Privacybeleid voor app-gebruikers

1. Inleiding tot ons beleid

Solace AB (559519-7079), een vennootschap naar Zweeds recht met statutaire zetel te Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden (“Solace”, “wij”, “onze” of “ons”), is vastbesloten uw privacy te beschermen en te respecteren.

Solace AB is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens wanneer u een Solace-account aanmaakt en gebruikt, onze app gebruikt of toegang krijgt tot het Solace Care-platform.

Dit privacybeleid legt uit:

• waarom en hoe wij de persoonsgegevens kunnen gebruiken die wij hebben verkregen uit interacties die u (of anderen) met ons als bedrijf heeft gehad, inclusief wanneer u onze diensten gebruikt, onze mobiele app (Solace) bezoekt en gebruikt, het websiteportaal van Solace (momenteel te vinden op app.solace.care) (Solace Portal) bezoekt en gebruikt of wanneer u contact met ons opneemt.

• met wie wij uw persoonsgegevens delen, en

• de rechten die u heeft met betrekking tot de gegevens die wij gebruiken.

Wij hanteren een apart privacybeleid voor onze website waarin gedetailleerd wordt beschreven hoe wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met onze website, solace.care in het algemeen. Ga hiervoor naar ons Privacybeleid voor de website en ons Cookiebeleid.

Als u een Gebruiker bent, lees dit privacybeleid dan zorgvuldig door om er zeker van te zijn dat u het volledig begrijpt. In dit privacybeleid is een “Gebruiker” een persoon met een Solace-account. Een “Dierbare” is een persoon die een Gebruiker toevoegt of noemt in de Diensten, bijvoorbeeld een familielid, een begunstigde of een overleden familielid. De Diensten zijn bedoeld voor volwassenen van 18 jaar of ouder.

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen, dus controleer dit privacybeleid regelmatig om er zeker van te zijn dat u akkoord gaat met eventuele wijzigingen. Voor meer informatie over wijzigingen in ons privacybeleid, zie sectie 7 (Updates en wijzigingen).

Verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon voor gegevensbescherming:

Verwerkingsverantwoordelijke: Solace AB, reg. nr. 559519-7079

Statutair adres: Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden

Algemeen e-mailadres: support@solace.care

Wij hebben een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld. U kunt contact met hen opnemen via: privacy@solace.care

Postadres: DPO, Solace AB, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden

Toegang via een Partner

U kunt toegang hebben tot Solace via een verzekeringsmaatschappij, verzekeringstussenpersoon, werkgever, pensioenuitvoerder of andere partner (een “Partner”), bijvoorbeeld wanneer Solace is opgenomen in uw verzekering. Solace en de Partner beslissen elk zelf over hun eigen verwerking en zijn geen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Persoonsgegevens worden tussen Solace and de Partner uitgewisseld zoals hieronder beschreven.

• Voordat u zich registreert, laat de Partner ons weten dat u in aanmerking komt voor de Diensten. Dit kan uw naam, contactgegevens, burgerservicenummer en een referentienummer van uw polis of lidmaatschap omvatten. De Partner informeert u over deze verstrekking. Wij gebruiken de gegevens uitsluitend om te bevestigen dat u in aanmerking komt en om u uit te nodigen voor registratie. Afhankelijk van onze overeenkomst met de Partner, verwerken wij deze gegevens namens de Partner of als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.

• Wanneer u zich registreert, accepteert u onze Gebruiksvoorwaarden en wordt Solace de verwerkingsverantwoordelijke van uw account en de inhoud die u toevoegt. De Partner kan uw documenten, plannen, chats of andere inhoud niet inzien.

• Wij laten de Partner weten of en wanneer uw account is geactiveerd of verwijderd, omdat de Partner dit nodig heeft om uw toegang te beheren en te betalen. We kunnen ook statistieken delen die u niet identificeren. Als de verzekeringsmaatschappij dit aanbiedt, kunt u ervoor kiezen om via de Diensten informatie voor een verzekeringsclaim naar de verzekeringsmaatschappij te sturen.

• Als uw toegang via de Partner beëindigt, worden uw account en inhoud niet overgedragen aan de Partner. U kunt doorgaan als particuliere klant, uw inhoud downloaden of uw account verwijderen. Gegevens die wij namens de Partner hebben verwerkt, worden verwijderd of geretourneerd volgens de instructies van de Partner.

2. Hoe en waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wanneer we de term "persoonsgegevens" gebruiken in dit privacybeleid, bedoelen we informatie die een individu identificeert, betrekking heeft op, beschrijft of redelijkerwijs direct of indirect gekoppeld kan worden aan een individu. Geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die redelijkerwijs niet met een individu in verband kunnen worden gebracht, vallen hier niet onder.

