanden bewaard of zolang de toestemming geldig is. Loggegevens en technische gegevens worden doorgaans 6-12 maanden bewaard, tenzij een langere bewaring vereist is om veiligheids- of wettelijke redenen.
Verwerking noodzakelijk voor communicatie
Vragen die aan onze klantenservice worden gesteld, worden 365 dagen bewaard en daarna
verwijderd.
Verwerking bij interactie met socialmediaprofielen
Gegevens verzameld via socialmedia-interacties worden bewaard zolang de interactie actief is of zoals vereist voor marketingdoeleinden, doorgaans maximaal 2 jaar. Het bewaarbeleid van de socialmediaplatforms zelf kan ook van toepassing zijn.
Verwerking om te voldoen aan wettelijke verplichtingen
Gegevens die wettelijk vereist zijn, zoals boekhoudkundige en fiscale bescheiden, worden bewaard gedurende de
wettelijke termijn. Ten minste 6 jaar of langer indien wettelijk vereist.
Verwerking ter promotie van onze bedrijfsactiviteiten en het meten van het bereik en de effectiviteit van onze campagnes
Marketinggegevens en campagne-analyses worden bewaard tot 2 jaar na de laatste marketingactiviteit of totdat de toestemming wordt ingetrokken.
Verwerking om in te spelen op veranderende marktomstandigheden en behoeften van onze gebruikers
Feedback van gebruikers, onderzoeksgegevens en gebruikersprofielen worden maximaal 2 jaar bewaard of zo lang als nodig is voor productontwikkeling en marktonderzoek.
Verwerking noodzakelijk om de administratieve en technische aspecten van
ons bedrijf efficiënt en effectief uit te voeren Gegevens van werknemers, leveranciers en systemen worden bewaard zolang als nodig is om te voldoen aan administratieve, contractuele en wettelijke verplichtingen, doorgaans 6-10 jaar afhankelijk van de aard van de gegevens en de toepasselijke wetgeving.
7. Aanvullende mededelingen en contactgegevens
Updates en wijzigingen
Solace is voortdurend bezig met de ontwikkeling van onze organisatie en digitale diensten. Dit betekent
dat wij dit privacybeleid ook doorlopend zullen bijwerken in het kader van onze plannen
om de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken te wijzigen.
Eventuele wijzigingen worden aan u bekendgemaakt door een bijgewerkte versie op de Site te plaatsen. Wijzigingen
worden van kracht 7 dagen na de datum waarop we de gewijzigde voorwaarden hebben geplaatst. Wij adviseren u
regelmatig te controleren op wijzigingen en dit privacybeleid door te lezen wanneer u de Site bezoekt of gebruikt.
Als u niet akkoord gaat met een aspect van het bijgewerkte privacybeleid, dient u ons hiervan direct op de hoogte te stellen
en het gebruik van onze diensten te staken.
Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen met:
Privacy Officer
Solace AB
Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm
E-mail: privacy@solace.care
Raadpleeg onze Algemene voorwaarden voor meer juridische informatie over Solace AB.