Privacybeleid voor app-gebruikers

1. Inleiding tot het privacybeleid voor onze app-gebruikers

Solace AB (559519-7079), een in Zweden opgerichte onderneming met maatschappelijke zetel te Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden ("Solace", "wij", "onze" of "ons"), streeft ernaar uw privacy te beschermen en te respecteren.

Solace AB is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens wanneer u een Solace-account aanmaakt en gebruikt, onze app gebruikt of toegang heeft tot het Solace Care Platform.

Dit privacybeleid voor app-gebruikers legt uit:

• waarom en hoe wij de persoonsgegevens gebruiken die wij hebben verkregen uit interacties die u (of anderen) met ons bedrijf heeft gehad, inclusief wanneer u onze diensten gebruikt, onze mobiele app (Solace) bezoekt en gebruikt, de Solace-websiteportal bezoekt en gebruikt (momenteel te vinden op solace.care) (Solace Portal) of wanneer u contact met ons opneemt.

• met wie wij uw persoonsgegevens delen; en

• welke rechten u heeft met betrekking tot de gegevens die wij gebruiken.

Wij hanteren een afzonderlijk privacybeleid voor onze website waarin staat hoe wij uw persoonsgegevens verwerken in verband met onze website, solace.care. Raadpleeg hiervoor ons website-privacybeleid en ons cookiebeleid.

Solace is de verwerkingsverantwoordelijke (Verwerkingsverantwoordelijke) van uw persoonsgegevens. Dit betekent dat Solace beslist over het doel van en de middelen voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u een Gebruiker bent, lees dit privacybeleid dan aandachtig door om er zeker van te zijn dat u het volledig begrijpt. Door onze diensten te gebruiken, erkent u het verzamelen en verwerken van uw persoonsgegevens zoals hierin beschreven en stemt u hiermee in.

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd wijzigen, dus controleer dit document regelmatig om er zeker van te zijn dat u akkoord gaat met eventuele wijzigingen. Voor meer informatie over wijzigingen in ons privacybeleid verwijzen wij u naar paragraaf 11 (Wijzigingen in dit privacybeleid).

Verwerkingsverantwoordelijke en contactpersoon voor gegevensbescherming:

Verwerkingsverantwoordelijke: Solace AB, KvK-nr. 559519-7079 

Maatschappelijke zetel: Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden

Algemeen e-mailadres: support@solace.care

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. U kunt contact opnemen via: privacy@solace.care  

Postadres: FG, Solace AB, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden

Hoe en waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wanneer we de term "persoonsgegevens" in dit privacybeleid gebruiken, doelen we op informatie die direct of indirect een persoon identificeert, hiermee verband houdt, deze beschrijft of redelijkerwijs hiermee in verband kan worden gebracht. Dit omvat geen geanonimiseerde of geaggregeerde gegevens die redelijkerwijs niet met een individu in verband kunnen worden gebracht.

Solace verwerkt uw persoonsgegevens voor specifieke doeleinden. Dit betekent dat we altijd definiëren "waarom" we uw persoonsgegevens verwerken. Voor elk doel is een rechtsgrondslag vastgesteld.

In dit gedeelte beschrijven we de verschillende doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Per doel specificeren we de volgende informatie:

• Welke persoonsgegevens worden verzameld (en verwerkt);

• Het doel of de doeleinden van de verwerking;

• De wettelijke basis waarop Solace zich baseert om deze gegevens te verwerken.

Categorieën van persoonsgegevens

Solace verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens over u, die we als volgt categoriseren:

• Identiteitsgegevens (bijvoorbeeld voor- en achternaam en uw burgerservicenummer)

• Contactgegevens (bijv. e-mailadres, telefoonnummer en adres)

• Betalingsgegevens (bijvoorbeeld uw bank- en rekeninggegevens, contractuele details en voorkeuren die relevant zijn voor onze samenwerking.)

• Gebruikersgegevens (bijvoorbeeld informatie over de relatie met een dierbare, geolocatie en inzichten die relevant zijn voor de gebruikerservaring.)

• Apparaatgegevens (zoals IP-adres en browserinstellingen, digitale identificatoren, apparaatgegevens (zoals type, OS, browserversie, taalinstellingen) en inloggegevens.)

