GDPR on eurooppalainen laki, joka antaa sinulle hallinnan henkilökohtaisiin tietoihisi. Kun käytät Solace Carea, se tarkoittaa, että voit milloin tahansa nähdä, korjata, viedä ja poistaa tietosi — ja olemme lain mukaan vastuussa siitä, miten käsittelemme niitä.
Kuolemaan liittyvien käytännön asioiden hoitaminen on jo itsessään raskasta. Viimeinen asia, jota kaipaat, on miettiä, mitä jokin palvelu tekee tiedoillasi. Tämä opas selittää selkeällä kielellä, miten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) suojaa sinua, kun käytät Solace Carea.
Mikä GDPR on, yhdessä kappaleessa?
GDPR on Asetus (EU) 2016/679 — maailman vahvin tietosuojalaki, joka on ollut voimassa koko Euroopan unionissa vuodesta 2018. Se antaa jokaiselle kuusi keskeistä oikeutta omiin henkilötietoihinsa, asettaa yritykset taloudellisesti vastuuseen (sakot voivat olla jopa 4 % maailmanlaajuisesta liikevaihdosta) ja koskee kaikkia palveluja, jotka käsittelevät EU:ssa olevien ihmisten henkilötietoja, riippumatta siitä, missä yritys sijaitsee.
Mitä henkilötietoja Solace Care käsittelee?
Kuolemaan liittyvä hallinnollinen asiointi sisältää jo luonteensa vuoksi arkaluonteisia tietoja. Sen mukaan, miten käytät palvelua, Solace Care voi käsitellä:
Tunnistavia tietoja sinusta (nimi, yhteystiedot, joskus henkilötunnus BankID:n kautta varmennettua tunnistautumista varten Ruotsissa, Norjassa tai Suomessa)
Tietoja kuolleesta henkilöstä, jotka olet antanut tai jotka on varmennettu julkisista rekistereistä, kuten SPARista Ruotsissa
Kuolinpesään liittyviä talous- ja vakuutustietoja
Asiakirjoja, jotka lataat palveluun, kuten kuolintodistuksia tai vakuutuspaperit
Palvelussa luomiasi viestejä ja tehtäviä
Jotkin näistä tiedoista katsotaan GDPR:n 9 artiklan mukaisiksi erityisiin tietoryhmiin kuuluviksi tiedoiksi — tiedoiksi, joille on annettu tavallista vahvempi suoja. Käsittelemme niitä sen mukaisesti.
Mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi?
Sinulla on GDPR:n mukaan kuusi oikeutta, ja ne pätevät täysimääräisesti, kun käytät Solace Carea:
Oikeus saada tietoa — Voit aina kysyä, mitä tietoja meillä on sinusta ja miksi. Tietosuojaselosteessamme kerrotaan perusteet; vastaamme myös suoriin kysymyksiin.
Oikeus tarkastaa tiedot — Voit pyytää itsestäsi täydellisen kopion tiedoista.
Oikeus tietojen oikaisemiseen — Voit korjata kaiken virheellisen.
Oikeus tietojen poistamiseen — Voit pyytää meitä poistamaan tietosi. Noudatamme tätä, ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tiettyjä tietoja.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen — Voit pyytää meitä keskeyttämään tiettyjen tietojen käytön samalla, kun selvitämme asiaa.
Oikeus tietojen siirrettävyyteen — Voit ottaa tietosi mukaasi koneellisesti luettavassa muodossa.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@solace.care. Vastaamme 30 päivän kuluessa, yleensä muutamassa arkipäivässä.
Miten Solace Care päättää, mitä tietoja kerätään?
Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta — yhtä GDPR:n kuudesta perustasta (artikla 5). Keräämme vain sen, mitä tarvitsemme auttaaksemme sinua suruprosessin läpi, emmekä säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen.
Se tarkoittaa, ettemme pyydä sinulta tilanteeseesi liittymättömiä tietoja, emme myy tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille markkinointia varten, emmekä käytä tietojasi ulkoisten tekoälymallien kouluttamiseen — tätä sitoumusta tukevat sekä tekniset asetuksemme että toimittajien kanssa tekemämme sopimukset.
Mitä läheisesi tiedoille tapahtuu?
GDPR suojaa ensisijaisesti eläviä ihmisiä, ja kuolleen henkilön tietoja koskevat säännöt vaihtelevat maittain. Ruotsissa, Suomessa ja Norjassa osa suojasta ulottuu myös vainajan läheisiin.
Käytännössä Solace Care käsittelee vainajan tietoja samalla huolellisuudella kuin elävien käyttäjien tietoja. Jaamme niitä vain niiden kanssa, jotka kutsut itse mukaan, suojaamme niitä samoilla teknisillä turvatoimilla ja noudatamme samoja säilytysaikoja.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, emmekä kauemmin. Aktiivisten tilien tiedot säilyvät niin kauan kuin käytät palvelua. Passiiviset tilit poistetaan kolmen vuoden kuluttua. Joitakin tietoja — esimerkiksi taloustapahtumia — meidän on lain mukaan säilytettävä enintään seitsemän vuotta. Dokumentoimme kaiken säilytysaikatauluumme, joka on saatavilla pyynnöstä.
Kuka valvoo tätä?
Solace Carella on nimetty tietosuojavastaava, joka vastaa siitä, että täytämme GDPR-velvoitteemme. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan suoraan osoitteessa privacy@solace.care, tai postitse osoitteeseen: Solace AB, tietosuojavastaava, Luntmakargatan 26, 111 37 Tukholma, Ruotsi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus oman maasi tietosuojaviranomaiselle. Ruotsissa se on IMY (Integritetsskyddsmyndigheten), Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto ja Norjassa Datatilsynet.
Mitä sinun kannattaa tehdä seuraavaksi?
Sinun ei tarvitse tehdä mitään hyötyäksesi GDPR:stä — se koskee sinua automaattisesti. Mutta jos haluat joskus käyttää jotakin oikeuksistasi tai jos haluat vain ymmärtää, mitä tietoja meillä on sinusta, nopein tapa on lähettää viesti tietosuojatiimillemme. Suhtaudumme jokaiseen pyyntöön vakavasti, ja käymme vastauksen kanssasi läpi.
Suru on jo tarpeeksi raskasta ilman tietohuolia. Jos olet juuri nyt keskellä menetystä, Solace Care on täällä auttamassa sinua hoitamaan käytännön asiat yksi kerrallaan tavalla, joka pitää tietosi turvassa.
Kysyttävää tiedoistasi? Kirjoita meille osoitteeseen privacy@solace.care.
Aiheeseen liittyvää luettavaa
