Kun työntekijä menettää läheisensä, hän tuo mukanaan töihin kaksi työtä: oman työnsä ja surun keskellä odottavan maksuttoman urakan kuolinpesän selvittämisestä. Tämä tarkoittaa keskimäärin yli 400 tuntia paperitöitä noin 40 eri viraston ja tahon kanssa useiden kuukausien ajan. Useimmilla työpaikoilla tilanteeseen vastataan kukilla, muutaman päivän vapaalla ja hyvillä aikeilla. Sen jälkeen työntekijä jää yksin selvitysten kanssa keskellä työpäivää, sillä pankit ja viranomaiset vastaavat vain virka-aikana. Siksi surutuki on nousemassa omaksi tärkeäksi työsuhde-edukseen – ja siksi tekoälypohjaiset palvelut ovat käytännöllinen tapa kaikenkokoisille työnantajille tarjota aitoa apua. Tässä oppaassa käsitellään, mitä suru maksaa työpaikalle, mitä tekoälypohjainen surutuki käytännössä tekee ja mitä HR-osaston tulisi vaatia palveluntarjoajalta.
Mitä läheisen menetys todella maksaa työpaikalle?
Paljon enemmän kuin vain vapaapäivien verran. Suru vaikuttaa keskittymiskykyyn, uneen ja päätöksentekoon kuukausia virallisen vapaan päättymisen jälkeen. Paperisota on suuri ja usein aliarvioitu osa tätä kuormitusta: perunkirjoitukset, vakuutushakemukset, tilien sulkemiset ja viranomaisten määräajat on lähes poikkeuksetta hoidettava toimistoaikoina. Tämä johtaa töissä oloon vajaatehoisena (presenteeism), suunnittelemattomiin poissaoloihin ja pahimmillaan irtisanoutumisiin. Kokenut työntekijä puoliteholla puolen vuoden ajan on todellinen kustannus, samoin kuin uuden rekrytoiminen lähtevän tilalle. Suru koskettaa myös laajasti: työntekijät menettävät vanhempiaan, kumppaneitaan ja raskaimmissa tapauksissa lapsiaan, ja kaikki seuraavat, miten työnantaja reagoi ensimmäiseen tilanteeseen. Odotukset ovat muuttumassa: vakuutusalalla 89 % vakuutuksenottajista odottaa kokonaisvaltaista tukea pelkän korvaussumman sijaan, kun taas vain 28 % eurooppalaisista vakuutusyhtiöistä tarjoaa surutukea. Sama odotusten kuilu on siirtymässä työsuhteisiin.
Mitä tekoälypohjainen surutuki käytännössä tekee?
Sen ydin on käytännönläheinen apu: palvelu kartoittaa työntekijän tilanteen (maa, perhemuoto, varallisuus, vakuutukset) ja muuttaa 40 viraston sokkelon selkeäksi, ohjatuksi suunnitelmaksi, jossa seurataan määräaikoja, luodaan kirjeluonnoksia ja säilytetään asiakirjat yhdessä turvallisessa paikassa. Tekoäly tekee tästä palvelusta edullisen ja helposti saatavilla olevan ympäri vuorokauden. Työntekijä saa vastauksia kello 22.30, kun huoli paperitöistä on suurimmillaan, eikä vain perinteisen työterveyden tai neuvonnan puhelinaikoina. Hyvät palvelut yhdistävät automaation ja ihmisen tuen – asiantuntijat auttavat tilanteissa, jotka vaativat hienovaraista harkintaa – sekä surun käsittelyyn tarkoitetun sisällön, joka kunnioittaa surun todellista luonnetta (se ei etene kaavamaisissa vaiheissa, vaan aaltoina, jotka ovat jokaisella erilaisia). Työnantajalle palvelu on vaivaton hallinnoida: se on etu, joka otetaan käyttöön silloin, kun pahin tapahtuu, eikä se vaadi jatkuvaa ylläpitoa ympäri vuoden.
Mitä HR-osaston tulisi vaatia palveluntarjoajalta?
Neljää asiaa tässä järjestyksessä. Ensimmäisenä turvallisuus: palvelussa käsitellään kuolintodistuksia, perhetietoja ja taloudellisia tietoja. Vaadi siksi riippumattomasti auditoitua tietoturvaa (ISO 27001), EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaista tietojenkäsittelyä sekä selkeää vastausta siihen, käytetäänkö työntekijöiden tietoja tekoälymallien kouluttamiseen (vastauksen on oltava ei). Toisena sääntöjenmukaisuus: EU:n tekoälyasetus vaatii läpinäkyvyyttä siitä, milloin käyttäjä asioi tekoälyn kanssa. Vastuullinen tarjoaja kertoo tämän selkeästi eikä vain puhu yleisesti ”vastuullisesta tekoälystä”. Kolmantena ihmisavun saatavuus: suru vaatii toisinaan ammattilaisen tukea. Palvelun on tunnistettava rajansa ja ohjattava käyttäjä oikeiden ihmisten puoleen – sekä omien neuvonantajiensa että tarvittaessa terveydenhuollon pariin. Neljänneksi paikallinen tuntemus: kuolemaan liittyvät käytännöt ovat maakohtaisia – Ruotsin bouppteckning ei ole sama kuin Tanskan skifteret tai Alankomaiden erfrecht. Yleisluonteinen kansainvälinen työkalu tuottaa työntekijälle pettymyksen juuri silloin, kun tarkkuus on kaikkein tärkeintä. Luottamuksellisuus viimeistelee kokonaisuuden: työnantajan tulisi nähdä, että etua käytetään ja arvostetaan, mutta ei koskaan sitä, mitä yksittäinen työntekijä parhaillaan käy läpi. Tämä yhdistelmä – käytännöllinen tekoäly, ihmisen tuki, auditoitu turvallisuus ja maakohtainen tarkkuus – on juuri sitä, mitä Solace Care tarjoaa työnantajille ja vakuutusyhtiöille Pohjoismaissa ja Alankomaissa.
Usein kysytyt kysymykset
Eikö nykyinen työterveytemme tai tukiportaali riitä?
Työterveys ja kriisituki tarjoavat yleensä keskusteluapua. Se on arvokasta, mutta se ei auta siinä 400 tunnin paperityössä, joka on monelle surevalle se arjen raskain taakka. Nämä kaksi tukevat toisiaan.
Sopiiko tekoäly näin inhimilliseen asiaan kuin suruun?
Paperitöiden, määräaikojen ja käytännön kysymysten hoitamiseen – kyllä, ehdottomasti. Emotionaalisella puolella tekoälyn rooli on olla saatavilla ja ohjata eteenpäin, ei koskaan korvata ihmisen antamaa välittämistä. Hyvä palvelu tekee tämän rajan selväksi.
Miten työntekijät yleensä saavat palvelun käyttöönsä?
Yleensä yrityksen maksamana etuna, jonka työntekijä aktivoi menetyksen kohdatessa – joko suoraan työnantajan kautta tai osana ryhmähenki- tai eläkevakuutusta. Aktivoinnin ei pitäisi vaatia erillistä lupaa esihenkilöltä.
Haluatko tarjota työntekijöillesi aitoa tukea silloin, kun sitä eniten tarvitaan? Tutustu Solace Careen työnantajille tai lue lisää oppaita.
Työntekijät, jotka kohtaavat menetyksen juuri nyt, voivat myös aloittaa suoraan Solace Care -sovelluksessa.