Solace verwerkt uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden. Dit betekent dat we altijd definiëren “waarom” we uw persoonsgegevens verwerken. Voor elk doel hebben we een wettelijke basis vastgesteld.

In deze sectie beschrijven we onze verschillende doeleinden voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Voor elk doel vermelden we de volgende informatie:

• Welke persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt.

• De doeleinden voor de verwerking van de gegevens.

• De rechtsgrondslag waarop Solace zich baseert om deze gegevens te verwerken.

Categorieën persoonsgegevens

Solace verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens over u die we als volgt indelen:

• Identiteitsgegevens (bijvoorbeeld voor- en achternaam en uw burgerservicenummer).

• Contactgegevens (bijvoorbeeld e-mailadres, telefoonnummer en adres).

• Betalingsgegevens (bijvoorbeeld uw bankgegevens en accountgegevens, contractuele details en voorkeuren die relevant zijn voor onze samenwerking).

• Gebruikersinformatie (bijvoorbeeld informatie over de relatie met een Dierbare, geolocatie en inzichten die relevant zijn voor de gebruikerservaring).

• Apparaatgegevens (bijvoorbeeld IP-adres en browserinstellingen, digitale identificatoren, apparaatgegevens (zoals type, besturingssysteem, browserversie, taalinstellingen) en inloggegevens).

• Werkgerelateerde en Partnergegevens (bijvoorbeeld uw werkgever, de Partner via wie u toegang heeft, en een referentienummer van de polis of het lidmaatschap).

• Informatie over Dierbaren (bijvoorbeeld contactpersoon en namen van kinderen, geboorte- en overlijdensdatum, burgerservicenummers, juridische, financiële en gezondheidsdocumenten, en aanvullende achtergrondgegevens zoals geslacht, religie, burgerlijke staat en professionele ervaring). De AVG is over het algemeen niet van toepassing op informatie over overleden personen, maar we beschermen deze met dezelfde zorg.

• Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsinformatie in documenten of chats, of uitvaartwensen waaruit religieuze overtuigingen blijken). Wij verwerken bijzondere persoonsgegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming (art. 9 lid 2 sub a AVG). U kunt uw toestemming op elk gewenst moment intrekken door de informatie te verwijderen of contact met ons op te nemen. We kunnen dergelijke gegevens ook verwerken als er een andere uitzondering in art. 9 lid 2 AVG van toepassing is, bijvoorbeeld voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (art. 9 lid 2 sub f AVG).

Als u informatie over een andere persoon toevoegt, doe dit dan alleen als u daartoe gerechtigd bent en dit nodig is voor uw planning. Wij verwerken deze informatie op basis van ons en uw gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om u te helpen bij het plannen en beheren van zaken rondom het levenseinde.

Waar verkrijgen we persoonsgegevens vandaan?

Informatie die u aan ons verstrekt

Wanneer u op verschillende manieren contact heeft met Solace, bijvoorbeeld door een formulier in te dienen of met een van onze adviseurs te spreken, verstrekt u rechtstreeks informatie aan ons. De exacte informatie die we ontvangen, is afhankelijk van de context van ons contact.

Informatie die wij over u registreren

Wanneer u contact opneemt met de klantenservice of een gesprek met een adviseur boekt, maken we een dossier aan dat aan u is gekoppeld. In dit dossier registreren we uw verzoek en hoe we dit afhandelen.

Naast informatie die u actief aan ons verstrekt, verstrekt u ons ook op andere manieren bewust of onbewust informatie. Wij gebruiken bijvoorbeeld verschillende soorten trackingtechnologie op onze website, in de app en in onze e-mails die bedoeld zijn om ons te voorzien van statistieken en ons te helpen onze diensten en ons aanbod te verbeteren.

Meer informatie over hoe onze website cookies gebruikt en hoe u deze kunt uitschakelen, vindt u hier.

Informatie die we uit andere bronnen ontvangen

We kunnen informatie over u verkrijgen uit openbare registers wanneer we uw gegevens moeten verifiëren of bijwerken.

Bij de uitvoering van onze Dienst kunnen we ook gegevens verzamelen van derden, zoals uw Partner (zie Toegang via een Partner in sectie 1), overheidsinstanties en andere dienstverleners, zoals partners voor de organisatie van uitvaarten.

Als een Gebruiker u uitnodigt of noemt als familielid, medeplanner of begunstigde, ontvangen we uw naam en contactgegevens van die Gebruiker. We kunnen ook informatie over u ontvangen van andere familieleden. Wanneer we voor het eerst contact met u opnemen, laten we u weten waar we uw gegevens vandaan hebben en verwijzen we u naar dit privacybeleid.

We kunnen persoonsgegevens die uit verschillende bronnen zijn verzameld, combineren om de nauwkeurigheid van onze bestanden te vergroten en onze Diensten te verbeteren.