• Werkgerelateerde gegevens (bijvoorbeeld uw beroep en werkplek als contactpersoon in verband met transportopdrachten)

• Informatie over dierbaren (bijvoorbeeld contactpersoon en namen van kinderen, geboorte- en overlijdensdatum, burgerservicenummer, juridische, financiële en gezondheidsdocumenten, en aanvullende achtergrondgegevens waaronder geslacht, religie, burgerlijke staat en professionele ervaring.)

• Bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld gezondheidsgegevens)

Waar halen we persoonsgegevens vandaan?

Solace wil dat u zich veilig voelt wanneer u ons uw persoonsgegevens verstrekt. Wij verplichten ons om uw persoonsgegevens en uw persoonlijke integriteit te respecteren en te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, sectorovereenkomsten of sectorpraktijken. Om u te helpen beter te begrijpen hoe wij informatie over u verwerken, hebben we hieronder onze basisprincipes uiteengezet.

Informatie die u aan ons verstrekt

Wanneer u op verschillende manieren met Solace communiceert, bijvoorbeeld door een formulier in te dienen of met een van onze klantadviseurs te spreken, verstrekt u rechtstreeks informatie aan ons. De exacte informatie die wij ontvangen hangt af van de context van onze interactie.

Informatie die wij over u registreren

In verband met het dossier of de gemaakte afspraak maken wij een dossier aan dat aan u is gekoppeld en waarin wij continu bijhouden wat wij namens u in deze zaak doen.

Naast de informatie die u actief aan ons verstrekt, verstrekt u ons ook op andere manieren, bewust of onbewust, informatie. Zo gebruiken wij op onze website en in onze e-mails diverse soorten trackingtechnologie die bedoeld zijn om ons te voorzien van statistieken en ons te helpen onze diensten en ons aanbod te verbeteren.

Meer informatie over hoe onze website cookies gebruikt en hoe u deze kunt uitschakelen, vindt u hier.

Informatie die we uit andere bronnen ontvangen

We kunnen informatie over u verkrijgen uit openbaar beschikbare bronnen. Ook kunnen we informatie over uw familiegeschiedenis ontvangen van de Belastingdienst. Indien nodig kunnen we ook informatie over uw kredietwaardigheid verzamelen bij kredietbeoordelaars, banken of informatiebedrijven.

Bij het uitvoeren van onze diensten kunnen we ook informatie verzamelen van derden zoals verzekeringspartners, overheidsinstanties en andere dienstverleners zoals uitvaartondernemers.

Wij verzamelen informatie over u als medeplanner via de cliënt en kunnen ook informatie ontvangen van andere familieleden.

We kunnen persoonsgegevens uit verschillende bronnen combineren om de nauwkeurigheid van onze dossiers te vergroten en onze diensten te verbeteren.

2. Verwerking van persoonsgegevens

2.1 Verwerking noodzakelijk voor het aanbieden van het basisgebruikersprofiel
2.1.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam, burgerservicenummer en andere persoonlijke identificatoren

Contactgegevens

• E-mailadres en telefoonnummer

Apparaatgegevens

• IP-adres, apparaattype en gebruikspatronen (indien van toepassing)

2.1.2 Doel van de verwerking

Uw identiteitsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruikers te voorzien van een account en een gepersonaliseerde ervaring.

• Om de gebruikersregistratie en accountauthenticatie te beheren.

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (inclusief identificatie via het burgerservicenummer).

Uw contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om belangrijke accountgerelateerde updates te communiceren.

• Om klantenservice te bieden.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om de functionaliteit van het platform te verbeteren op basis van gebruiksgedrag.

• Om de beveiliging van het systeem te waarborgen.

2.1.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b) om u de overeengekomen dienst te leveren.

De rechtsgrondslag voor het verwerken van uw burgerservicenummer is onze wettelijke verplichting (AVG art. 6.1.c) om uw identiteit vast te stellen.

2.2 Verwerking noodzakelijk voor nalatenschapsplanning (Legacy Planning)
2.2.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam en alle persoonlijke identificatoren gekoppeld aan geüploade documenten

Contactgegevens

• E-mail of telefoonnummer gekoppeld aan het gebruikersaccount

Apparaatgegevens

• Apparaatmetadata gerelateerd aan geüploade documenten

2.2.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om documenten voor nalatenschapsplanning te koppelen aan het juiste account.

