Yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) on eurooppalainen laki, joka antaa sinulle omistusoikeuden omiin henkilötietoihisi. Kun käytät Solace Care -palvelua, voit tarkastella, korjata, viedä ja poistaa tietojasi milloin tahansa – ja me olemme juridisesti vastuussa siitä, miten käsittelemme niitä.
Kuolemaan liittyvien käytännön asioiden hoitaminen on jo itsessään raskasta. Viimeinen asia, jota haluat miettiä, on se, mitä palvelu tekee tiedoillasi. Tässä oppaassa selitetään selkeällä kielellä, miten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) suojaa sinua, kun käytät Solace Care -palvelua.
Mikä on GDPR lyhyesti?
GDPR on asetus (EU) 2016/679 – maailman vahvin tietosuojalaki, joka on ollut voimassa Euroopan unionissa vuodesta 2018 lähtien. Se antaa jokaiselle henkilölle kuusi keskeistä oikeutta omiin henkilötietoihinsa, asettaa yritykset taloudelliseen vastuuseen (sakot voivat olla jopa 4 % maailmanlaajuisesta liikevaihdosta) ja koskee kaikkia palveluita, jotka käsittelevät EU:ssa olevien ihmisten henkilötietoja, riippumatta yrityksen sijaintipaikasta.
Mitä henkilötietoja Solace Care käsittelee?
Kuolinpesän asioiden hoitoon liittyy luonnostaan arkaluonteisia tietoja. Riippuen siitä, miten käytät palvelua, Solace Care voi käsitellä:
Tunnistetietojasi (nimi, yhteystiedot, joskus henkilötunnus BankID- tai muun vahvan tunnistautumisen kautta Ruotsissa, Norjassa tai Suomessa)
Tietoja menehtyneestä henkilöstä, joita jaat tai jotka varmistetaan julkisista rekistereistä, kuten SPAR-rekisteristä Ruotsissa
Kuolinpesään liittyviä talous- ja vakuutustietoja
Lataamiasi asiakirjoja, kuten kuolintodistuksia tai vakuutuspapereita
Palvelussa luomiasi viestejä ja tehtäviä
Osaa näistä käsitellään erityisinä tietoryhminä GDPR:n 9 artiklan mukaisesti – eli tietoina, jotka saavat erityistä lain suojaa. Käsittelemme niitä tämän mukaisesti.
Mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi?
Sinulla on GDPR:n mukaan kuusi oikeutta, ja ne ovat täysimääräisesti voimassa, kun käytät Solace Care -palvelua:
Oikeus saada tietoa – Voit aina kysyä, mitä tietoja meillä on sinusta ja miksi. Tietosuojaselosteemme kattaa perusasiat, ja vastaamme mielellämme tarkempiin kysymyksiin suoraan.
Oikeus saada pääsy tietoihin – Voit pyytää täydellisen kopion omista tiedoistasi.
Oikeus oikaista tietoja – Voit korjata mahdolliset virheelliset tiedot.
Oikeus poistaa tiedot – Voit pyytää meitä poistamaan tietosi. Kunnioitamme tätä pyyntöä, ellemme ole lain mukaan velvollisia säilyttämään tiettyjä asiakirjoja.
Oikeus rajoittaa käsittelyä – Voit pyytää meitä keskeyttämään tiettyjen tietojen käytön siksi aikaa, kun selvitämme asiaan liittyvää kysymystä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Voit ottaa tietosi mukaan koneluettavassa muodossa.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksistasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@solace.care. Vastaamme 30 päivän kuluessa, yleensä jo muutaman arkipäivän sisällä.
Miten Solace Care päättää, mitä tietoja kerätään?
Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta – joka on yksi GDPR:n kuudesta perusperiaatteesta (artikla 5). Keräämme vain sen, mitä tarvitsemme auttaaksemme sinua käytännön asioiden hoidossa surun keskellä, emmekä säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen.
Tämä tarkoittaa, että emme kysy sinulta tietoja, jotka eivät liity tilanteeseesi, emme myy tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin, emmekä käytä tietojasi ulkoisten tekoälymallien kouluttamiseen – tämä on sitoumus, jota valvotaan sekä teknisillä asetuksillamme että palveluntarjoajien kanssa tehdyillä sopimuksilla.
Mitä tapahtuu läheisesi tiedoille?
GDPR suojaa ensisijaisesti eläviä ihmisiä, ja kuolleen henkilön tietoihin liittyvät säännöt vaihtelevat maittain. Ruotsissa, Suomessa ja Norjassa tietyt suojatoimet ulottuvat myös vainajan läheisiin.
Käytännössä Solace Care käsittelee menehtyneen henkilön tietoja yhtä huolellisesti kuin elävien käyttäjien tietoja. Jaamme ne vain niiden henkilöiden kanssa, jotka kutsut mukaan palveluun, suojaamme ne samoilla teknisillä suojatoimilla ja noudatamme samoja säilytyssääntöjä.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen, emmekä yhtään pidempään. Aktiivisten tilien tiedot säilyvät niin kauan kuin käytät palvelua. Epäaktiiviset tilit poistetaan kolmen vuoden kuluttua. Joitakin tietoja – esimerkiksi maksutapahtumia – olemme lain mukaan velvollisia säilyttämään enintään seitsemän vuotta. Dokumentoimme tämän säilytyssuunnitelmaamme, jonka saa pyydettäessä.
Kuka valvoo tätä?
Solace Care -palvelulla on nimetty tietosuojavastaava, joka huolehtii siitä, että täytämme GDPR-velvoitteemme. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan suoraan sähköpostitse osoitteeseen privacy@solace.care tai postitse osoitteeseen: Solace AB, Data Protection Officer, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Sweden.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Ruotsissa se on IMY (Integritetsskyddsmyndigheten), Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto ja Norjassa Datatilsynet.
Mitä sinun pitäisi tehdä seuraavaksi?
Sinun ei tarvitse tehdä mitään hyötyäksesi GDPR-suojasta – se pätee automaattisesti. Mutta jos haluat käyttää oikeuksiasi tai haluat tietää, mitä tietoja meillä on sinusta, nopein tapa on lähettää sähköpostia tietosuojatiimillemme. Suhtaudumme jokaiseen pyyntöön vakavasti ja autamme sinua saamaan vastauksen.
Suru on jo itsessään raskasta ilman huolta tietosuojasta. Jos kohtaat menetyksen juuri nyt, Solace Care on täällä auttamassa sinua ottamaan käytännön askeleet, yksi kerrallaan, tavalla, joka pitää tietosi turvassa.
Jos haluat turvallisen paikan kuolinpesän käytännön asioiden järjestämiseen, voit aloittaa osoitteessa app.solace.care.
Kysyttävää tietojesi käsittelystä? Kirjoita meille osoitteeseen privacy@solace.care.
Aiheeseen liittyvää luettavaa
