De AVG is een Europese wet die u het eigendom geeft over uw persoonsgegevens. Wanneer u Solace Care gebruikt, betekent dit dat u uw gegevens op elk moment kunt inzien, corrigeren, exporteren en verwijderen — en wij zijn wettelijk verantwoording verschuldigd over de manier waarop we ermee omgaan.
De administratieve afhandeling van een overlijden is al overweldigend genoeg. Het laatste wat u wilt, is u afvragen wat een platform met uw gegevens doet. In deze gids leggen we in begrijpelijke taal uit hoe de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) u beschermt wanneer u Solace Care gebruikt.
Wat is de AVG in één alinea?
De AVG is Verordening (EU) 2016/679 — de strengste wet op de gegevensbescherming ter wereld, die sinds 2018 van kracht is in de hele Europese Unie. De wet geeft ieder individu zes kernrechten over diens persoonsgegevens, stelt bedrijven financieel aansprakelijk (boetes kunnen oplopen tot 4% van de wereldwijde omzet) en is van toepassing op elke dienst die persoonsgegevens van personen in de EU verwerkt, ongeacht waar het bedrijf gevestigd is.
Welke persoonsgegevens verwerkt Solace Care?
De administratie rondom een overlijden bevat uit de aard der zaak gevoelige informatie. Afhankelijk van hoe u het platform gebruikt, kan Solace Care de volgende gegevens verwerken:
Identificerende gegevens over u (naam, contactgegevens, soms een persoonlijk identificatienummer via BankID voor geverifieerde identificatie in Zweden, Noorwegen of Finland)
Informatie over de overledene, door u gedeeld of geverifieerd via openbare registers zoals SPAR in Zweden
Financiële en verzekeringsinformatie met betrekking tot de nalatenschap
Documenten die u uploadt, zoals overlijdensakten of polisdocumenten
Berichten en taken die u binnen het platform aanmaakt
Een deel hiervan wordt aangemerkt als bijzondere categorie van persoonsgegevens onder AVG Artikel 9 — informatie die extra wettelijke bescherming geniet. Wij behandelen deze gegevens conform deze strenge eisen.
Welke rechten heeft u over uw gegevens?
U heeft zes rechten onder de AVG, en deze zijn volledig van toepassing wanneer u Solace Care gebruikt:
Recht op informatie — U kunt altijd vragen welke gegevens we van u bewaren en waarom. Ons Privacybeleid behandelt de hoofdlijnen; specifieke vragen beantwoorden we rechtstreeks.
Recht op inzage — U kunt een volledige kopie van uw gegevens opvragen.
Recht op rectificatie — U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing — U kunt ons verzoeken uw gegevens te verwijderen. Wij geven hier gehoor aan, tenzij we wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking — U kunt ons vragen het gebruik van bepaalde gegevens tijdelijk te pauzeren terwijl we een vraag of kwestie oplossen.
Recht auf dataportabiliteit — U kunt uw gegevens meenemen in een machineleesbaar formaat.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u mailen naar privacy@solace.care. U ontvangt binnen 30 dagen een reactie, doorgaans al binnen enkele werkdagen.
Hoe bepaalt Solace Care welke gegevens worden verzameld?
Wij hanteren het principe van minimale gegevensverwerking — een van de zes grondbeginselen van de AVG (Artikel 5). We verzamelen alleen wat noodzakelijk is om u te ondersteunen bij het rouwproces, en we bewaren deze gegevens niet langer dan nodig.
Dit betekent dat we u niet om informatie vragen die niet relevant is voor uw situatie, uw gegevens niet verkopen of delen met derden voor marketingdoeleinden, en uw gegevens niet gebruiken om externe AI-modellen te trainen — een toezegging die zowel technisch als via juridische overeenkomsten met onze leveranciers is vastgelegd.
Wat gebeurt er met de gegevens van uw overleden dierbare?
De AVG beschermt primair levende personen, en de regels omtrent de gegevens van een overledene verschillen per land. In Zweden, Finland en Noorwegen gelden bepaalde beschermingen ook voor de naaste familieleden van de overledene.
In de praktijk behandelt Solace Care de gegevens van een overledene met dezelfde zorgvuldigheid als de gegevens van levende gebruikers. We delen deze alleen met personen die u expliciet uitnodigt, we beveiligen ze met dezelfde technische maatregelen en we hanteren dezelfde bewaartermijnen.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
We bewaren uw gegevens uitsluitend zo lang als nodig is, en niet langer. Bij actieve accounts blijven de gegevens bewaard zolang u de dienst gebruikt. Inactieve accounts worden na drie jaar verwijderd. Sommige gegevens — zoals financiële transacties — zijn we wettelijk verplicht tot zeven jaar te bewaren. Dit is vastgelegd in ons bewaarschema, dat op verzoek beschikbaar is.
Wie houdt hier toezicht op?
Solace Care heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld die toeziet op de naleving van onze AVG-verplichtingen. U kunt rechtstreeks contact opnemen met de FG via privacy@solace.care, of per post via: Solace AB, Data Protection Officer, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden.
U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale toezichthouder voor gegevensbescherming. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, in Zweden IMY (Integritetsskyddsmyndigheten), in Finland het Bureau van de Ombudsman voor gegevensbescherming en in Noorwegen Datatilsynet.
Wat moet u nu doen?
U hoeft niets te doen om te profiteren van de bescherming van de AVG — deze is automatisch van toepassing. Maar als u gebruik wilt maken van uw rechten, of simpelweg wilt weten welke informatie we over u bewaren, kunt u het snelst contact opnemen met ons privacyteam. We behandelen elk verzoek uiterst serieus en helpen u persoonlijk verder.
Rouw is al zwaar genoeg zonder zorgen over uw gegevens. Als u momenteel een verlies verwerkt, is Solace Care er om u te helpen bij de praktische stappen, stap voor stap, op een manier die uw privacy waarborgt.
Wilt u een veilige omgeving om de praktische zaken rondom een overlijden te regelen? Start dan op app.solace.care.
Vragen over uw gegevens? Schrijf ons via privacy@solace.care.
Gerelateerde artikelen
