GDPR on eurooppalainen laki, joka antaa sinulle omistajuuden henkilötietoihisi. Kun käytät Solace Carea, se tarkoittaa, että voit nähdä, korjata, viedä ja poistaa tietosi milloin tahansa — ja meillä on lain mukaan vastuu siitä, miten käsittelemme niitä.
Vainajan asioiden hoitaminen hallinnolliselta puolelta on jo valmiiksi kuormittavaa. Viimeinen asia, jota haluat, on pohtia, mitä alusta tekee tiedoillasi. Tämä opas selittää selkeällä kielellä, miten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) suojaa sinua, kun käytät Solace Carea.
Mikä GDPR on, yhdessä kappaleessa?
GDPR on asetus (EU) 2016/679 — maailman vahvin tietosuojalaki, joka on ollut voimassa koko Euroopan unionissa vuodesta 2018. Se antaa jokaiselle ihmiselle kuusi perusoikeutta omiin henkilötietoihinsa, tekee yrityksistä taloudellisesti vastuullisia (sakot voivat nousta 4 prosenttiin maailmanlaajuisesta liikevaihdosta) ja koskee kaikkia palveluja, jotka käsittelevät EU:ssa asuvien ihmisten henkilötietoja, riippumatta siitä, missä yritys sijaitsee.
Mitä henkilötietoja Solace Care käsittelee?
Kuolemantapaukseen liittyvä hallinnointi sisältää luonnostaan arkaluonteista tietoa. Riippuen siitä, miten käytät alustaa, Solace Care voi käsitellä:
Tunnistetietoja sinusta (nimi, yhteystiedot, joskus henkilötunnus BankID:n kautta vahvistettua tunnistautumista varten Ruotsissa, Norjassa tai Suomessa)
Tietoja henkilöstä, joka on kuollut, joita sinä jaat tai jotka varmistetaan julkisista rekistereistä, kuten SPARista Ruotsissa
Vainajaan liittyviä talous- ja vakuutustietoja
Lataamiasi asiakirjoja, kuten kuolintodistuksia tai vakuutuspapereita
Alustalle luomiasi viestejä ja tehtäviä
Osa tästä käsitellään GDPR:n 9 artiklan mukaisena erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvana tietona — tietona, joka saa lisälakisuojan. Käsittelemme sitä sen mukaisesti.
Mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi?
Sinulla on GDPR:n mukaan kuusi oikeutta, ja ne koskevat täysimääräisesti, kun käytät Solace Carea:
Oikeus saada tietoa — Voit aina kysyä, mitä tietoja meillä on sinusta ja miksi. Tietosuojakäytäntömme kattaa perusasiat; vastaamme mielellämme myös yksittäisiin kysymyksiin.
Oikeus saada pääsy tietoihin — Voit pyytää täydellisen kopion tiedoistasi.
Oikeus oikaista tiedot — Voit korjata kaiken virheellisen.
Oikeus poistaa tiedot — Voit pyytää meitä poistamaan tietosi. Noudatamme tätä, ellei meidän tarvitse lain mukaan säilyttää tiettyjä tietueita.
Oikeus rajoittaa käsittelyä — Voit pyytää meitä keskeyttämään tiettyjen tietojen käytön samalla kun selvitämme asiaa.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen — Voit ottaa tietosi mukaasi koneellisesti luettavassa muodossa.
Jos haluat käyttää jotakin näistä oikeuksista, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@solace.care. Vastaamme 30 päivän kuluessa, yleensä jo muutamassa arkipäivässä.
Miten Solace Care päättää, mitä tietoja kerätään?
Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta — yhtä GDPR:n kuudesta perustavanlaatuisesta periaatteesta (5 artikla). Keräämme vain sen, mitä tarvitsemme auttaaksemme sinua kuolemantapaukseen liittyvien asioiden hoitamisessa, emmekä säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen.
Se tarkoittaa, ettemme pyydä sinulta tilanteeseesi liittymättömiä tietoja, ettemme myy tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille markkinointia varten, emmekä käytä tietojasi ulkoisten tekoälymallien kouluttamiseen — tätä sitoumusta valvovat sekä tekniset asetuksemme että toimittajien kanssa tehdyt oikeudelliset sopimuksemme.
Mitä läheisesi tiedoille tapahtuu?
GDPR suojaa ensisijaisesti eläviä ihmisiä, ja kuolleen henkilön tietoja koskevat säännöt vaihtelevat maittain. Ruotsissa, Suomessa ja Norjassa jotkin suojat ulottuvat myös vainajan läheisiin.
Käytännössä Solace Care käsittelee kuolleen henkilön tietoja samalla huolellisuudella kuin elävien käyttäjien tietoja. Jaamme niitä vain niille, jotka kutsut nimenomaisesti mukaan, suojaamme niitä samoilla teknisillä turvatoimilla ja noudatamme samoja säilytyssääntöjä.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin niitä tarvitaan, emmekä pidempään. Aktiivisten tilien tiedot säilyvät käytön aikana. Passiiviset tilit poistetaan kolmen vuoden kuluttua. Joitakin tietoja — esimerkiksi taloustapahtumia — meidän on lain mukaan säilytettävä enintään seitsemän vuotta. Dokumentoimme kaiken säilytysaikatauluumme, joka on saatavilla pyynnöstä.
Kuka valvoo tätä?
Solace Carella on nimetty tietosuojavastaava, joka vastaa siitä, että täytämme GDPR-velvoitteemme. Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan suoraan osoitteessa privacy@solace.care tai postitse osoitteeseen: Solace AB, tietosuojavastaava, Luntmakargatan 26, 111 37 Tukholma, Ruotsi.
Voit myös tehdä valituksen kansalliselle tietosuojaviranomaisellesi. Ruotsissa se on IMY (Integritetsskyddsmyndigheten), Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto ja Norjassa Datatilsynet.
Mitä sinun kannattaa tehdä seuraavaksi?
Sinun ei tarvitse tehdä mitään saadaksesi GDPR:n suojan — se koskee sinua automaattisesti. Mutta jos haluat joskus käyttää jotakin oikeuksistasi tai jos haluat vain ymmärtää, mitä tietoja meillä on sinusta, nopein tapa on lähettää sähköpostia tietosuojatiimillemme. Otamme jokaisen pyynnön vakavasti, ja käymme vastauksen läpi kanssasi.
Suru on jo itsessään raskasta, eikä siihen tarvita datasta huolehtimista. Jos olet nyt keskellä menetystä, Solace Care auttaa sinua hoitamaan käytännön askeleet yksi kerrallaan tavalla, joka pitää tietosi turvassa.
Onko sinulla kysyttävää tiedoistasi? Kirjoita meille osoitteeseen privacy@solace.care.
