Personvernregler for appbrukere

1. Innledning til personvernerklæringen vår

Solace AB (559519-7079), et selskap registrert i Sverige med registrert adresse Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Sverige («Solace», «vi», «vår» eller «oss»), er forpliktet til å beskytte og respektere personvernet ditt.

Solace AB er behandlingsansvarlig for personopplysningene dine når du oppretter og bruker en Solace-konto, bruker appen vår eller får tilgang til Solace Care-plattformen.

Denne personvernerklæringen forklarer:

• hvorfor og hvordan vi kan bruke personopplysningene vi har samlet inn gjennom interaksjoner du (eller andre) måtte ha med oss som virksomhet, inkludert når du bruker tjenestene våre, besøker og bruker mobilappen vår (Solace), besøker og bruker Solace-nettportalen (for øyeblikket på app.solace.care) (Solace-portalen), eller når du kontakter oss.

• hvem vi deler personopplysningene dine med, og

• rettighetene du har i forbindelse med informasjonen vi bruker.

Vi har en egen personvernerklæring for nettstedet som beskriver hvordan vi behandler personopplysningene dine i forbindelse med nettstedet vårt, solace.care generelt. Vennligst besøk vår personvernerklæring for nettstedet og våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Hvis du er en bruker, ber vi deg lese denne personvernerklæringen nøye for å sikre at du forstår den fullt ut. I denne personvernerklæringen er en «bruker» en person som har en Solace-konto. En «nærstående» er en person som en bruker legger til eller navngir i tjenestene, for eksempel et familiemedlem, en begunstiget eller en slektning som har gått bort. Tjenestene er beregnet på voksne over 18 år.

Denne personvernerklæringen kan endres fra tid til annen, så vennligst se innom her med jevne mellomrom for å forsikre deg om at du er innforstått med eventuelle endringer. For mer informasjon om endringer i personvernerklæringen vår, vennligst se avsnitt 7 (Oppdateringer og endringer).

Behandlingsansvarlig og kontaktperson for personvern:

Behandlingsansvarlig: Solace AB, org.nr. 559519-7079

Registrert adresse: Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Sverige

Generell e-post: support@solace.care

Vi har utnevnt et personvernombud (DPO). Du kan kontakte dem på: privacy@solace.care

Postadresse: DPO, Solace AB, Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm, Sverige

Tilgang gjennom en partner

Du kan ha tilgang til Solace gjennom et forsikringsselskap, en forsikringsformidler, arbeidsgiver, pensjonsleverandør eller en annen partner (en «partner»), for eksempel når Solace er inkludert i forsikringen din. Solace og partneren bestemmer hver for seg over sin egen behandling og er ikke felles behandlingsansvarlige. Personopplysninger overføres mellom Solace og partneren som beskrevet nedenfor.

• Før du registrerer deg, forteller partneren oss at du er kvalifisert for tjenestene. Dette kan inkludere navn, kontaktopplysninger, fødselsnummer og en polise- eller medlemsreferanse. Partneren informerer deg om denne utleveringen. Vi bruker opplysningene utelukkende til å bekrefte at du er kvalifisert og invitere deg til å registrere deg. Avhengig av avtalen vår med partneren, behandler vi disse opplysningene på vegne av partneren eller som en selvstendig behandlingsansvarlig.

• Når du registrerer deg, godtar du våre bruksvilkår, og Solace blir behandlingsansvarlig for kontoen din og innholdet du legger til. Partneren kan ikke se dokumentene, planene, samtalene eller annet innhold du har lagret.

• Vi informerer partneren om og når kontoen din ble aktivert eller slettet, ettersom partneren trenger dette for å administrere og betale for tilgangen din. Vi kan også dele statistikk som ikke identifiserer deg. Hvis forsikringsselskapet tilbyr det, kan du velge å sende informasjon til et forsikringskrav til forsikringsselskapet gjennom tjenestene.

• Hvis tilgangen din gjennom partneren opphører, blir ikke kontoen og innholdet ditt overført til partneren. Du kan fortsette som privatkunde, laste ned innholdet ditt eller slette kontoen din. Opplysninger vi har behandlet på vegne av partneren, slettes eller returneres i henhold til partnerens instruksjoner.