• Om veilige communicatie over nalatenschapsplanning mogelijk te maken.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om het veilig uploaden van en de toegang tot documenten voor nalatenschapsplanning te garanderen.

2.2.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b).

We baseren ons tevens op ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) om gebruikers in staat te stellen hun nalatenschapsplanning veilig te beheren en te delen.

2.3 Verwerking noodzakelijk voor het bieden van rouwondersteuning (Loss Support)
2.3.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Gebruikersnaam (indien gekoppeld aan de voortgang van de checklist)

Apparaatgegevens

• Gebruiksgegevens en interacties met de checklist

2.3.2 Doel van de verwerking

Uw identiteitsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om de voortgang van de checklist van de gebruiker te identificeren.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt for de volgende doeleinden:

• Om interacties van gebruikers met de checklist bij te houden.

• Om relevante aanbevelingen en verbeteringen te doen.

2.3.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b).

2.4 Verwerking noodzakelijk voor het bieden van AI Chat Support
2.4.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam (indien gekoppeld aan chataccount)

Contactgegevens

• E-mailadres (indien gekoppeld aan de chatdienst)

Apparaatgegevens

• Chatlogs, interactiemetadata en apparaatidentificatoren

2.4.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om chatinteracties te koppelen aan uw account.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om door AI ondersteunde begeleiding en antwoorden te bieden.

• Om AI-functies te verbeteren en aanbevelingen te personaliseren.

• Om kwaliteitscontrole te garanderen en supportproblemen op te lossen.

2.4.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag for deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b).

2.5 Verwerking noodzakelijk voor Family Sharing (Delen met gezin)
2.5.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam van de gebruiker en uitgenodigde gezinsleden

Contactgegevens

• E-mailadressen van gebruikers en gezinsleden

Apparaatgegevens

• Interactie- en toegangslogs

2.5.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruikers de mogelijkheid te bieden platformtoegang te delen met gezinsleden.

• Om gezamenlijk uploaden en bewerken van persoonsgegevens mogelijk te maken.

• Om gezinsleden te informeren over gedeelde inhoud en updates.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om de toegang tot gedeelde gegevens te registreren en te controleren om veiligheidsredenen.

2.5.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b).

We kunnen ons ook baseren op uw toestemming (AVG art. 6.1.a) voor het delen van gegevens met gezinsleden.

2.6 Verwerking noodzakelijk voor het verstrekken van contactgegevens van begunstigden
2.6.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam van begunstigden

Contactgegevens

• E-mailadressen van begunstigden

2.6.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om begunstigden aan te wijzen die na het overlijden van de gebruiker toegang hebben tot de documenten voor nalatenschapsplanning.

• Om veilige communicatie met begunstigden te vergemakkelijken.

2.6.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b).

We baseren ons tevens op ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) om gebruikers in staat te stellen begunstigden toegang te verlenen.

2.7 Verwerking noodzakelijk voor communicatie over de dienstverlening
2.7.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam

Contactgegevens

• E-mailadres, telefoonnummer

Apparaatgegevens

• Apparaatidentificatoren voor meldingen

2.7.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• om contact op te nemen met gebruikers over updates van de dienst, onderhoud of beveiligingsberichten. Deze communicatie is verplicht voor het gebruik van de dienst.

• om interacties met de klantenservice te vergemakkelijken, gebruikers te informeren over wijzigingen en relevante informatie te verstrekken over hun accounts en diensten.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om meldingen te sturen naar de telefoon waarmee u het laatst bent ingelogd op de Dienst

2.7.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst (AVG art. 6.1.b).

2.8 Verwerking noodzakelijk voor het evalueren en verbeteren van onze Dienst en het uitvoeren van onderzoek
2.8.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam (indien gekoppeld aan gebruiksgegevens)

Contactgegevens

• E-mailadres (indien gekoppeld aan deelname aan onderzoek)

Apparaatgegevens

• Gebruiksgegevens, interactielogs, apparaatmetadata

2.8.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruiksgedrag te koppelen aan accountgegevens.

• Om geselecteerde gebruikers uit te nodigen voor deelname aan onderzoek.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om gebruikersgedrag en interacties te analyseren.

• Om gebruikerservaringen, inhoudelijke aanbevelingen en voorkeuren op maat te maken.

• Om onze diensten te verbeteren en onderzoek te doen.

2.8.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is een gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) om diensten te verbeteren en onderzoek te doen.

2.9 Verwerking noodzakelijk voor de marketing van diensten en producten
2.9.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam

Contactgegevens

• E-mail, telefoonnummer en andere communicatiekanalen waarvoor toestemming is verleend

Apparaatgegevens

• Apparaatidentificatoren voor marketingmeldingen, cookiegegevens

2.9.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits- en contactgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om nieuwsbrieven, updates, speciale aanbiedingen en relevante marketingcommunicatie te verzenden over diensten, functies, aanbiedingen en evenementen waarvoor toestemming is verleend.

• Om u via notificaties of e-mail te informeren over onze producten of diensten

• Om u promotionele marketing-e-mails en nieuwsbrieven te sturen (u kunt zich op elk moment afmelden voor mailinglijsten)

• Wij kunnen dergelijke berichten verzenden via alle beschikbare contactmiddelen (bijv. telefoon, sms of e-mail), via de diensten of via onze marketingcampagnes op andere websites of platforms.

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om marketingmeldingen op het betreffende apparaat af te leveren.

• Uw cookiegegevens worden verwerkt om u gerichte advertenties te tonen en het bereik van onze marketingcampagnes te meten

2.9.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor het verwerken van uw contactgegevens is de uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6.1.b) of uw gegeven toestemming (AVG art. 6.1.a) om u te voorzien van op maat gemaakte producten en diensten en om u te informeren over onze aangeboden dienst.

U heeft te allen tijde het recht om uw toestemming voor marketingcommunicatie in te trekken (zich af te melden). U kunt zich afmelden (bijv. voor e-mail) door gebruik te maken van de afmeldlink die in elke nieuwsbrief of in elk commercieel bericht dat u van ons ontvangt aanwezig is, of in het geval van elektronische direct marketing door de instructies in de communicatie te volgen, of door contact op te nemen via privacy@solace.care.

Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, bewaren we deze informatie op onze interne blokkeerlijst om aan uw verzoek om niet door ons te worden gecontacteerd te kunnen voldoen.

2.10 Verwerking noodzakelijk voor in-app tracking en het optimaliseren van advertentiecampagnes
2.10.1 Categorieën van persoonsgegevens

Apparaatgegevens

• App-gebeurtenissen (installatie, registratie, geboekte/afgeronde sessies)

• Mobiele identificatoren (IDFA, Google Play Services ID)

• Gepseudonimiseerde IP- en MAC-adressen

2.10.2 Doel van de verwerking

Uw apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om te begrijpen hoe gebruikers omgaan met onze applicaties.

• Om de prestaties van onze advertentiecampagnes te meten en te optimaliseren.

• Om prestaties te meten en advertentiecampagnes te optimaliseren.

2.10.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) of uw toestemming (AVG art. 6.1.a).

Het staat u vrij om uw toestemming op elk moment in te trekken.

Gebruikers kunnen zich op elk gewenst moment afmelden via de apparaatinstellingen (iOS: App Tracking Transparency; Android: Ads Personalization).

2.11 Verwerking noodzakelijk voor wettelijke naleving
2.11.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam, identificatoren in verband met juridische onderzoeken

Contactgegevens

• E-mail, telefoonnummer

Betalingsgegevens

• Transactiegegevens, indien relevant

Apparaatgegevens

• Toegangslogs, metadata

2.11.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits-, contact-, betalings- en apparaatgegevens kunnen worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en verzoeken van toezichthouders.

• Om overeenkomsten af te dwingen en te reageren op officiële verzoeken.

2.11.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is onze wettelijke verplichting (AVG art. 6.1.c).

2.12 Verwerking noodzakelijk voor beveiliging en fraudepreventie
2.12.1 Categorieën van persoonsgegevens

Identiteitsgegevens

• Naam, identificatoren gekoppeld aan accounts

Contactgegevens

• E-mail, telefoonnummer

Betalingsgegevens

• Transactie- en rekeninggegevens voor fraudedetectie

Apparaatgegevens

• IP-adressen, metadata van apparaten, inlogpogingen en beveiligingslogs

2.12.2 Doel van de verwerking

Uw identiteits-, contact-, betalings- en apparaatgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• Om beveiligingsrisico's, fraude en misbruik te monitoren en te voorkomen.

