Kun työntekijä menettää läheisensä, hän tuo mukanaan töihin kaksi työtä: oman työnsä sekä palkattoman projektin kuolemantapauksen selvittämisestä — yhteydenpitoa pankkeihin, vakuutusyhtiöihin, eläkelaitoksiin ja viranomaisiin, usein monen kuukauden ajan. Useimmat työpaikat osoittavat osanottonsa kukilla, muutamalla vapaapäivällä ja hyvillä aikeilla, minkä jälkeen työntekijä jää yksin selvitystyön kanssa työajalla, koska pankit ja viranomaiset vastaavat vain virka-aikana. Siksi surutuesta on tulossa oma työsuhde-etunsa — ja siksi tekoälypohjaiset palvelut ovat käytännöllinen tapa kaikenkokoisille työnantajille tarjota todellista apua. Tässä oppaassa käsitellään, mitä suru maksaa työpaikalle, mitä tekoälypohjainen surutuki todellisuudessa tekee ja mitä HR-osaston tulisi vaatia palveluntarjoajalta.
Mitä suru todellisuudessa maksaa työpaikalle?
Enemmän kuin vapaapäivät. Suru vaikuttaa keskittymiseen, uneen ja päätöksentekoon kuukausia virallisen vapaan päättymisen jälkeen — ja hallinnollinen taakka on suuri, aliarvioitu osa tätä kuormitusta: perunkirjoitukset, vakuutushakemukset, tilien sulkemiset ja viranomaisten määräajat, jotka lähes kaikki on hoidettava virka-aikana. Seurauksena on työssäoloa alentuneella teholla (presenteismi), suunnittelemattomia poissaoloja ja pahimmassa tapauksessa irtisanoutumisia — kokenut työntekijä puoli vuotta vajaalla teholla on todellinen kustannus, ja samoin on lähtevän työntekijän korvaaminen. Suru koskettaa myös monia: työntekijät menettävät vanhempiaan, kumppaneitaan ja kaikkein raskaimpana lapsiaan, ja kaikki seuraavat, miten työnantaja reagoi ensimmäiseen tapaukseen. Odotukset ovat muuttumassa samaan suuntaan: vakuutusalalla 89 % vakuutuksenottajista sanoo odottavansa kokonaisvaltaista tukea pelkän korvauksen maksamisen lisäksi, kun taas vain 28 % eurooppalaisista vakuutusyhtiöistä tarjoaa surutukea — sama odotusten ero on tulossa myös työsuhteisiin.
Mitä tekoälypohjainen surutuki todellisuudessa tekee?
Ydin on käytännöllinen: palvelu kartoittaa, mitä työntekijän tilanne vaatii — maa, perhemuoto, varat, vakuutukset — ja muuttaa virastojen ja laitosten labyrintin ohjatuksi suunnitelmaksi, jossa seurataan määräaikoja, laaditaan kirjeluonnoksia ja säilytetään asiakirjoja yhdessä turvallisessa paikassa. Tekoäly tekee tästä edullista ja ympäri vuorokauden saatavilla olevaa; työntekijä saa vastauksia kello 22:30, kun huoli paperitöistä on suurimmillaan, eikä vain silloin, kun työntekijöiden tukiohjelman (EAP) puhelinpalvelu on auki. Hyvät palvelut yhdistävät automaation ja ihmisen antaman tuen — asiantuntijat kysymyksiin, jotka vaativat harkintaa — sekä sisällön, joka kunnioittaa sitä, miten suru todellisuudessa etenee (ei kiinteinä vaiheina, vaan aaltoina, jotka vaihtelevat ihmisestä toiseen). Työnantajalle palvelu on helppo hallinnoida: se on etu, joka otetaan käyttöön pahimman tapahtuessa, eikä ohjelma, joka vaatii jatkuvaa ylläpitoa ympäri vuoden.
Mitä HR:n tulisi vaatia palveluntarjoajalta?
Neljää asiaa tässä järjestyksessä. Ensin tietoturva: palvelussa käsitellään kuolintodistuksia sekä perhe- ja taloustietoja — vaadi siis riippumattomasti auditoitua tietoturvaa (ISO 27001), EU-tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista tietojen käsittelyä EU-alueella sekä selkeää vastausta siihen, käytetäänkö työntekijöiden tietoja koskaan tekoälymallien kouluttamiseen (vastauksen on oltava ei). Toiseksi sääntelyn noudattaminen: EU:n tekoälyasetus vaatii läpinäkyvyyttä siitä, milloin käyttäjät asioivat tekoälyn kanssa — palveluntarjoaja, joka täyttää nämä vaatimukset, sanoo sen suoraan eikä vain viittaa epämääräisesti ”vastuulliseen tekoälyyn”. Kolmanneksi ohjaus ihmiselle: suru vaatii joskus ammattilaisia, ja palvelun on tunnistettava rajansa ja ohjattava käyttäjä oikeille ihmisille — sekä omille neuvonantajilleen että tarvittaessa terveydenhuoltoon. Neljänneksi paikallinen asiantuntemus: kuolemaan liittyvät asiat ovat maakohtaisia — Ruotsin bouppteckning ei ole Tanskan skifteret eikä Alankomaiden erfrecht — joten yleinen maailmanlaajuinen työkalu tuottaa työntekijälle pettymyksen juuri silloin, kun tarkkuudella on eniten merkitystä. Luottamuksellisuus viimeistelee kokonaisuuden: työnantajan pitäisi voida nähdä, että etua käytetään ja arvostetaan, mutta ei koskaan sitä, mitä yksittäinen työntekijä parhaillaan käy läpi. Tämä yhdistelmä — käytännöllinen tekoäly, ihmisen antama tuki, auditoitu tietoturva ja maakohtainen tarkkuus — on juuri sitä, mitä Solace Care tarjoaa työnantajille ja vakuutusyhtiöille Pohjoismaissa ja Alankomaissa.
Usein kysytyt kysymykset
Eikö työntekijöiden tukiohjelmamme (EAP) riitä?
Tukiohjelmat tarjoavat yleensä keskusteluapua — mikä on arvokasta, mutta ne eivät yleensä auta kuolemantapauksen jälkeisissä käytännön asioissa, jotka ovat monelle läheisensä menettäneelle työntekijälle raskas arkinen taakka. Nämä kaksi täydentävät toisiaan.
Sopiiko tekoäly niinkin inhimilliseen asiaan kuin suruun?
Paperitöihin, määräaikoihin ja käytännön kysymyksiin — kyllä, todistetusti. Emotionaalisella puolella tekoälyn rooli on olla saatavilla ja ohjata eteenpäin, ei koskaan korvata inhimillistä kohtaamista. Hyvä palvelu tekee tämän rajan selväksi.
Miten työntekijät yleensä saavat palvelun käyttöönsä?
Yleensä yrityksen maksamana etuna, jonka työntekijä ottaa käyttöön menetyksen jälkeen — joko suoraan työnantajan kautta tai osana ryhmähenki- tai eläkevakuutusta. Käyttöönoton ei tulisi vaatia asiointia esihenkilön kautta.
Haluatko tarjota työntekijöillesi todellista tukea silloin, kun sillä on eniten merkitystä? Katso Solace Care työnantajille tai lue lisää oppaita.
Menetyksen kokeneet työntekijät voivat myös aloittaa suoraan Solace Care -sovelluksessa.
