Gäller Sverige: regler, myndigheter och belopp i guiden avser svenska förhållanden.
Vad gör du som chef när en medarbetare har förlorat någon?
En medarbetare ringer och säger att en förälder, partner eller ett barn har dött. Det kan vara ett av de svåraste samtal en chef får, och många känner sig oförberedda. Det finns sällan en HR-mall som täcker det, och vad företagshälsovården kan bidra med beror på ert avtal. Och du ska ändå göra rätt, från första minuten.
Den här guiden går igenom vad som faktiskt hjälper en sörjande medarbetare — och vad du som chef ska undvika. Den bygger på arbetslivsforskning, kollektivavtalens regler och vad svenska sorgexperter rekommenderar.
Enligt Statistiska centralbyrån avlider omkring 90 000 personer per år i Sverige. Sannolikheten att en av dina medarbetare förlorar en närstående under sin tid hos er är hög — och oftare än en gång under ett yrkesliv. Att ha en plan är inte överflödigt. Det är en del av jobbet.
Finns det en tjänst som hjälper dig planera inför livets slut?
Solace Care är en svensk digital tjänst som hjälper dig och din familj att planera inför livets slut. Du samlar viktiga dokument och önskemål i ett säkert valv, och dina närmaste får en personlig checklista och stöd från experter för det praktiska efter ett dödsfall. Många får tillgång via sitt försäkringsbolag eller sin arbetsgivare, och du kan också skapa ett eget Solace Care-konto.
Det första samtalet — vad säger du?
Det första du säger kan påverka hur medarbetaren minns stödet från sin chef. Det är ingen liten sak.
Gör så här:
Säg högt att du beklagar. Använd ordet "dog" eller "har dött" — inte "gick bort" om det känns distanserat. Spegla det ord medarbetaren själv använder.
Fråga inte om detaljer. Personen ringer inte för att berätta — personen ringer för att meddela.
Säg tydligt: "Du behöver inte tänka på jobbet nu." Det enkla beskedet kan vara en stor lättnad i det ögonblicket.
Bekräfta att du hör av dig om några dagar — inte för att kräva ett svar, utan för att visa att du finns kvar.
Undvik:
Frågor om hur länge personen behöver vara hemma. Det vet de inte själva.
Uppmaningar om "att höra av sig när det känns bättre" — det lägger ansvaret på fel person.
Att bara luta sig mot allmänna fraser. En del uppskattar "jag kan inte föreställa mig hur du har det", andra upplever att det skapar avstånd. Lyssna in personen och lägg gärna till något konkret, som "men jag finns här".
Håll samtalet kort. Fem minuter räcker. Det viktigaste är inte vad du säger, utan att du svarade och tog det på allvar.
Vilka rättigheter till ledighet har medarbetaren?
Lagen (1998:209) om rätt till ledighet av trängande familjeskäl ger rätt till ledighet bara när trängande familjeskäl som har samband med sjukdom eller olycksfall gör medarbetarens omedelbara närvaro absolut nödvändig — till exempel när en närstående plötsligt blir svårt sjuk eller skadas. Lagen ger ingen allmän rätt till ledighet vid ett dödsfall, en begravning eller för att ordna med dödsboet, och ledigheten är inte betald enligt lagen. Ledighet vid dödsfall och begravning, och om den är betald, styrs i stället av kollektivavtal, företagets egna regler eller överenskommelse.
Exempel på vad kollektivavtal kan innehålla (kontrollera vad som gäller i ert avtal):
Betald permission någon eller några dagar vid dödsfall av närmast anhörig (förälder, partner, barn, syskon)
Ibland permission vid begravning av mer avlägsna släktingar (far-/morförälder, svärförälder)
Utöver permissionen: semester, tjänstledighet eller flexibla lösningar enligt överenskommelse — eller sjukskrivning om sorgen gör att medarbetaren inte kan arbeta
Antalet dagar och vem som räknas som nära anhörig varierar mellan avtalen, så fråga HR eller facket vad som gäller hos er. Du som chef har ofta mandat att ge mer. Vissa företag har en intern sorgepolicy, till exempel med en veckas betald ledighet utan att det behöver motiveras formellt. Om ni inte har en sådan policy, be HR att ta fram en.
Vid grav sorgreaktion är sjukskrivning det rätta verktyget. Läkaren skriver intyget — inte du. Men du kan signalera att du ser personen, inte bara frånvaron.
Vad händer veckan efter dödsfallet?
Sorgen är inte linjär. Första veckan är ofta präglad av praktiskt arbete: begravningsbyrå, dödsboanmälan, samtal med banker och myndigheter. Bouppteckningen ska enligt Skatteverket lämnas in inom fyra månader från dödsfallet. Din medarbetare kan vara uppslukad av detta, med många kontakter med myndigheter, banker och försäkringsbolag.
Som chef:
Skicka ett kort sms efter tre–fyra dagar. Inte för att fråga om återkomst — för att visa att du tänker på personen. "Vi tänker på dig. Inget behöver besvaras."
Ta hand om jobbet. Omfördela uppgifter utan att fråga medarbetaren om prioritering. Det enda värre än att vara borta från jobbet under en sorg är att vara borta och känna skuld.