• Om de integriteit van het platform te waarborgen en gebruikersaccounts en -gegevens te beschermen.

2.12.3 Rechtsgrondslag

De rechtsgrondslag voor deze verwerking is ons gerechtvaardigd belang (AVG art. 6.1.f) bij de beveiliging van het platform en het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.

2.13 Verwerking waarbij gebruik wordt gemaakt van interne artificiële intelligentie-tools

Medewerkers van Solace maken gebruik van AI-gestuurde tools ter ondersteuning van interne bedrijfsactiviteiten in verband met de levering en verbetering van onze Diensten. Deze hulpmiddelen ondersteunen het personeel bij het beheer van dossiers, de levering van diensten, kwaliteitsborging en operationele efficiëntie. Dit gedeelte heeft betrekking op dergelijk intern gebruik en staat los van de AI Chat Support-functie die beschikbaar is voor leden (zie paragraaf 2.4).

2.13.1 Categorieën van persoonsgegevens

• Identiteitsgegevens: Uw naam en account-identificatoren, indien nodig om de context te bieden voor dossierspecifieke ondersteuning of analyse

• Contactgegevens: E-mailadres en telefoonnummer, mits opgenomen in supportgerelateerde communicatie of dossierdocumentatie

• Dienstverleningsgegevens: Dossiergegevens, gebruikspatronen van de dienst, interactiegeschiedenis en transactiegegevens. Waar mogelijk worden persoonsgegevens geanonymiseerd of gepseudonimiseerd voor analyse

• Apparaatgegevens: Interactiemetadata en gebruikspatronen gekoppeld aan uw account

2.13.2 Doel van de verwerking

We gebruiken AI-tools voor het:

• Ondersteunen van Solace-medewerkers bij het beheren van dossiers en het bieden van een snelle, effectieve klantenservice

• Faciliteren van interne analyses en onderzoek om de kwaliteit en functies van onze Diensten te verbeteren

• Helpen bij het opstellen van communicatie, documentatie en dossiernotities met betrekking tot uw account en ervaring met de dienst

• Verbeteren van de operationele efficiëntie bij het dossierbeheer, de kwaliteitsborging en de klantenserviceprocessen

2.13.3 Rechtsgrondslag

De verwerking is gebaseerd op onze gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG) om de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren, efficiënte klantenservice te bieden en operationele uitmuntendheid te handhaven. Dit doet geen afbreuk aan uw belangen en rechten.

2.13.4 Verwerkers en waarborgen

AI-dienstverleners treden op als verwerkers in het kader van verwerkersovereenkomsten die het volgende omvatten:

• Verwerking uitsluitend op basis van onze schriftelijke instructies

• Standaardcontractbepalingen (EU SCC's) wanneer de dienstverleners buiten de EU/EER zijn gevestigd

• Het na de verwerkingssessie direct verwijderen van persoonsgegevens ("zero-retention")

• Passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen

• Regelmatige audits en nalevingsbeoordelingen

2.13.5 Opslag en bewaring

AI-dienstverleners bewaren persoonsgegevens niet langer dan de verwerkingssessie die nodig is om de specifieke taak te voltooien. Interne registers, dossierdocumentatie en notities die met behulp van AI zijn gegenereerd, volgen de standaard bewaartermijnen die van toepassing zijn op de betreffende categorie van dienstverlening (zie het bewaarschema in paragraaf 6).

3. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij voorzien niet dat er besluiten over u worden genomen die voor u rechtsgevolgen of andere ingrijpende gevolgen hebben op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking. We zullen dit privacybeleid echter bijwerken en u informeren indien deze situatie wijzigt.

Wij maken gebruik van artificiële intelligentie-tools om onze medewerkers te ondersteunen bij het leveren en verbeteren van onze Diensten. Deze instrumenten ondersteunen ons team door informatie te analyseren, acties voor te stellen en inhoud te genereren. AI-tools nemen echter geen geautomatiseerde besluiten die voor u rechtsgevolgen of andere ingrijpende gevolgen hebben. Alle besluiten die van invloed zijn op uw account, diensten, rechten of geschiktheid worden genomen of beoordeeld door onze medewerkers. Wij blijven volledig verantwoordelijk voor alle besluiten en de uitkomsten daarvan.

