Når en medarbeider mister noen, kan du som leder avklare det som gjelder jobben: hvem som overtar oppgaver, hvordan dere holder kontakt, og hvilke tilpasninger som kan hjelpe. Du skal ikke forklare sorgen eller bestemme når den er over. Denne guiden gir norske ledere et samtaleopplegg og dokumenter til praktisk støtte, uten å erstatte arbeidsavtaler eller helsefaglige vurderinger.
Last ned samtaleguide og arbeidsmaler
Samtaleguide for ledere — norsk, PDF, 2 sider: forslag til spørsmål og formuleringer.
Sjekkliste for retur til arbeid — engelsk, PDF, 2 sider: en felles plan dere kan fylle ut på norsk.
Redigerbar mal for rutiner ved dødsfall — engelsk, Word: utgangspunkt for HRs lokale tilpasning og godkjenning.
Du trenger ingen konto for å bruke materialene. Malen er ikke en ferdig norsk personalregel og gir ikke automatisk rett til et bestemt antall betalte fridager.
Hva sier du når medarbeideren forteller om dødsfallet?
Prøv: “Jeg kondolerer. Vil du snakke nå, eller passer det bedre senere?” Gi rom for stillhet. Medarbeideren trenger ikke fortelle detaljer om tapet. Tilby konkret avlastning, for eksempel å finne en annen til neste vakt eller møte, og bekreft hva du faktisk har ordnet.
Avtal hvem som tar kontakt, hvilken kanal dere bruker og når det passer å følge opp. Spør hva kollegene skal få vite. Ikke gjør den ansatte ansvarlig for å holde hele teamet oppdatert eller for å organisere all dekning mens vedkommende er borte.
Kontroller permisjon og lønn før du lover dager
Velferdspermisjon ved dødsfall og begravelse må vurderes etter tariffavtale, arbeidsavtale og virksomhetens regler. Altinn forklarer lønnet og ulønnet permisjon. Be HR bekrefte hvilke vilkår som gjelder hos dere, og bruk vår egen guide til sorgpermisjon i Norge for permisjonsspørsmål. Sykefravær og vurdering av arbeidsevne er egne prosesser; lederen skal ikke stille diagnose.
Gjør returen konkret og mulig å endre
Fyll ut planen sammen. Den bør beskrive kontaktperson og neste samtale, mulig oppstart, arbeidstid og pauser, prioriterte oppgaver, hvem som dekker annet arbeid, og hva teamet får vite. Skriv også varighet og hvem som avklarer eventuelle konsekvenser for lønn. Unngå unødvendige helse- og familieopplysninger.
Eksempel: En medarbeider ønsker å jobbe, men synes uforutsigbare kundetelefoner er krevende. Undersøk om en kollega kan dekke telefonen midlertidig, mens medarbeideren gjør avtalte oppgaver. Sett et tidspunkt for å vurdere løsningen sammen. Det er et mulig tiltak, ikke en standard som alle skal følge.
Arbeidstilsynets veiledning om tilrettelegging er et utgangspunkt for arbeidsplassens ansvar. Ved spørsmål om helse og arbeidsevne bør dere bruke relevant helsefaglig støtte og etablerte rutiner.
Hvordan lager dere en lokal rutine fra policy-malen?
Fyll inn virksomhet, ansvarlig person, hvem rutinen gjelder for, permisjon og lønn, kontakt under fravær, støtte som faktisk er tilgjengelig, og dato for godkjenning og revisjon. HR kontrollerer lov, tariffavtale og kontrakt. Uutfylte felt er ikke lovede ytelser. Avklar hvem som kan lese og oppbevare arbeidsavtalene dere lager; en praktisk plan skal ikke bli en medisinsk journal.
Må sorgen være over før medarbeideren kommer tilbake?
Nei. Arbeid kan gi struktur for noen, mens andre trenger andre løsninger. Retur sier ikke hvor sterkt noen sørger. Avtal realistiske rammer og følg opp på en måte personen ønsker. Les også medarbeiderperspektivet i sorg på jobb.
Hva om medarbeideren ikke vil snakke om tapet?
Respekter det. Dere kan fortsatt avtale arbeid, kontakt og nødvendig fraværsinformasjon. Spør heller hva som kan gjøre jobben mer håndterlig. Unngå krav om å dele følelser eller delta i et bestemt støttetilbud.
Vil dere undersøke støtte for arbeidsplassen? Snakk med Solace om virksomhetens behov. Bekreft hva som er tilgjengelig før det tas inn i en personalordning. For egne praktiske behov kan du se muligheten for å opprette en Solace-konto; guider og nedlastinger er tilgjengelige uten registrering.