2.1 Verwerking noodzakelijk voor het aanbieden van het Basisgebruikersprofiel

2.1.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam, burgerservicenummer en andere persoonlijke identificatiemiddelen

Contactgegevens

• E-mailadres en telefoonnummer

Apparaatgegevens

• IP-adres, apparaattype en gebruikspatronen (indien van toepassing)

2.1.2 Doel van de verwerking

Uw identiteitsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruikers een account en een gepersonaliseerde ervaring te bieden.

• Om de gebruikersregistratie en accountauthenticatie te beheren.

• Om u veilig te identificeren, indien relevant met uw burgerservicenummer, en om uw geschiktheid te bevestigen wanneer u via een Partner toegang krijgt tot Solace.

Uw contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om belangrijke accountgerelateerde updates te communiceren.

• Om klantenservice te bieden.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om de functionaliteit van het platform te verbeteren op basis van gebruiksgedrag.

• Om de veiligheid van het systeem te waarborgen.

2.1.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG) om u de overeengekomen Dienst te leveren.

Wij verwerken uw burgerservicenummer alleen wanneer dit duidelijk gerechtvaardigd is voor een veilige identificatie (art. 87 AVG en, in Zweden, Hoofdstuk 3 Sectie 10 van de Zweedse Wet Gegevensbescherming (2018:218)).

2.2 Verwerking noodzakelijk voor het aanbieden van Legacy Planning

2.2.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam en eventuele persoonlijke identificatiemiddelen die gekoppeld zijn aan geüploade documenten

Contactgegevens

• E-mailadres of telefoonnummer gekoppeld aan het gebruikersaccount

Apparaatgegevens

• Metadata van het apparaat gerelateerd aan geüploade documenten

Inhoudelijke gegevens

• Documenten, wensen en notities die u toevoegt, bijvoorbeeld testamenten, uitvaartwensen, overzichten van bezittingen en verzekeringen, en instructies voor Dierbaren. Deze inhoud kan informatie over Dierbaren en bijzondere persoonsgegevens bevatten.

2.2.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om documenten voor legacy planning aan het juiste account te koppelen.

• Om veilige communicatie over legacy planning mogelijk te maken.

• Om uw inhoud veilig op te slaan en beschikbaar te stellen aan u en de door u gekozen Dierbaren, volgens uw instructies.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om het veilig uploaden van en toegang tot documenten voor legacy planning te garanderen.

2.2.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

We baseren ons ook op ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om gebruikers in staat te stellen hun legacy planning veilig te beheren en te delen.

2.3 Verwerking noodzakelijk voor het aanbieden van Loss Support

2.3.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Gebruikersnaam (indien gekoppeld aan de voortgang van de checklist)

Apparaatgegevens

• Gebruiksgegevens en interacties met de checklist

Informatie over het verlies

• Informatie die u toevoegt over de overleden persoon en de nalatenschap, bijvoorbeeld naam, overlijdensdatum, uw relatie tot de overledene, documenten met betrekking tot de nalatenschap of verzekering en contactgegevens van andere erfgenamen.

2.3.2 Doel van de verwerking

Uw identiteitsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om de voortgang van de checklist van de gebruiker te identificeren.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt for de volgende doeleinden:

• Om interacties van de gebruiker met de checklist te volgen.

• Om relevante aanbevelingen en verbeteringen te doen.

2.3.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

2.4 Verwerking noodzakelijk voor het aanbieden van AI Chat Support

2.4.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam (indien gekoppeld aan chat-account)

Contactgegevens

• E-mailadres (indien gekoppeld aan chatdienst)

Apparaatgegevens

• Chatinhoud die u invoert, welke informatie over Dierbaren of bijzondere persoonsgegevens kan bevatten, metadata van interacties en apparaatidentificatiemiddelen

2.4.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om chat-interacties te koppelen aan uw account.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om door AI ondersteunde begeleiding en antwoorden te bieden.

• Om AI-functies te verbeteren en aanbevelingen te personaliseren. Wij gebruiken uw chatinhoud niet om AI-modellen van derden te trainen.

• Om kwaliteitscontrole te waarborgen en ondersteuningsproblemen op te lossen.

2.4.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

De chat laat duidelijk zien dat u interactie heeft met AI (EU AI-verordening, Verordening (EU) 2024/1689, art. 50). AI-aanbieders verwerken de chats namens ons met de waarborgen zoals beschreven in sectie 2.13.4.

2.5 Verwerking noodzakelijk voor het aanbieden van Family Sharing

2.5.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam van de gebruiker en uitgenodigde familieleden

Contactgegevens

• E-mailadressen van gebruikers en familieleden

Apparaatgegevens

• Interactie- en toegangslogs

2.5.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruikers in staat te stellen platformtoegang te delen met familieleden.