2. Hvordan og hvorfor behandler vi personopplysningene dine?

Når vi bruker begrepet «personopplysninger» i denne personvernerklæringen, mener vi informasjon som identifiserer, relaterer seg til, beskriver, eller på en rimelig måte kan knyttes, direkte eller indirekte, til en enkeltperson. Det inkluderer ikke anonymiserte eller aggregerte opplysninger som ikke med rimelighet kan knyttes til en enkeltperson.

Solace behandler personopplysningene dine for spesifikke formål. Det betyr at vi alltid definerer «hvorfor» vi behandler opplysningene dine. For hvert formål har vi identifisert et rettslig grunnlag.

I dette avsnittet beskriver vi de ulike formålene våre med å behandle personopplysningene dine. For hvert formål oppgir vi følgende informasjon:

• Hvilke personopplysninger som samles inn og behandles.

• Formålene med behandlingen av opplysningene.

• Det rettslige grunnlaget Solace støtter seg på for å behandle disse opplysningene.

Kategorier av personopplysninger

Solace behandler ulike typer personopplysninger om deg, som vi har valgt å kategorisere på følgende måte:

• Identitetsopplysninger (for eksempel for- og etternavn samt fødselsnummer).

• Kontaktopplysninger (for eksempel e-postadresse, telefonnummer og adresse).

• Betalingsopplysninger (for eksempel bank- og kontoopplysninger, kontraktsdetaljer og preferanser som er relevante for kundeforholdet).

• Brukerinformasjon (for eksempel informasjon om relasjonen til en nærstående, geolokasjon og innsikt som er relevant for brukeropplevelsen).

• Enhetsinformasjon (for eksempel IP-adresse og nettleserinnstillinger, digitale identifikatorer, enhetsdata (som type, operativsystem, nettleserversjon, språkinnstillinger) og påloggingsinformasjon).

• Arbeidsrelaterte opplysninger og partneropplysninger (for eksempel arbeidsgiveren din, partneren du har tilgang gjennom, og en polise- eller medlemsreferanse).

• Informasjon om nærstående (for eksempel kontaktperson og navn på barn, fødsels- og dødsdato, fødselsnummer, juridiske, økonomiske og helserelaterte dokumenter samt annen bakgrunn, inkludert kjønn, religion, sivilstatus og yrkeserfaring). Personvernforordningen (GDPR) gjelder generelt ikke for informasjon om personer som har gått bort, men vi beskytter denne informasjonen med akkurat den samme omtanken.

• Særlige kategorier av personopplysninger (sensitive opplysninger) (for eksempel helseopplysninger i dokumenter eller samtaler, eller gravferdsønsker som avslører religiøs overbevisning). Vi behandler slike sensitive opplysninger kun med ditt uttrykkelige samtykke (GDPR art. 9.2.a). Du kan trekke tilbake samtykket ditt når som helst ved å slette informasjonen eller kontakte oss. Vi kan også behandle slike opplysninger der et annet unntak i GDPR art. 9.2 kommer til anvendelse, for eksempel for å fastsette eller forsvare rettskrav (GDPR art. 9.2.f).

Hvis du legger til informasjon om en annen person, ber vi deg gjøre dette bare når du har rett til det og når det er nødvendig for planleggingen din. Vi behandler denne informasjonen basert på vår og din berettigede interesse (GDPR art. 6.1.f) i å hjelpe deg med å planlegge og håndtere praktiske gjøremål rundt livets avslutning.

Hvor henter vi personopplysninger fra?

Informasjon du oppgir til oss

Når du samhandler med Solace på ulike måter, for eksempel ved å sende inn et skjema eller snakke med en av våre rådgivere, oppgir du informasjon direkte til oss. Nøyaktig hvilken informasjon vi mottar, vil avhenge av hva henvendelsen gjelder.

Informasjon vi registrerer om deg

Når du kontakter kundestøtte eller bestiller en samtale med en rådgiver, oppretter vi en sak knyttet til deg. I saken registrerer vi henvendelsen din og hvordan vi håndterer den.