Als het gebruik van AI in onze besluitvormingsprocessen in de toekomst wezenlijk verandert – bijvoorbeeld als AI wordt gebruikt om autonome besluiten te nemen die van invloed zijn op uw account – zullen wij dit privacybeleid bijwerken en u op de hoogte stellen van de wijziging, zodat u de gelegenheid heeft om te begrijpen wat de gevolgen voor u zijn.

4. Hoe we uw persoonsgegevens delen

Wij maken gebruik van vertrouwde externe dienstverleners (verwerkers en subverwerkers) om de diensten van Solace Care te leveren, te ondersteunen en te verbeteren. Deze aanbieders kunnen uw persoonsgegevens namens ons en uitsluitend in overeenstemming met onze instructies verwerken.

De belangrijkste categorieën van dergelijke dienstverleners zijn:

• Cloudinfrastructuur- en hostingproviders voor onze app, databases en opslag;

• Authenticatie- en identiteitsprovider voor veilig inloggen en toegangsbeheer;

• Aanbieders van analyse- en producttools om het gebruik van de Diensten te begrijpen en te verbeteren;

• Communicatiekanalen (bijv. e-mail, sms, in-app messaging);

• Aanbieders van betalingen en facturering (indien van toepassing);

• Klantenservicetools die we gebruiken om uw verzoeken af te handelen;

• Professionele adviseurs (bijv. juridisch, boekhouding, auditors).

• AI- en technologiedienstverleners die ondersteuning bieden bij interne bedrijfsactiviteiten (ondersteuning bij dossierbeheer, communicatieanalyse en serviceverbetering).

Wij sluiten met al deze partijen verwerkersovereenkomsten af, inclusief passende waarborgen voor eventuele internationale doorgiften, en eisen dat zij passende technische en organisatorische maatregelen nemen.

Doorgifte naar een derde land

Ons doel is om uw persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU/EER te verwerken. Wanneer we uw persoonsgegevens moeten delen met ontvangers buiten de EU/EER, zorgen we ervoor dat dit alleen gebeurt met landen die voldoende veilig zijn (een passend beschermingsniveau hebben) of dat we andere passende waarborgen treffen. Deze passende waarborgen houden onder meer in dat we gebruikmaken van standaardcontracten die zijn goedgekeurd door de EU-Commissie (Standard Contractual Clauses) en dat we altijd op eigen initiatief de wetgeving van het ontvangende land analyseren en evalueren. Wanneer we van mening zijn dat de wetten van het ontvangende land onvoldoende bescherming bieden voor uw persoonsgegevens, nemen we speciale maatregelen zodat de bescherming van uw gegevens gehandhaafd blijft bij de doorgifte naar het betreffende land buiten de EU/EER.

We maken gebruik van AI-gestuurde tools van externe dienstverleners om te helpen bij de interne bedrijfsvoering en de levering van diensten. Deze aanbieders kunnen namens ons beperkte persoonsgegevens verwerken (zoals dossierdetails, communicatie-inhoud en interactiepatronen). Wanneer deze AI-dienstverleners buiten de EU/EER zijn gevestigd, waaronder in de Verenigde Staten, zorgen we voor passende waarborgen, waaronder:

• In de verwerkersovereenkomsten opgenomen EU-standaardcontractbepalingen

• Contractuele verplichtingen tot "zero-retention" (onmiddellijke verwijdering) van persoonsgegevens na verwerking

• Verwerkersovereenkomsten die voldoen aan de verplichtingen van artikel 28 van de AVG

• Passende technische and organisatorische beveiligingsmaatregelen
  
  Aanvullende openbaarmaking
  
  We kunnen persoonsgegevens verstrekken aan dienstverleners die namens ons diensten uitvoeren, partners wanneer dat vereist is voor het faciliteren van de dienstverlening (met uw toestemming), gerechtelijke autoriteiten wanneer dat wettelijk verplicht is, gelieerde ondernemingen binnen de Solace-groep en derden in het geval van fusies of overnames. Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden.

5. Rechten van betrokkenen

De AVG geeft u als individu een aantal verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Solace heeft procedures ingericht om u in staat te stellen uw rechten uit te oefenen. U heeft ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in Zweden het IMY, in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens) als u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens in strijd is met de wet. Meer algemene informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de toezichthouder, samen met de contactgegevens.