• Om gezamenlijke uploads en bewerking van persoonsgegevens mogelijk te maken.

• Om familieleden op de hoogte te stellen van gedeelde inhoud en updates.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om toegang tot gedeelde gegevens te registreren en te controleren om veiligheidsredenen.

2.5.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Voor de gegevens van familieleden die u uitnodigt, baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om u de toegang met hen te laten delen. U beslist wat u deelt en kunt de toegang op elk gewenst moment intrekken.

2.6 Verwerking noodzakelijk voor het verstrekken van contactgegevens van begunstigden

2.6.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam van begunstigden

Contactgegevens

• E-mailadressen van begunstigden

2.6.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om begunstigden aan te wijzen die na het overlijden van de gebruiker toegang kunnen krijgen tot legacy planning-gegevens.

• Om veilige communicatie met begunstigden te vergemakkelijken.

• Om een overlijden te verifiëren, bijvoorbeeld met een overlijdensakte, voordat we begunstigden toegang verlenen.

2.6.3 Rechtsgrondslag

Voor uw eigen gegevens is de rechtsgrondslag de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

Voor de gegevens van begunstigden baseren wij ons op het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) om u te laten beslissen wie toegang krijgt tot uw legacy planning-gegevens.

2.7 Verwerking noodzakelijk voor servicecommunicatie

2.7.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam

Contactgegevens

• E-mailadres, telefoonnummer

Apparaatgegevens

• Apparaatidentificatiemiddelen voor meldingen

2.7.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om contact op te nemen met gebruikers over service-updates, onderhoud of beveiligingsbulletins. Deze communicatie is verplicht voor het gebruik van de dienst.

• Om interacties met de klantenservice te vergemakkelijken, gebruikers te informeren over wijzigingen en relevante informatie te verstrekken over hun accounts en diensten.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om meldingen te sturen naar de telefoon waarmee u het laatst bent ingelogd op de Dienst.

2.7.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG).

2.8 Verwerking noodzakelijk voor het evalueren en verbeteren van onze Dienst en het uitvoeren van onderzoek

2.8.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam (indien gekoppeld aan gebruiksgegevens)

Contactgegevens

• E-mailadres (indien gekoppeld aan deelname aan onderzoek)

Apparaatgegevens

• Gebruiksgegevens, interactie-logs, metadata van apparaten en, als u analytische cookies heeft geaccepteerd, sessie-analyse

2.8.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruiksgedrag te koppelen aan accountgegevens.

• Om geselecteerde gebruikers uit te nodigen voor deelname aan onderzoek.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruikersgedrag en interacties te analyseren.

• Om gebruikerservaringen, aanbevelingen voor inhoud en voorkeuren op maat te maken.

• Om onze diensten te verbeteren en onderzoek uit te voeren.

2.8.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is het gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij het verbeteren van diensten en onderzoek. Als voor analyses het opslaan of lezen van informatie op uw apparaat vereist is, vragen we eerst uw toestemming (ePrivacy-richtlijn 2002/58/EG art. 5 lid 3 en, in Zweden, Hoofdstuk 9 Sectie 28 van de Wet Elektronische Communicatie (2022:482)).

2.9 Verwerking noodzakelijk voor de marketing van diensten en producten

2.9.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam

Contactgegevens

• E-mailadres, telefoonnummer en andere communicatiekanalen waarvoor toestemming is verleend

Apparaatgegevens

• Apparaatidentificatiemiddelen voor marketingmeldingen, cookiegegevens

2.9.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om nieuwsbrieven, updates, speciale aanbiedingen en relevante marketingcommunicatie te sturen over diensten, functies, aanbiedingen en evenementen waarvoor toestemming is gegeven.

• Om u via meldingen of e-mail te informeren over onze producten of diensten.

• Om u promotionele marketing-e-mails en marketingnieuwsbrieven te sturen (u kunt zich op elk moment afmelden voor mailinglijsten).

• We kunnen dergelijke meldingen sturen via elk van de beschikbare contactmiddelen (bijv. telefoon, mobiel of e-mail) of via de Diensten.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om marketingmeldingen op het betreffende apparaat te tonen.

• Als u marketingcookies heeft geaccepteerd, worden uw cookiegegevens verwerkt om u gerichte advertenties te tonen en het bereik van onze marketingcampagnes te meten.

2.9.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag is uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG). Voor e-mailmarketing aan bestaande Gebruikers over onze eigen soortgelijke diensten, kunnen we in plaats daarvan vertrouwen op ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) waar de marketingwetgeving dit toestaat (in Zweden, Sectie 19 van de Wet op de Marketingpraktijken (2008:486)). Als u via een Partner toegang krijgt tot Solace, sturen we u alleen marketing met uw toestemming. De Partner beslist hier niet over, en uw toestemming blijft geldig nadat uw toegang via de Partner eindigt, totdat u deze intrekt.