I tillegg til informasjon du aktivt oppgir til oss, gir du oss også informasjon på andre måter, enten bevisst eller ubevisst. Vi bruker for eksempel ulike typer sporingsteknologi på nettstedet vårt, i appen og i e-postene våre for å få statistikk og hjelpe oss med å forbedre tjenestene og tilbudene våre.

Mer informasjon om hvordan nettstedet vårt bruker informasjonskapsler og hvordan du slår dem av, finner du her.

Informasjon vi mottar fra andre kilder

Vi kan hente informasjon om deg fra offentlige registre når vi har behov for å bekrefte eller oppdatere opplysningene dine.

Når vi utfører tjenesten vår, kan vi også samle inn informasjon fra tredjeparter som din partner (se Tilgang gjennom en partner i avsnitt 1), offentlige etater og andre tjenesteleverandører som for eksempel begravelsesbyråer.

Hvis en bruker inviterer deg eller navngir deg som familiemedlem, medplanlegger eller begunstiget, mottar vi navnet ditt og kontaktopplysningene dine fra denne brukeren. Vi kan også motta informasjon om deg fra andre pårørende. Første gang vi kontakter deg, vil vi fortelle deg hvor vi har fått opplysningene dine fra og henvise deg til denne personvernerklæringen.

Vi kan slå sammen personopplysninger samlet inn fra ulike kilder for å sikre at opplysningene våre er korrekte, og for å forbedre tjenestene våre.

2.1 Behandling som er nødvendig for å levere den grunnleggende brukerprofilen

2.1.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn, fødselsnummer og andre personlige identifikatorer

Kontaktopplysninger

• E-postadresse og telefonnummer

Enhetsinformasjon

• IP-adresse, enhetstype og bruksmønstre (hvis aktuelt)

2.1.2 Formålet med behandlingen

Dine identitetsopplysninger behandles for følgende formål:

• For å gi brukere en konto og en personlig tilpasset opplevelse.

• For å administrere brukerregistrering og kontoautentisering.

• For å identifisere deg på en sikker måte, der det er relevant med fødselsnummeret ditt, og for å bekrefte at du er kvalifisert når du får tilgang til Solace gjennom en partner.

Dine kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å kommunisere viktige kontorelaterte oppdateringer.

• For å yte kundestøtte.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å forbedre plattformens funksjonalitet basert på bruksmønster.

• For å ivareta systemsikkerheten.

2.1.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b) for å levere den avtalte tjenesten til deg.

Vi behandler fødselsnummeret ditt bare der det er klart begrunnet for sikker identifisering (GDPR art. 87 og, i Sverige, kapittel 3, paragraf 10 i den svenske dataskyddslagen (2018:218)).

2.2 Behandling som er nødvendig for å tilby Framtidsplanering

2.2.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn og eventuelle personlige identifikatorer knyttet til opplastede dokumenter

Kontaktopplysninger

• E-post eller telefonnummer tilknyttet brukerkontoen

Enhetsinformasjon

• Enhetsmetadata knyttet til opplastede dokumenter

Innholdsopplysninger

• Dokumenter, ønsker og notater du legger til, for eksempel testamenter, gravferdsønsker, oversikt over eiendeler og forsikringer, og instruksjoner til dine nærstående. Dette innholdet kan inkludere informasjon om nærstående og sensitive personopplysninger.

2.2.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å knytte dokumenter for framtidsplanering til riktig konto.

• For å muliggjøre sikker kommunikasjon om framtidsplaneringen.

• For å lagre innholdet ditt trygt og gjøre det tilgjengelig for deg og de nærstående du velger, i samsvar med instruksjonene dine.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å sikre trygg opplasting av og tilgang til dokumenter for framtidsplanering.

2.2.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b).

Vi støtter oss også på vår berettigede interesse (GDPR art. 6.1.f) for å la brukere administrere og dele sin framtidsplanering på en trygg måte.

2.3 Behandling som er nødvendig for å tilby Støtte ved dødsfall

2.3.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Brukernavn (hvis knyttet til progresjon i sjekklisten)

Enhetsinformasjon

• Bruksdata og interaksjoner med sjekklisten

Informasjon om dødsfallet

• Informasjon du legger til om personen som har gått bort og dødsboet, for eksempel navn, dødsdato, din relasjon, dokumenter knyttet til boet eller forsikringer, samt kontaktopplysninger til andre arvinger.