Als u uw rechten wilt uitoefenen of vragen heeft over uw rechten in relatie tot Solace, kunt u per e-mail contact met ons opnemen via privacy@solace.care.

Wij zullen uw verzoek zonder onredelijke vertraging en in ieder geval binnen één (1) maand na ontvangst in behandeling nemen. Indien uw verzoek complex is of wij een groot aantal verzoeken van u ontvangen, kunnen wij deze termijn met maximaal twee (2) maanden verlengen. Indien verlenging noodzakelijk is, stellen wij u hiervan binnen één maand na ontvangst van uw verzoek op de hoogte, onder vermelding van de redenen daarvoor.

Wij zullen de informatie gratis verstrekken en kosteloos gehoor geven aan uw verzoek, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. In dat geval kunnen we een redelijke vergoeding in rekening brengen of weigeren aan het verzoek te voldoen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

Recht op inzage

U heeft het recht om te worden geïnformeerd over het feit dat wij uw persoonsgegevens verwerken en om inzage te krijgen in deze gegevens; u kunt dus een zogenaamd extract van het verwerkingsregister opvragen. Ook heeft u het recht om bepaalde informatie te ontvangen over de verwerking zelf (bijvoorbeeld voor welk doel we de gegevens verwerken).

Recht op informatie

U heeft het recht op duidelijke informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Wij informeren u via dit privacybeleid en door uw vragen te beantwoorden.

Recht op rectificatie

De persoonsgegevens die wij over u verwerken moeten nauwkeurig en actueel zijn. U heeft het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren en onvolledige gegevens te laten aanvullen.

Recht op gegevenswissing ("recht om vergeten te worden")

Als betrokkene heeft u onder bepaalde omstandigheden het recht om uw persoonsgegevens door ons te laten verwijderen. Let op: dit geldt niet voor gegevens die wij nodig hebben om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of om ons te verweren tegen juridische claims, noch voor informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst indien u klant bij ons bent (geweest).

U kunt echter wel recht hebben op het wissen van uw gegevens als deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, of wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming en u deze intrekt, zonder dat er een andere rechtsgrondslag is voor voortgezette verwerking. U kunt ook recht hebben op gegevenswissing als de verwerking is gebaseerd op een belangenafweging en er geen dwingende gerechtvaardigde gronden zijn die zwaarder wegen dan uw belangen. Bovendien kunt u om wissing verzoeken als de verwerking plaatsvindt met het oog op direct marketing en u hiertegen bezwaar maakt. U heeft tevens recht op wissen van uw persoonsgegevens als deze onrechtmatig zijn verwerkt, of als gegevenswissing vereist is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Solace op basis van een van onze gerechtvaardigde belangen. Als u bezwaar maakt, mogen wij de gegevens alleen blijven verwerken als wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

Bezwaar maken tegen direct marketing

De verwerking voor direct marketingdoeleinden wordt onmiddellijk gestaakt als u bezwaar maakt tegen een dergelijke verwerking. Houd er rekening mee dat u altijd het recht heeft om uw toestemming voor het ontvangen van reclame in te trekken. Dit kan door onderaan de ontvangen e-mail op "afmelden" te klikken of door contact met ons op te nemen.

Wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing, bewaren we deze informatie op onze interne blokkeerlijst om aan uw verzoek om niet door ons te worden gecontacteerd te kunnen voldoen.

Recht op beperking van de verwerking

U heeft het recht om te verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens wordt beperkt indien de gegevens onjuist worden verwerkt (bijvoorbeeld als ze feitelijk onjuist zijn), als de verwerking onrechtmatig is of als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden. Indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken terwijl wij onderzoeken of wij het recht hebben deze voort te zetten. Dit recht geldt ook in afwachting van de beoordeling of de vermeende onjuistheid daadwerkelijk bestaat. Wanneer een beperking wordt opgeheven, heeft u het recht daarvan op de hoogte te worden gesteld.

Recht op dataportabiliteit

In bepaalde gevallen heeft u het recht om de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt te verkrijgen en deze over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht geldt wanneer wij persoonsgegevens geautomatiseerd verwerken op basis van uw toestemming of op basis van een overeenkomst.