U heeft het recht om uw toestemming voor marketingcommunicatie op elk moment in te trekken (zich af te melden). U kunt zich afmelden (bijv. voor e-mail) door gebruik te maken van de afmeldlink die in elke nieuwsbrief of in elk commercieel bericht dat u van ons ontvangt aanwezig is, of in het geval van elektronische direct marketing door de instructies in de communicatie te volgen, of door contact op te nemen met privacy@solace.care.

2.10 Verwerking noodzakelijk voor in-app tracking en het optimaliseren van advertentiecampagnes

2.10.1 Categorieën persoonsgegevens

Apparaatgegevens

• App-gebeurtenissen (installatie, registratie, accountactivering)

• Mobiele identificatiemiddelen (IDFA, Google Play Services ID)

• Gepseudonimiseerde IP-adressen

2.10.2 Doel van de verwerking

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om te begrijpen hoe gebruikers omgaan met onze applicaties.

• Om de prestaties van onze advertentiecampagnes te meten en te optimaliseren.

2.10.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij het meten en verbeteren van het bereik van onze Diensten. Als de wet toestemming vereist voor het opslaan of lezen van informatie op uw apparaat, bijvoorbeeld mobiele advertentie-identificatiemiddelen, vragen we hier eerst om. We delen nooit informatie over uw verlies, uw gezondheid of de inhoud van uw account met advertentieplatforms.

U kunt op elk moment bezwaar maken tegen deze verwerking (zie sectie 5).

Gebruikers kunnen zich op elk moment afmelden via de apparaatinstellingen (App Tracking Transparency op iOS en Advertenties personaliseren op Android).

2.11 Verwerking noodzakelijk voor wettelijke naleving

2.11.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam, identificatiemiddelen gerelateerd aan juridische verzoeken

Contactgegevens

• E-mailadres, telefoonnummer

Betalingsgegevens

• Transactiegegevens, indien relevant

Apparaatgegevens

• Toegangslogs, metadata

2.11.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits-, contact-, betalings- en apparaatgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en verzoeken van toezichthouders.

• Om overeenkomsten te handhaven en te reageren op officiële verzoeken.

2.11.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is onze wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG).

2.12 Verwerking noodzakelijk voor beveiliging en fraudepreventie

2.12.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam, identificatiemiddelen gekoppeld aan accounts

Contactgegevens

• E-mailadres, telefoonnummer

Betalingsgegevens

• Transactie- en accountgegevens voor fraudedetectie

Apparaatgegevens

• IP-adressen, metadata van apparaten, inlogpogingen en beveiligingslogs

2.12.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits-, contact-, betalings- en apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om beveiligingsrisico's, fraude en misbruik te monitoren en te voorkomen.

• Om de integriteit van het platform te waarborgen en gebruikersaccounts en -gegevens te beschermen.

2.12.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij het beveiligen van het platform en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.

2.13 Verwerking waarbij gebruik wordt gemaakt van interne tools voor kunstmatige intelligentie

Medewerkers van Solace maken gebruik van door AI aangedreven tools ter ondersteuning van interne bedrijfsactiviteiten die verband houden met het aanbieden en verbeteren van onze Diensten. Deze tools ondersteunen medewerkers bij casemanagement, dienstverlening, kwaliteitsborging en operationele efficiëntie. Dit gedeelte heeft betrekking op dergelijk intern gebruik en staat los van de AI Chat Support-functie die beschikbaar is voor leden (zie sectie 2.4).

2.13.1 Categorieën persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Uw naam en accountidentificatiemiddelen, indien nodig om context te bieden voor casusspecifieke ondersteuning of analyse

Contactgegevens

• E-mailadres en telefoonnummer, indien opgenomen in communicatie met betrekking tot ondersteuning of in casusdocumentatie

Servicegegevens

• Casusgegevens, gebruikspatronen van de dienst, interactiegeschiedenis en transactie-informatie. Waar mogelijk worden persoonsgegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd voor analyse

Apparaatgegevens

• Metadata van interacties en gebruikspatronen gekoppeld aan uw account

2.13.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits-, contact-, service- en apparaatgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om medewerkers van Solace te ondersteunen bij het beheren van casussen en het bieden van snelle, effectieve klantenservice.

• Ter ondersteuning van interne analyses en onderzoek om de kwaliteit en functies van onze Diensten te verbeteren.

• Ter ondersteuning bij het opstellen van communicatie, documentatie en casusnotities met betrekking tot uw account- en service-ervaring.

• Om de operationele efficiëntie in casemanagement, kwaliteitsborging en klantenserviceprocessen te verbeteren.

2.13.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening, het bieden van efficiënte klantenservice en het handhaven van operationele uitmuntendheid. Wij hebben geoordeeld dat uw belangen en rechten niet zwaarder wegen dan dit belang.