2.3.2 Formålet med behandlingen

Dine identitetsopplysninger behandles for følgende formål:

• For å identifisere brukerens progresjon i sjekklisten.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å spore brukerens interaksjon med sjekklisten.

• For å kunne gi relevante anbefalinger og forbedringer.

2.3.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b).

2.4 Behandling som er nødvendig for å tilby AI-chatstøtte

2.4.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn (hvis knyttet til chat-kontoen)

Kontaktopplysninger

• E-post (hvis knyttet til chat-tjenesten)

Enhetsinformasjon

• Chat-innhold du skriver inn, som kan inkludere informasjon om nærstående eller sensitive personopplysninger, metadata om interaksjonen og enhetsidentifikatorer

2.4.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å knytte chat-interaksjoner til kontoen din.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å gi AI-assistert veiledning og svar.

• For å forbedre AI-funksjoner og gi personlige anbefalinger. Vi bruker ikke chat-innholdet ditt til å trene opp tredjeparts AI-modeller.

• For å sikre kvalitetskontroll og løse støttesaker.

2.4.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b).

Chatten viser tydelig at du samhandler med en AI (EUs AI-forordning, forordning (EU) 2024/1689, art. 50). AI-leverandører behandler samtalene på våre vegne med de sikkerhetstiltakene som er beskrevet i avsnitt 2.13.4.

2.5 Behandling som er nødvendig for å tilby familiedeling

2.5.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navnet på brukeren og inviterte familiemedlemmer

Kontaktopplysninger

• E-postadresser til brukere og familiemedlemmer

Enhetsinformasjon

• Logger over interaksjon og tilgang

2.5.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å la brukere dele tilgang til plattformen med familiemedlemmer.

• For å muliggjøre felles opplasting og redigering av personopplysninger.

• For å varsle familiemedlemmer om delt innhold og oppdateringer.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å loggføre og overvåke tilgang til delte data av sikkerhetshensyn.

2.5.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b).

Når det gjelder opplysningene til familiemedlemmer du inviterer, støtter vi oss på en berettiget interesse (GDPR art. 6.1.f) i å la deg dele tilgang med dem. Du bestemmer selv hva du vil dele, og kan trekke tilbake tilgangen når som helst.

2.6 Behandling som er nødvendig for å oppgi kontaktopplysninger til begunstigede

2.6.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn på begunstigede

Kontaktopplysninger

• E-postadresser til begunstigede

2.6.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å utpeke begunstigede som kan få tilgang til framtidsplaneringen etter brukerens bortgang.

• For å legge til rette for sikker kommunikasjon med de begunstigede.

• For å verifisere et dødsfall, for eksempel med en dødsattest, før vi gir de begunstigede tilgang.

2.6.3 Rettslig grunnlag

For dine egne opplysninger er det rettslige grunnlaget oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b).

For opplysninger om begunstigede støtter vi oss på en berettiget interesse (GDPR art. 6.1.f) i å la deg bestemme hvem som skal få tilgang til opplysningene i din framtidsplanering.

2.7 Behandling som er nødvendig for tjenestekommunikasjon

2.7.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn

Kontaktopplysninger

• E-postadresse, telefonnummer

Enhetsinformasjon

• Enhetsidentifikatorer for varslinger

2.7.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å kontakte brukere angående oppdateringer av tjenesten, vedlikehold eller sikkerhetsvarsler. Disse meldingene er nødvendige for å kunne bruke tjenesten.

• For å legge til rette for kundeservice, varsle brukere om endringer og gi relevant informasjon om kontoer og tjenester.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å sende varsler til den siste telefonen du brukte til å logge på tjenesten.

2.7.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er oppfyllelse av en avtale (GDPR art. 6.1.b).