Informera teamet. Fråga medarbetaren vad hen vill att kollegorna ska få veta. Vissa vill ha allt öppet, andra vill ha absolut minimalt. Respektera det.
Om det har gått bara några dagar och du känner att du behöver kontakta medarbetaren för ett arbetsrelaterat skäl — gör det inte. Nästan allt kan vänta en vecka.
Hur planerar ni återgången till jobbet?
Återgången är en process, inte en dag. Enligt 1177 är det första året efter ett dödsfall ofta det svåraste, och sorgen kan komma i vågor långt efter att omgivningen tror att man "har gått vidare". I praktiken upplever många sörjande att de första veckorna tillbaka på jobbet är tyngre än själva återkomstdagen — då omgivningens uppmärksamhet avtar medan sorgen fortfarande pågår.
Praktiska steg:
Ha ett planeringssamtal innan återkomsten. 30 minuter räcker. Fråga vad personen själv vill: full dag direkt, halvdagar första veckan, arbete hemifrån, eller något annat.
Minska kognitiv belastning första månaden. Avlasta sådant som kräver koncentration eller emotionell närvaro — kundsamtal, förhandlingar, personalärenden.
Ge tillåtelse att gå tidigt vissa dagar. Sorgvågor kommer oväntat. En tydlig signal om att "det är okej att lämna mitt i dagen" är mer värdefull än någon formell flextid.
Följ upp, till exempel efter 30 dagar, 90 dagar och 6 månader. För många blir det tyngre när omgivningen har slutat fråga, och det kan ske månader efter dödsfallet.
Om medarbetaren har barn som också sörjer är flexibilitet med skoltider, läkarbesök och hämtning/lämning avgörande. Många ensamstående föräldrar i sorg klarar sig genom första året bara tack vare en chef som sa: "Gör det du behöver."
Vad kan företagshälsovården hjälpa med — och inte?
Företagshälsovården (FHV) kan ha en roll, men vad den erbjuder beror på avtalet med er leverantör. Ofta ligger fokus på arbetsrelaterade frågor som stress, ergonomi och återgång i arbete efter sjukskrivning, snarare än på långvarig sorgbearbetning.
Ofta ingår ett begränsat antal samtal med kurator eller psykolog, så kontrollera vad ert avtal omfattar. Det kan ge stöd i ett akut skede men räcker sällan vid komplicerad sorg. WHO:s ICD-11 klassificerar prolonged grief disorder (förlängd sorg) som ett eget tillstånd. En mindre andel sörjande utvecklar denna form, som kan behöva behandling inom primärvården eller specialiserad vård och inte enbart genom företagshälsovården.
Så kompletterar du FHV:
Peka på Mind (självhjälpsguider och stödlinjer) och Randiga Huset för stöd till barn och unga.
Erbjud rådgivning om dödsboadministration genom en extern part. När en familj får praktisk hjälp med papperen frigörs tid och kognitiv kapacitet som annars går åt till administration.
Om ni har tjänstepensionsförsäkring, kolla om den inkluderar efterlevandestöd. Det är inte alltid medarbetarna känner till det.
Solace Care arbetar med svenska försäkringsbolag och arbetsgivare för att ge familjer hjälp med både den praktiska administrationen och det emotionella stödet. Om ert företag inte har det i förmånspaketet idag är det en relativt enkel sak att lägga till.
Hur förebygger ni att nästa gång blir lika kaotisk?
Många chefer lär sig sorghantering först när det händer. Det behöver inte vara så.
Tre saker att göra nu — innan någon behöver dem:
Skriv en intern sorgepolicy. En sida. Vad gäller för betald ledighet, flexibilitet, kontakt under frånvaron, återkomstplanering. Dela den på intranätet.
Utbilda cheferna. Till exempel en kortare workshop om hur man för det första samtalet, gärna med stöd av företagshälsovården eller HR.
Ha ett förmåns- och resurspaket klart. Länkar till FHV-kontakter, 1177 Vårdguiden, Mind för psykisk ohälsa, SPES (020–18 18 00, kvällstid) för efterlevande vid suicid, och en extern partner för dödsboadministration.
Det är sällan de exakta orden som stannar kvar, utan känslan av att bli sedd och tagen på allvar. En välstöttande arbetsgivare minskar risken för långtidssjukskrivning, komplicerad sorg och att personen söker sig vidare. Det är både mänskligt och ekonomiskt det rätta.
Fler vanliga frågor
Kan arbetsgivare erbjuda stöd till anställda som förlorat en närstående utan att det kostar för mycket?
Ja. Det mesta handlar om bemötande och flexibilitet: tydlig information om ledighet, en plan för återgång och möjlighet till anpassade arbetsuppgifter. Företagshälsovården kan erbjuda samtalsstöd. Som förmån kan arbetsgivare erbjuda Solace Care, en digital tjänst som hjälper medarbetaren med det praktiska efter dödsfallet, från bouppteckning till avslut av abonnemang, så att mindre tid och kraft går åt till administration. Läs mer på vår sida för arbetsgivare.
Vill du ha hjälp med det praktiska?
Solace Care visar dig steg för steg vad som behöver göras, och samlar dokument, tidsfrister och uppgifter på ett ställe.