2.13.4 Verwerkers en waarborgen

Aanbieders van AI-diensten treden op als onze verwerkers onder verwerkersovereenkomsten die het volgende omvatten:

• Verwerking uitsluitend op basis van onze schriftelijke instructies

• Standard Contractual Clauses (standaardcontractbepalingen) of een ander geldig overdrachtsmechanisme, bijvoorbeeld het EU-VS Data Privacy Framework, wanneer aanbieders buiten de EU/EER zijn gevestigd

• Geen gebruik van uw gegevens voor het trainen van de AI-modellen van de aanbieders

• Geen bewaring van persoonsgegevens na verwerking, of uitsluitend strikt beperkte bewaring

• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

• Regelmatige beoordelingen van leveranciers

2.13.5 Opslag en bewaring

Aanbieders van AI-diensten mogen persoonsgegevens alleen bewaren voor zolang hun overeenkomst met ons dit toestaat, en nooit langer dan nodig is om de taak te voltooien. Interne registers, casusdocumentatie en notities die met behulp van AI zijn gegenereerd, volgen de standaard bewaartermijnen die van toepassing zijn op de relevante servicecategorie (zie het bewaarschema in sectie 6).

3. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij gebruiken kunstmatige intelligentie-tools om onze medewerkers te ondersteunen bij het leveren en verbeteren van onze Diensten. Deze tools ondersteunen ons team door informatie te analyseren, acties voor te stellen en inhoud te genereren. AI-tools nemen echter geen geautomatiseerde beslissingen die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze in aanzienlijke mate treffen (art. 22 AVG). We gebruiken geen AI om te beslissen over geschiktheid voor verzekeringen, tarieven of claims. Alle beslissingen die van invloed zijn op uw account, diensten, rechten of geschiktheid worden genomen of beoordeeld door onze medewerkers. Wij blijven verantwoordelijk voor alle beslissingen en de resultaten daarvan.

Als het gebruik van AI in onze besluitvormingsprocessen in de toekomst wezenlijk verandert, bijvoorbeeld als AI zelfstandig beslissingen gaat nemen over uw account, zullen we dit privacybeleid bijwerken en u over deze wijziging informeren.

4. Hoe we uw persoonsgegevens delen

Wij maken gebruik van betrouwbare externe dienstverleners (verwerkers en subverwerkers) om de Solace-diensten te leveren, te ondersteunen en te verbeteren. Deze aanbieders kunnen uw persoonsgegevens namens ons verwerken en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies.

De belangrijkste categorieën van dergelijke aanbieders zijn:

• Cloudinfrastructuur- en hostingproviders voor onze app, databases en opslag.

• Aanbieders van authenticatie en identiteit voor veilige aanmelding en toegangsbeheer.

• Aanbieders van analyses en producttools om te begrijpen hoe de Diensten worden gebruikt en om deze te verbeteren.

• Aanbieders van communicatiediensten (bijv. e-mail, sms, in-app messaging).

• Aanbieders van betalingen en facturering (indien van toepassing).

• Klantenservicetools die we gebruiken om uw verzoeken af te handelen.

• Professionele adviseurs (bijv. juridisch, boekhouding, auditors).

• Aanbieders van AI- en technologiediensten die ondersteuning bieden bij interne bedrijfsactiviteiten (ondersteuning bij casemanagement, communicatieanalyse en serviceverbetering).

Wij sluiten verwerkersovereenkomsten met al deze aanbieders, inclusief passende waarborgen voor eventuele internationale doorgiften, en eisen dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen.

Doorgiften buiten de EU/EER

Ons platform wordt gehost in de EU/EER en we streven ernaar uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU/EER te verwerken. Wanneer we uw persoonsgegevens moeten delen met ontvangers buiten de EU/EER, zorgen we ervoor dat dit alleen gebeurt met landen die voldoende veilig zijn (een passend beschermingsniveau hebben) of dat we andere passende waarborgen nemen. Deze passende waarborgen houden onder meer in dat we gebruikmaken van standaardcontracten die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie (standaardcontractbepalingen van de EU-commissie) of het EU-VS Data Privacy Framework. We beoordelen ook de wetgeving van het ontvangende land voorafgaand aan de doorgifte. Wanneer we van mening zijn dat de wetgeving van het ontvangende land onvoldoende bescherming biedt voor uw persoonsgegevens, nemen we speciale maatregelen zodat de bescherming van uw gegevens gehandhaafd blijft bij doorgifte naar het betreffende land buiten de EU/EER. U kunt informatie over deze waarborgen en een lijst van onze subverwerkers opvragen via privacy@solace.care.