Recht om toestemming in te trekken

Als onze verwerking van persoonsgegevens is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming, heeft u het recht om deze te allen tijde in te trekken. De intrekking heeft echter geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking op basis van de toestemming is uitgevoerd. U kunt uw toestemming intrekken door contact op te nemen via privacy@solace.care.

6. Beveiliging en gegevensopslag

Informatiebeveiliging

Wij treffen passende beveiligingsmaatregelen conform de industriestandaard om persoonsgegevens te beschermen. Hoewel we ernaar streven alle informatie te beschermen, is geen enkel beveiligingssysteem onfeilbaar. Gebruikers worden aangemoedigd om voorzorgsmaatregelen te nemen, zoals het gebruik van sterke wachtwoorden en het vermijden van het online delen van gevoelige informatie. Houd er echter rekening mee dat we, ongeacht de getroffen of geïmplementeerde beveiligingsmaatregelen, de absolute bescherming en veiligheid van bij ons of bij derden opgeslagen persoonsgegevens niet kunnen garanderen.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als wij dit redelijkerwijs noodzakelijk achten om onze relatie met u te onderhouden en te verbeteren tijdens het leveren van onze Diensten en ons aanbod, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en om ons te beschermen tegen mogelijke claims. Zodra bewaring niet langer vereist is, worden gegevens veilig verwijderd of geanonymiseerd.

Als een persoon verzoekt om verwijdering van zijn of haar persoonsgegevens, zullen we het verzoek beoordelen op basis van wettelijke en contractuele vereisten.

Demografische gegevens

Uw demografische gegevens worden bewaard zolang u een account heeft. Ze worden verwijderd of geanonymiseerd na verwijdering van uw account - ofwel omdat u hierom verzoekt, ofwel als het account gedurende twee (2) jaar inactief is geweest.

Betalingsgegevens

Uw betalingsgegevens worden bewaard zolang u een account heeft of tot zes (6) jaar na de datum van de voltooide aankopen om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het bijhouden van de boekhouding.

Technische gegevens

Uw technische gegevens worden bewaard zolang u een account heeft. Ze worden verwijderd of volledig onherkenbaar gemaakt na verwijdering van uw account - ofwel omdat u hierom verzoekt, ofwel als het account gedurende twee (2) jaar inactief is geweest.

Om fouten op te sporen en op te lossen, slaan we foutenlogboeken (error logs) op in onze systemen. Omdat deze logboeken persoonsgegevens kunnen bevatten, worden ze na maximaal 60 dagen verwijderd. Wij streven er altijd naar om de opslag van onnodige gegevens te minimaliseren, waardoor deze bewaartermijn vaak veel korter is dan 60 dagen.

Cookiegegevens

Als u toestemming heeft gegeven voor het opslaan van cookies van derden op uw computer of mobiele apparaten, worden deze cookies verwijderd wanneer u ze verwijdert of wanneer de cookie verloopt.

Klantenserviceverzoeken

Als u contact heeft opgenomen met onze klantenservice, wordt het verzoek 365 dagen bewaard voordat het wordt verwijderd

7. Aanvullende mededelingen en contactgegevens

Updates en wijzigingen

Solace streeft continu naar de verdere ontwikkeling van haar activiteiten en digitale diensten. Dit betekent dat wij ook dit privacybeleid voortdurend zullen bijwerken in het kader van onze plannen om de manier waarop wij uw persoonsgegevens gebruiken te wijzigen.

Eventuele wijzigingen worden aan u bekendgemaakt door een bijgewerkte versie op de website te plaatsen. Eventuele wijzigingen worden van kracht 7 dagen na de datum waarop we de gewijzigde voorwaarden hebben geplaatst. We raden u aan regelmatig op wijzigingen te controleren en dit privacybeleid te raadplegen wanneer u de website bezoekt of gebruikt. Als u het niet eens bent met een aspect van het bijgewerkte privacybeleid, dient u ons hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen en het gebruik van onze diensten te staken.

Voor privacygerelateerde vragen kunt u contact opnemen met:

Functionaris voor gegevensbescherming (FG)
Solace AB
Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm
E-mail: privacy@solace.care

Raadpleeg onze Algemene Voorwaarden voor meer juridische informatie over Solace AB.