2.8 Behandling som er nødvendig for å evaluere og forbedre tjenesten vår, samt utføre forskning

2.8.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn (hvis knyttet til bruksdata)

Kontaktopplysninger

• E-postadresse (hvis knyttet til deltakelse i forskning/undersøkelser)

Enhetsinformasjon

• Bruksdata, interaksjonslogger, enhetsmetadata og, dersom du har godtatt informasjonskapsler for analyse, øktanalyse

2.8.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å koble bruksmønster til kontoinformasjon.

• For å invitere utvalgte brukere til å delta i undersøkelser eller forskning.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å analysere brukeratferd og interaksjoner.

• For å tilpasse brukeropplevelser, innholdsanbefalinger og preferanser.

• For å forbedre tjenestene våre og utføre forskning.

2.8.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er berettiget interesse (GDPR art. 6.1.f) i å forbedre tjenester og forskning. Dersom analyse krever lagring eller lesing av informasjon på enheten din, ber vi om samtykke først (e-privacy-direktivet 2002/58/EF art. 5.3 og, i Sverige, kapittel 9, paragraf 28 i lagen om elektronisk kommunikation (2022:482)).

2.9 Behandling som er nødvendig for markedsføring av tjenester og produkter

2.9.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn

Kontaktopplysninger

• E-post, telefonnummer og andre kommunikasjonskanaler du har samtykket til

Enhetsinformasjon

• Enhetsidentifikatorer for markedsføringsvarsler, data fra informasjonskapsler

2.9.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets- og kontaktopplysninger behandles for følgende formål:

• For å sende nyhetsbrev, oppdateringer, spesialtilbud og relevant markedsføring om tjenester, funksjoner, tilbud og arrangementer der det er gitt samtykke.

• For å informere deg om våre produkter eller tjenester via varslinger eller e-post.

• For å sende deg markedsføring på e-post og nyhetsbrev (du kan melde deg av e-postlister når som helst).

• Vi kan sende slike meldinger gjennom alle tilgjengelige kontaktveier vi har (f.eks. telefon, SMS eller e-post) eller direkte i tjenestene.

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å levere markedsføringsvarsler på den aktuelle enheten.

• Hvis du har takket ja til informasjonskapsler for markedsføring, behandles disse dataene for å vise deg målrettet reklame og måle effekten av markedsføringskampanjene våre.

2.9.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget er ditt samtykke (GDPR art. 6.1.a). For e-postmarkedsføring til eksisterende brukere om våre egne lignende tjenester, kan vi i stedet støtte oss på berettiget interesse (GDPR art. 6.1.f) der markedsføringsloven tillater det (i Sverige, paragraf 19 i marknadsföringslagen (2008:486)). Hvis du har tilgang til Solace gjennom en partner, sender vi deg kun markedsføring dersom du har samtykket til det. Partneren bestemmer ikke over dette, og samtykket ditt forblir gyldig etter at tilgangen gjennom partneren avsluttes, helt til du trekker det tilbake.

Du har når som helst rett til å trekke tilbake samtykket ditt (melde deg av) for all markedsføringskommunikasjon. Du kan melde deg av (f.eks. e-post) ved å bruke avmeldingslenken som finnes i hvert nyhetsbrev eller i hver kommersielle melding du mottar fra oss, eller ved å følge instruksjonene i meldingen ved elektronisk direkte markedsføring, eller ved å kontakte privacy@solace.care.

2.10 Behandling som er nødvendig for sporing i appen og optimalisering av annonsekampanjer

2.10.1 Kategorier av personopplysninger

Enhetsinformasjon

• App-hendelser (installasjon, registrering, kontoaktivering)

• Mobilidentifikatorer (IDFA, Google Play Services ID)

• Pseudonymiserte IP-adresser

2.10.2 Formålet med behandlingen

Din enhetsinformasjon behandles for følgende formål:

• For å forstå hvordan brukere samhandler med applikasjonene våre.

• For å måle effekten av og optimalisere annonsekampanjene våre.

2.10.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse (GDPR art. 6.1.f) i å måle og forbedre rekkevidden til tjenestene våre. Hvis loven krever samtykke for å lagre eller lese informasjon på enheten din, for eksempel identifikatorer for mobilannonsering, ber vi om dette først. Vi deler aldri informasjon om tapet ditt, helsen din eller innholdet på kontoen din med annonseplattformer.

Du kan når som helst motsette deg denne behandlingen (se avsnitt 5).

Brukere kan når som helst velge dette bort via enhetsinnstillingene (App Tracking Transparency på iOS og personlig tilpasning av annonser på Android).

2.11 Behandling som er nødvendig for overholdelse av rettslige forpliktelser

2.11.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn, identifikatorer knyttet til rettslige forespørsler

Kontaktopplysninger

• E-post, telefonnummer

Betalingsopplysninger

• Transaksjonsredegjørelser, dersom relevant

Enhetsinformasjon

• Tilgangslogger, metadata

2.11.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets-, kontakt-, betalings- og enhetsopplysninger kan behandles for følgende formål:

• For å overholde rettslige forpliktelser og henvendelser fra tilsynsmyndigheter.

• For å håndheve avtaler og svare på offisielle forespørsler.

2.11.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår rettslige forpliktelse (GDPR art. 6.1.c).

2.12 Behandling som er nødvendig for sikkerhet og forebygging av svindel

2.12.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navn, identifikatorer knyttet til kontoer

Kontaktopplysninger

• E-post, telefonnummer

Betalingsopplysninger

• Transaksjons- og kontoopplysninger for svindeldeteksjon

Enhetsinformasjon

• IP-adresser, enhetsmetadata, påloggingsforsøk og sikkerhetslogger

2.12.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets-, kontakt-, betalings- og enhetsopplysninger behandles for følgende formål:

• For å overvåke og forhindre sikkerhetstrusler, svindel og misbruk.

• For å sikre plattformens integritet og beskytte brukerkontoer og data.

2.12.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse (GDPR art. 6.1.f) i å sikre plattformen og forhindre uautorisert tilgang.

2.13 Behandling som involverer interne verktøy for kunstig intelligens

Medarbeidere i Solace bruker AI-verktøy for å støtte interne forretningsprosesser knyttet til levering og forbedring av tjenestene våre. Disse verktøyene hjelper personalet med saksbehandling, tjenesteytelse, kvalitetssikring og driftseffektivitet. Dette avsnittet gjelder slik intern bruk, og er adskilt fra AI-chatstøtten som er tilgjengelig for medlemmer (se avsnitt 2.4).

2.13.1 Kategorier av personopplysninger

Identitetsopplysninger

• Navnet ditt og kontoidene dine, der det er nødvendig for å gi kontekst for saksspesifikk støtte eller analyse

Kontaktopplysninger

• E-postadresse og telefonnummer, der det er inkludert i støtterelatert kommunikasjon eller saksdokumentasjon

Tjenesteopplysninger

• Saksdetaljer, bruksmønster for tjenesten, interaksjonshistorikk og transaksjonsinformasjon. Der det er mulig, blir personopplysninger anonymisert eller pseudonymisert for analyseformål

Enhetsinformasjon

• Metadata om interaksjon og bruksmønster knyttet til kontoen din

2.13.2 Formålet med behandlingen

Dine identitets-, kontakt-, tjeneste- og enhetsopplysninger kan behandles for følgende formål:

• For å hjelpe Solace-medarbeidere med saksbehandling og gi rask, effektiv kundestøtte.

• For å støtte intern analyse og forskning for å forbedre kvaliteten og funksjonene i tjenestene våre.

• For å hjelpe til med å utforme meldinger, dokumentasjon og saksnotater knyttet til kontoen din og din opplevelse av tjenesten.

• For å forbedre den operative effektiviteten i saksbehandling, kvalitetssikring og kundestøtteprosesser.

2.13.3 Rettslig grunnlag

Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er vår berettigede interesse (GDPR art. 6.1.f) i å forbedre tjenestekvaliteten, yte effektiv kundestøtte og opprettholde en god drift. Vi har vurdert det slik at dine interesser og rettigheter ikke går foran denne interessen.