Andere ontvangers

We kunnen persoonsgegevens ook aan andere ontvangers verstrekken. De Partner via wie u toegang heeft, ontvangt alleen de informatie die is beschreven onder Toegang via een Partner in sectie 1. Verwijzingspartners, bijvoorbeeld voor rouwondersteuning, juridische diensten of uitvaartdiensten, ontvangen de informatie die nodig is voor een verwijzing wanneer u ons vraagt u door te verwijzen. Als een verwijzing gezondheidsinformatie onthult, vragen we eerst uw uitdrukkelijke toestemming. Dierbaren ontvangen wat u verkiest met hen te delen. Overheden ontvangen persoonsgegevens wanneer de wet dit vereist. Een koper of rechtsopvolger kan persoonsgegevens ontvangen bij een fusie of overname. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

5. Rechten van betrokkenen

De AVG geeft u als individu een aantal verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Solace heeft procedures om ervoor te zorgen dat u uw rechten kunt uitoefenen. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Zweedse autoriteit voor privacybescherming (IMY), of bij de toezichthoudende autoriteit in het EU/EER-land waar u woont of werkt (art. 77 AVG), als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wet. Meer algemene informatie over uw rechten op het gebied van gegevensbescherming is te vinden op de website van de IMY, samen met de contactgegevens van de autoriteit.

Als u uw rechten wilt uitoefenen of vragen heeft over uw rechten in relatie tot Solace, neem dan contact met ons op via e-mail op privacy@solace.care.

Wij zullen uw verzoek zonder onnodige vertraging en in elk geval binnen één (1) maand na ontvangst afhandelen. Als uw verzoek bijzonder complex is of als we een aantal verzoeken van u ontvangen, kunnen we deze termijn met maximaal nog eens twee (2) maanden verlengen. Als we de termijn moeten verlengen, informeren we u hierover binnen een maand na ontvangst van uw verzoek en leggen we uit waarom de verlenging noodzakelijk is.

Wij verstrekken informatie en nemen kosteloos actie op uw verzoek, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. In dat geval kunnen we een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren gehoor te geven aan het verzoek in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Deze rechten zijn ook van toepassing als u een Dierbare bent wiens persoonsgegevens door een Gebruiker aan de Diensten zijn toegevoegd.

Recht op inzage

U heeft het recht om te horen of wij uw persoonsgegevens verwerken en om inzage te krijgen in uw persoonsgegevens, d.w.z. u kunt een zogenaamd registeruittreksel ontvangen van de uitgevoerde verwerking. U heeft ook het recht om bepaalde informatie over de verwerking als zodanig te ontvangen (bijvoorbeeld voor welk doel we de gegevens verwerken).

Recht op rectificatie

De persoonsgegevens die wij over u verwerken moeten nauwkeurig en actueel zijn. U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens over u te laten corrigeren en het recht om onvolledige gegevens te laten aanvullen.

Recht op gegevenswissing (“recht om vergeten te worden”)

Als betrokkene heeft u het recht om uw persoonsgegevens in bepaalde mate door ons te laten verwijderen. Houd er rekening mee dat dit niet geldt voor informatie die we nodig hebben om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen, of informatie die we nodig hebben om onze overeenkomst met u uit te voeren.

U kunt echter het recht hebben om uw persoonsgegevens te laten wissen als uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, of als de verwerking is gebaseerd op uw toestemming en u deze intrekt zonder dat er een andere rechtsgrondslag is voor verdere verwerking. U kunt ook recht hebben op gegevenswissing als een verwerking is gebaseerd op een belangenafweging en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen. Bovendien kunt u om wissing verzoeken als de verwerking plaatsvindt voor direct marketingdoeleinden en u daartegen bezwaar maakt. U heeft ook het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen als deze onrechtmatig zijn verwerkt, of als wissing vereist is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking door Solace van uw persoonsgegevens op basis van een van onze gerechtvaardigde belangen. Als u bezwaar maakt tegen een dergelijke verwerking, mogen wij de gegevens alleen blijven verwerken als wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking aantonen en waarbij onze belangen zwaarder wegen dan uw belangen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking dient voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Bezwaar maken tegen direct marketing

Verwerking voor direct marketingdoeleinden wordt onmiddellijk gestaakt als u bezwaar maakt tegen een dergelijke verwerking. Houd er rekening mee dat u altijd het recht heeft om uw toestemming voor het ontvangen van reclame van ons in te trekken. U kunt dit doen door op "afmelden" te klikken onderaan de e-mail die u van ons ontvangt of door contact met ons op te nemen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, bewaren we hierover informatie op onze interne blokkeerlijst om gehoor te kunnen geven aan uw verzoek om niet door ons te worden benaderd.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om te verzoeken dat onze verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt als de gegevens onjuist worden verwerkt, bijvoorbeeld als ze onnauwkeurig zijn, als de verwerking onrechtmatig is, of als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden. Als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken terwijl wij onderzoeken of wij het recht hebben om ermee door te gaan. Dit recht geldt ook in afwachting van een beoordeling of de vermeende fout bestaat. Wanneer een beperking wordt opgeheven, heeft u het recht om hiervan op de hoogte te worden gesteld.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

In bepaalde gevallen heeft u het recht om gegevens die u aan ons heeft verstrekt te verkrijgen en deze te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt wanneer wij persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken en met uw toestemming of op basis van een overeenkomst.

