GDPR on eurooppalainen asetus, joka antaa sinulle hallintaoikeuden omiin henkilötietoihisi. Kun käytät Solace Carea, voit milloin tahansa tarkastella, korjata, ladata tai poistaa tietojasi – ja me olemme juridisessa vastuussa siitä, miten käsittelemme niitä.
Kuolemaan liittyvien käytännön asioiden hoitaminen on jo itsessään raskasta. Viimeinen asia, josta haluat murehtia, on se, mitä jokin palvelu tekee tiedoillasi. Tässä oppaassa selitämme selkeällä suomen kielellä, miten yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) suojaa sinua, kun käytät Solace Carea.
Mikä GDPR on lyhyesti sanottuna?
GDPR eli asetus (EU) 2016/679 on maailman vahvin tietosuojalaki, joka on ollut voimassa Euroopan unionissa vuodesta 2018 lähtien. Se antaa jokaiselle ihmiselle kuusi keskeistä oikeutta omiin tietoihinsa, asettaa yrityksille merkittävän taloudellisen vastuun (sakkorajat voivat olla jopa 4 % maailmanlaajuisesta liikevaihdosta) ja koskee kaikkia palveluita, jotka käsittelevät EU:ssa asuvien ihmisten henkilötietoja – riippumatta siitä, missä yritys sijaitsee.
Mitä henkilötietoja Solace Care käsittelee?
Läheisen menetykseen liittyvien asioiden hoitaminen sisältää luonnostaan arkaluonteisia tietoja. Riippuen siitä, miten käytät palveluamme, Solace Care voi käsitellä:
Yhteystietojasi ja tunnistetietojasi (kuten nimeä, sähköpostia ja tarvittaessa henkilötunnusta vahvaa tunnistautumista varten Ruotsissa, Norjassa tai Suomessa)
Tietoja menehtyneestä henkilöstä, joita jaat meille tai jotka varmistetaan virallisista rekistereistä, kuten SPAR-palvelusta Ruotsissa
Kuolinpesään liittyviä talous- ja vakuutustietoja
Lataamiasi asiakirjoja, kuten kuolintodistuksia tai vakuutuspaperi- ja virkatodistuksia
Palvelussa luomiasi viestejä ja tehtäviä
Osa näistä tiedoista luokitellaan erityisiin henkilötietoryhmiin GDPR-asetuksen 9 artiklan mukaisesti – eli tiedoiksi, jotka saavat erityistä lain suojaa. Käsittelemme niitä tämän mukaisesti.
Mitä oikeuksia sinulla on tietoihisi?
Sinulla on GDPR:n nojalla kuusi perusoikeutta, jotka ovat täysimääräisesti voimassa, kun käytät Solace Carea:
Oikeus saada tietoa – Voit aina kysyä, mitä tietoja meillä on sinusta ja miksi. Tietosuojaselosteemme kattaa tärkeimmät asiat, ja vastaamme mielellämme tarkempiin kysymyksiin suoraan.
Oikeus saada pääsy tietoihin – Voit pyytää kopion kaikista sinua koskevista tiedoistamme.
Oikeus tietojen korjaamiseen – Voit korjata mahdolliset virheelliset tiedot.
Oikeus tietojen poistamiseen – Voit pyytää meitä poistamaan tietosi. Kunnioitamme tätä pyyntöä aina, ellei meillä ole lakisääteistä velvollisuutta säilyttää tiettyjä tietoja.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen – Voit pyytää meitä keskeyttämään tiettyjen tietojen käytön siksi aikaa, kun selvitämme asiaan liittyvää kysymystä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – Voit ladata tietosi koneellisesti luettavassa muodossa mukaasi.
Jos haluat käyttää jotain näistä oikeuksistasi, lähetä sähköpostia osoitteeseen privacy@solace.care. Vastaamme sinulle viimeistään 30 päivän kuluessa, mutta yleensä jo muutaman arkipäivän sisällä.
Miten Solace Care päättää, mitä tietoja kerätään?
Noudatamme tietojen minimoinnin periaatetta – joka on yksi GDPR:n kuudesta perusperiaatteesta (artikla 5). Keräämme vain sen, mikä on välttämätöntä auttaaksemme sinua käytännön asioiden hoitamisessa, emmekä säilytä tietoja pidempään kuin on tarpeen.
Tämä tarkoittaa, että emme kysy sinulta tietoja, jotka eivät liity tilanteeseesi. Emme myöskään myy tai jaa tietojasi kolmansille osapuolille markkinointitarkoituksiin, emmekä käytä tietojasi ulkoisten tekoälymallien kouluttamiseen – tästä huolehdimme sekä teknisillä asetuksillamme että palveluntarjoajiemme kanssa tekemillämme sopimuksilla.
Mitä tapahtuu menehtyneen läheisen tiedoille?
GDPR suojaa ensisijaisesti eläviä ihmisiä, ja kuolleen henkilön tietoja koskevat säännöt vaihtelevat maittain. Ruotsissa, Suomessa ja Norjassa osa tietosuojasta ulottuu koskemaan myös vainajan läheisiä.
Käytännössä Solace Care käsittelee menehtyneen henkilön tietoja aivan yhtä huolellisesti kuin elävienkin käyttäjien tietoja. Jaamme niitä vain henkilöille, jotka itse kutsut mukaan palveluun, suojaamme ne samoilla teknisillä turvatoimilla ja noudatamme samoja säilytysaikoja.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi?
Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen. Aktiivisten käyttäjien tiedot säilyvät niin kauan kuin käytät palvelua. Käyttämättömät tilit poistetaan kolmen vuoden kuluttua. Joitakin tietoja – kuten maksutapahtumia – meillä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää jopa seitsemän vuotta. Olemme dokumentoineet tämän säilytyssuunnitelmaamme, jonka saat pyynnöstä nähtäväksesi.
Kuka valvoo tätä?
Solace Carella on nimetty tietosuojavastaava, joka varmistaa, että täytämme kaikki GDPR:n vaatimukset. Voit ottaa yhteyttä suoraan tietosuojavastaavaan sähköitse privacy@solace.care tai postitse osoitteeseen: Solace AB, Data Protection Officer, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Ruotsi.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa se on tietosuojavaltuutetun toimisto, Ruotsissa IMY (Integritetsskyddsmyndigheten) ja Norjassa Datatilsynet.
Mitä sinun pitäisi tehdä seuraavaksi?
Sinun ei tarvitse tehdä mitään erityistä hyötyäksesi GDPR-suojasta – se on voimassa automaattisesti. Mutta jos haluat käyttää oikeuksiasi tai vain tietää, mitä tietoja meillä on sinusta, nopein tapa on ottaa yhteyttä tietosuojatiimiimme sähköpostitse. Otamme jokaisen pyynnön vakavasti ja autamme sinua mielellämme.
Surun keskellä on jo tarpeeksi vaikeaa ilman tietosuojaan liittyviä huolia. Jos kohtaat parhaillaan menetystä, Solace Care on täällä auttamassa sinua ottamaan käytännön askeleet rauhassa ja varmistamaan, että tietosi pysyvät turvassa.
Jos etsit turvallista paikkaa käytännön asioiden järjestämiseen läheisen poismenon jälkeen, voit aloittaa osoitteessa app.solace.care.
Kysyttävää tietosuojasta? Kirjoita meille osoitteeseen privacy@solace.care.
Lue myös:
