Een volmacht voor een nalatenschap (kuolinpesän valtakirja) is een document waarmee de erfgenamen één persoon machtigen om de zaken van de nalatenschap te behartigen – doorgaans bankzaken, het betalen van rekeningen en het opheffen van rekeningen. Voor een geldige volmacht treden alle erfgenamen op als volmachtgever: het document bevat de gegevens en de overlijdensdatum van de overledene, de gegevens van de gemachtigde, de specifiek omschreven handelingen die de gemachtigde mag verrichten, en de handtekening en datum van elke erfgenaam. Hieronder vindt u een gratis model en instructies. Houd er rekening mee dat de bank de volmacht meestal pas accepteert nadat de aangifte van nalatenschap (perukirja) inclusief bijlagen is gecontroleerd.
Wat moet er in een volmacht voor een nalatenschap staan?
De volmacht moet vier zaken vermelden: de naam, het burgerservicenummer (personal identity code) en de overlijdensdatum van de overledene; de namen en burgerservicenummers van alle erfgenamen als volmachtgevers; de naam en het burgerservicenummer van de gemachtigde; en een gespecificeerde lijst van handelingen waartoe de volmacht recht geeft. Een algemene volmacht («recht om alle zaken van de nalatenschap te behartigen») wordt zelden door de bank geaccepteerd – vermeld de handelingen dus afzonderlijk, zoals het beheren en opheffen van rekeningen, het betalen van rekeningen vanaf de rekening van de overledene, het opvragen van bankafschriften en het openen van een kluis. Veel banken bieden ook een eigen volmachtformulier aan dat u het beste eerst kunt controleren – dit biedt de meeste kans op acceptatie.
Gratis model: volmacht nalatenschap voor bankzaken
Volmacht voor het beheer van de nalatenschap. Overledene: [naam], [burgerservicenummer], overleden op [overlijdensdatum]. Wij, de ondergetekende erfgenamen van de nalatenschap van [overledene], machtigen hierbij [naam gemachtigde, burgerservicenummer] om namens de nalatenschap de volgende zaken te behartigen: 1. het beheren en opheffen van de rekeningen van de overledene bij [naam bank], 2. het betalen van rekeningen van de nalatenschap vanaf de rekening van de overledene, 3. het opvragen van bankafschriften en saldotoezeggingen, 4. [overige gespecificeerde handelingen]. Deze volmacht is geldig tot nader order / tot [datum]. Plaats en datum: [plaats, datum]. Handtekeningen: [handtekening, naam in blokletters en burgerservicenummer van elke erfgenaam].
Wie moeten de volmacht ondertekenen?
Alle erfgenamen van de nalatenschap – dat wil zeggen de wettelijke erfgenamen, testamentaire erfgenamen en, afhankelijk van de situatie, de langstlevende echtgenoot. Als er ook maar één handtekening ontbreekt, kan de bank de volmacht niet honoreren. De erfgenamen blijken uit de akte van erfrecht (perukirja) en de bijbehorende genealogische documenten. Namens een minderjarige erfgenaam tekent de voogd of wettelijk vertegenwoordiger, indien nodig met toestemming van de Dienst Digitale Overheid en Bevolkingsgegevens (DVV).
Wanneer treedt de volmacht in werking bij de bank?
In de praktijk pas na de opmaak van de nalatenschap: de bank controleert de akte en bijlagen om te verifiëren of alle erfgenamen akkoord zijn gegaan. Vóór de opmaak van de nalatenschap kan een erfgenaam doorgaans wel begrafeniskosten en andere directe rekeningen van de nalatenschap betalen vanaf de rekening van de overledene op vertoon van een uittreksel uit het bevolkingsregister. De opmaak van de nalatenschap moet binnen drie maanden na het overlijden plaatsvinden.
Is dezelfde volmacht geldig voor alle banken en instanties?
Niet noodzakelijk. Banken beoordelen een volmacht zelfstandig en de procedures verschillen: de ene bank accepteert een vormvrije volmacht, de andere vereist een eigen formulier. Als de overledene rekeningen had bij meerdere banken, houd er dan rekening mee dat elke bank de volmacht afzonderlijk beoordeelt en om de originele volmacht kan vragen. Ook andere instanties — zoals verzekeraars, telecomproviders en energiebedrijven — kunnen een eigen volmacht of ten minste een kopie van de akte van erfrecht vereisen. Daarom is het vaak het meest praktisch om een volmacht op te stellen waarin de handelingen voldoende ruim maar nauwkeurig zijn gespecificeerd, en direct meerdere origineel ondertekende exemplaren te maken.
Hoe wordt de volmacht bij de bank ingediend?
De wijze van indienen verschilt per bank: bij veel banken worden nalatenschapszaken op afspraak op het kantoor afgehandeld, terwijl andere documenten via de beveiligde omgeving van de online bank of per post accepteren. Neem naast de volmacht ook de akte van erfrecht met bijlagen en uw eigen identiteitsbewijs mee (of voeg deze toe) — de bank identificeert de gemachtigde voordat toegang tot de rekeningen wordt verleend. Het is raadzaam vooraf bij de bank na te vragen of een gescande kopie volstaat of dat het origineel moet worden getoond. De verwerkingstijd varieert, dus lever de volmacht in zodra de akte van erfrecht gereed is.
Wanneer is er een vereffenaar nodig in plaats van een volmacht?
Een volmacht vereist volledige unanimiteit onder de erfgenamen. Als de erfgenamen geen overeenstemming bereiken over het beheer, als een erfgenaam onbereikbaar is of als er een geschil is, kan de rechtbank op verzoek een vereffenaar (pesänselvittäjä) aanstellen. De bevoegdheid van een vereffenaar is wettelijk vastgelegd, waardoor deze de nalatenschap beheert zonder volmacht van de erfgenamen. Dit is een kostbaardere en tragere procedure; een onderlinge volmachtregeling is dan ook vrijwel altijd in het belang van de erfgenamen. Let op: een volmacht kan worden ingetrokken. Het is verstandig deze intrekking schriftelijk te melden aan zowel de gemachtigde als de bank. Een vooraf bepaalde geldigheidsduur in de volmacht voorkomt eveneens misverstanden.
Wat mag de gemachtigde doen en wat is diens verantwoordelijkheid?
De gemachtigde mag uitsluitend de handelingen verrichten die expliciet in de volmacht zijn vermeld — niets anders. Als de volmacht recht geeft op het betalen van rekeningen en het opheffen van rekeningen, geeft dit bijvoorbeeld geen recht om goederen te verkopen of beleggingen te gelde te maken. Daarvoor is een afzonderlijke, uitdrukkelijke volmacht van alle erfgenamen vereist. De gemachtigde handelt namens de gehele nalatenschap en is verantwoording verschuldigd aan de overige erfgenamen. Het is goed gebruik om alle kwitanties en bankafschriften van betalingen namens de nalatenschap te bewaren en deze bij de verdeling van de nalatenschap met de erfgenamen door te nemen. Een transparante administratie voorkomt achteraf discussies, die binnen nalatenschappen helaas frequent voorkomen.
Hulp nodig bij praktische zaken? Maak een Solace Care-account aan of lees meer handleidingen.
Gerelateerde artikelen: Akte van erfrecht: model · Erfgenaam van de nalatenschap · Levenstestament: model