Recht om toestemming in te trekken

Als onze verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming, heeft u het recht deze op elk moment in te trekken. De intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van de toestemming is uitgevoerd. U kunt uw toestemming intrekken door bijvoorbeeld contact met ons op te nemen via privacy@solace.care.

6. Beveiliging en gegevensopslag

Gegevensbeveiliging

Wij implementeren passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen (art. 32 AVG). Deze omvatten versleuteling tijdens verzending en in rust, toegangscontroles en logging, binnen een informatiebeveiligingsbeheersysteem gebaseerd op ISO/IEC 27001. Gebruikers worden aangemoedigd om voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het vermijden van het online delen van gevoelige informatie. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de gebruikte of geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen, de absolute bescherming en beveiliging van persoonsgegevens die bij ons of bij derden zijn opgeslagen, niet kunnen en zullen garanderen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens voor de duur die we redelijkerwijs nodig achten om onze relatie met u te ondersteunen en te verbeteren terwijl we onze Diensten en ons aanbod leveren, naleving van wettelijke verplichtingen te garanderen en ons te beschermen tegen mogelijke claims. Zodra bewaring niet langer vereist is, worden de gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

Als een individu verzoekt om verwijdering van diens persoonsgegevens, beoordelen we het verzoek op basis van wettelijke en contractuele vereisten.

Account- en inhoudsgegevens

Uw accountgegevens en de inhoud die u toevoegt, worden bewaard zolang u een account heeft. We verwijderen of anonimiseren deze wanneer het account wordt verwijderd, hetzij op uw verzoek, hetzij na drie (3) jaar zonder activiteit. We stellen u op de hoogte voordat we een inactief account verwijderen. Als we worden geïnformeerd dat een Gebruiker is overleden, bewaren we het account gedurende 12 maanden, zodat aangewezen Dierbaren er toegang toe hebben volgens de instructies van de Gebruiker, en verwijderen we het vervolgens, tenzij de wet anders vereist. Voor gegevens die we namens een Partner verwerken, gelden ook de instructies van de Partner.

Betalingsgegevens

Uw betalingsgegevens worden bewaard zolang u een account heeft en vervolgens gedurende zeven (7) jaar na het einde van het desbetreffende boekjaar, zoals vereist door de boekhoudwetgeving (in Zweden, Hoofdstuk 7 Sectie 2 van de Boekhoudwet (1999:1078)).

Apparaatgegevens

Uw apparaatgegevens worden bewaard zolang u een account heeft. We verwijderen deze of maken ze volledig onidentificeerbaar wanneer het account wordt verwijderd, hetzij op uw verzoek, hetzij na drie (3) jaar zonder activiteit.

Om fouten op te sporen en op te lossen, slaan we foutenlogs op in onze systemen. Omdat deze logs persoonsgegevens kunnen bevatten, worden ze na maximaal 60 dagen verwijderd. We streven er altijd naar de opslag van onnodige gegevens tot een minimum te beperken, waardoor deze bewaartermijn vaak veel korter is dan 60 dagen.

Cookiegegevens

Als u toestemming heeft gegeven voor het opslaan van cookies van derden op uw computer of mobiele apparaten, worden de cookies verwijderd wanneer u deze verwijdert of wanneer de cookie verloopt.

Klantenserviceverzoeken

Als u contact heeft opgenomen met onze klantenservice, wordt de aanvraag 365 dagen bewaard voordat deze wordt verwijderd.

7. Aanvullende mededelingen en contactgegevens

Updates en wijzigingen

Solace werkt voortdurend aan de ontwikkeling van onze organisatie en onze digitale diensten. Dit betekent dat we dit privacybeleid ook doorlopend zullen bijwerken in verband met onze plannen om de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken te wijzigen.

We publiceren de bijgewerkte versie in de app en op onze website. Als we wezenlijke wijzigingen aanbrengen, stellen we u hiervan op de hoogte in de app of per e-mail voordat deze van kracht worden. Als u niet akkoord gaat met de wijzigingen, kunt u uw account op elk moment verwijderen.

Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen met:

Functionaris voor Gegevensbescherming
Solace AB
Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm
E-mail: privacy@solace.care

Zie onze Gebruiksvoorwaarden voor verdere juridische informatie over Solace AB.

Versie 1.4. Ingangsdatum 17.09.2026.