De AVG is een Europese wet die u het eigendom geeft over uw persoonsgegevens. Wanneer u Solace Care gebruikt, betekent dit dat u uw gegevens op elk gewenst moment kunt inzien, corrigeren, exporteren en verwijderen — en wij zijn wettelijk verantwoording verschuldigd over de manier waarop we ermee omgaan.
De administratieve afhandeling van een overlijden is al zwaar genoeg. Het laatste wat u wilt, is u afvragen wat een platform met uw gegevens doet. Deze gids legt in duidelijke taal uit hoe de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) u beschermt wanneer u Solace Care gebruikt.
Wat is de AVG in één alinea?
De AVG is Verordening (EU) 2016/679 — de strengste wet op de gegevensbescherming ter wereld, die sinds 2018 in de hele Europese Unie van kracht is. De wet geeft ieder individu zes basisrechten over diens persoonsgegevens, stelt bedrijven financieel aansprakelijk (boetes kunnen oplopen tot 4% van de wereldwijde omzet) en is van toepassing op elke dienst die persoonsgegevens van personen in de EU verwerkt, ongeacht waar het bedrijf is gevestigd.
Welke persoonsgegevens verwerkt Solace Care?
De administratie rondom een overlijden omvat van nature gevoelige informatie. Afhankelijk van hoe u het platform gebruikt, kan Solace Care de volgende gegevens verwerken:
Identificatiegegevens over u (naam, contactgegevens, soms een persoonlijk identificatienummer via BankID voor geverifieerde identificatie in Zweden, Noorwegen of Finland)
Informatie over de overleden persoon, door u gedeeld of geverifieer via openbare registers zoals SPAR in Zweden
Financiële en verzekeringsinformatie met betrekking tot de nalatenschap
Documenten die u uploadt, zoals overlijdensaktes of polisdocumenten
Berichten en taken die u binnen het platform aanmaakt
Sommige van deze gegevens worden geclassificeerd als bijzondere persoonsgegevens onder Artikel 9 van de AVG — informatie die extra wettelijke bescherming geniet. Wij behandelen deze gegevens conform deze strenge vereisten.
Welke rechten heeft u over uw gegevens?
Onder de AVG heeft u zes rechten, die volledig van toepassing zijn wanneer u Solace Care gebruikt:
Recht op informatie — U kunt ons altijd vragen welke gegevens we van u bewaren en waarom. Ons Privacybeleid beschrijft de hoofdlijnen; specifieke vragen beantwoorden wij rechtstreeks.
Recht op inzage — U kunt een volledige kopie van uw gegevens opvragen.
Recht op rectificatie — U kunt onjuiste gegevens laten corrigeren.
Recht op gegevenswissing — U kunt ons vragen uw gegevens te verwijderen. Wij geven hier gehoor aan, tenzij we wettelijk verplicht zijn specifieke gegevens te bewaren.
Recht op beperking van de verwerking — U kunt ons vragen het gebruik van bepaalde gegevens tijdelijk te pauzeren terwijl we een kwestie uitzoeken.
Recht op dataportabiliteit — U kunt uw gegevens meenemen in een machineleesbaar formaat.
Om een van deze rechten uit te oefenen, kunt u een e-mail sturen naar privacy@solace.care. U ontvangt uiterlijk binnen 30 dagen een reactie, maar meestal binnen enkele werkdagen.
Hoe bepaalt Solace Care welke gegevens worden verzameld?
Wij hanteren het principe van minimale gegevensverwerking — een van de zes basisprincipes van de AVG (Artikel 5). Wij verzamelen alleen de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om u te ondersteunen bij het afhandelen van het overlijden, en we bewaren deze niet langer dan nodig.
Dit betekent dat we u niet om informatie zullen vragen die niet relevant is voor uw situatie, uw gegevens niet zullen verkopen of delen met derden voor marketingdoeleinden, en uw gegevens niet zullen gebruiken om externe AI-modellen te trainen. Deze toezegging is gewaarborgd via zowel onze technische instellingen als onze juridische overeenkomsten met leveranciers.
Wat gebeurt er met de gegevens van uw overleden dierbare?
De AVG beschermt primair levende personen, en de regels omtrent de gegevens van een overledene verschillen per land. In Zweden, Finland en Noorwegen strekken bepaalde beschermingen zich uit tot de naaste familieleden van de overledene.
In de praktijk behandelt Solace Care de gegevens van een overleden persoon met exact dezelfde zorgvuldigheid als de gegevens van levende gebruikers. We delen deze alleen met personen die u expliciet uitnodigt, we beveiligen ze met dezelfde technische maatregelen en we hanteren dezelfde bewaartermijnen.
Hoe lang bewaren we uw gegevens?
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Actieve accounts behouden hun gegevens zolang u de dienst gebruikt. Inactieve accounts worden na drie jaar verwijderd. Bepaalde gegevens, zoals financiële transacties, zijn we wettelijk verplicht tot zeven jaar te bewaren. Dit is vastgelegd in ons bewaartermijnenbeleid, dat op verzoek beschikbaar is.
Wie houdt hier toezicht op?
Solace Care heeft een Functionaris voor Gegevensbescherming (FG) aangesteld die erop toeziet dat wij aan onze AVG-verplichtingen voldoen. U kunt rechtstreeks contact opnemen met de FG via privacy@solace.care, of per post via: Solace AB, Data Protection Officer, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Zweden.
U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij uw nationale toezichthouder voor gegevensbescherming. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), in Zweden IMY (Integritetsskyddsmyndigheten), in Finland het Bureau van de Ombudsman voor gegevensbescherming en in Noorwegen Datatilsynet.
Wat moet u nu doen?
U hoeft niets te doen om aanspraak te maken op de rechten uit de AVG — deze gelden automatisch. Maar mocht u uw rechten willen uitoefenen, of simpelweg willen weten welke informatie we over u bewaren, dan is de snelste weg om contact op te nemen met ons privacyteam via e-mail. Wij behandelen elk verzoek uiterst serieus en helpen u graag verder.
Rouw is al zwaar genoeg zonder zorgen over uw privacy. Als u momenteel een verlies verwerkt, staat Solace Care voor u klaar om u stap voor stap te helpen bij de praktische zaken, op een manier waarbij uw gegevens veilig zijn.
Vragen over uw gegevens? Stuur ons een e-mail via privacy@solace.care.
Gerelateerde artikelen