2.13.4 Databehandlere og sikkerhetstiltak

Leverandører av AI-tjenester fungerer som våre databehandlere under databehandleravtaler som inkluderer:

• Behandling utelukkende etter våre skriftlige instruksjoner

• EUs standardkontrakter (SCC) eller en annen gyldig overføringsmekanisme, for eksempel EU-U.S. Data Privacy Framework, der leverandører er etablert utenfor EU/EØS

• Ingen bruk av dine opplysninger til å trene leverandørenes egne AI-modeller

• Ingen lagring av personopplysninger etter endt behandling, eller kun strengt begrenset lagring

• Hensiktsmessige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak

• Regelmessige evalueringer av leverandører

2.13.5 Lagring og sletting

Leverandører av AI-tjenester kan kun lagre personopplysninger så lenge avtalen med oss tillater det, og aldri lenger enn det som er nødvendig for å fullføre oppgaven. Interne logger, saksdokumentasjon og notater generert med AI-assistanse følger de standard lagringsperiodene som gjelder for den aktuelle tjenestekategorien (se lagringstabell i avsnitt 6).

3. Automatiserte avgjørelser

Vi bruker verktøy med kunstig intelligens for å hjelpe medarbeiderne våre med å levere og forbedre tjenestene våre. Disse verktøyene støtter teamet vårt ved å analysere informasjon, foreslå tiltak og generere innhold. AI-verktøy tar imidlertid ikke automatiserte avgjørelser som har rettslige eller tilsvarende betydelige virkninger for deg (GDPR art. 22). Vi bruker ikke AI til å ta beslutninger om forsikringsdekning, prissetting eller forsikringskrav. Alle beslutninger som påvirker kontoen din, tjenester, rettigheter eller kvalifikasjoner, tas eller vurderes av våre medarbeidere. Vi står ansvarlige for alle beslutninger og resultatene av disse.

Dersom bruken av AI i beslutningsprosessene våre skulle endre seg vesentlig i fremtiden, for eksempel hvis AI begynner å ta beslutninger om kontoen din på egen hånd, vil vi oppdatere denne personvernerklæringen og informere deg om endringen.

4. Hvordan vi deler personopplysningene dine

Vi bruker pålitelige tredjepartsleverandører (databehandlere og underdatabehandlere) for å levere, støtte og forbedre Solace-tjenestene. Disse leverandørene kan behandle personopplysningene dine på våre vegne, og kun i samsvar med våre instruksjoner.

De viktigste kategoriene av slike leverandører er:

• Leverandører av skyinfrastruktur og hosting for appen, databasene og lagringen vår.

• Autentiserings- og identitetsleverandører for sikker pålogging og tilgangsstyring.

• Leverandører av analyse- og produktverktøy for å forstå og forbedre hvordan tjenestene brukes.

• Kommunikasjonsleverandører (f.eks. e-post, SMS, meldinger i appen).

• Betalings- og faktureringsleverandører (der det er aktuelt).

• Kundestøtteverktøy vi bruker til å håndtere henvendelsene dine.

• Profesjonelle rådgivere (f.eks. juridiske rådgivere, regnskapsførere, revisorer).

• AI- og teknologitjenesteleverandører som bistår med interne forretningsprosesser (støtte til saksbehandling, kommunikasjonsanalyse og forbedring av tjenester).

Vi inngår databehandleravtaler med alle slike leverandører, inkludert nødvendige garantier for eventuelle internasjonale overføringer, og krever at de iverksetter egnede tekniske og organisatoriske tiltak.

Overføringer ut av EU/EØS

Plattformen vår er hostet i EU/EØS, og vi har som mål å kun behandle personopplysningene dine innenfor EU/EØS. Når vi må dele personopplysningene dine med mottakere utenfor EU/EØS, sikrer vi at dette kun skjer til land som er tilstrekkelig sikre (har et tilstrekkelig beskyttelsesnivå), eller at vi iverksetter andre nødvendige sikkerhetstiltak. Slike egnede sikkerhetstiltak innebærer blant annet at vi bruker standardkontrakter godkjent av EU-kommisjonen (EUs standardkontraktsbestemmelser) eller EU-U.S. Data Privacy Framework. Vi vurderer også lovgivningen i mottakerlandet før overføringen. Dersom vi mener at lovene i mottakerlandet ikke gir tilstrekkelig beskyttelse for personopplysningene dine, iverksetter vi spesielle tiltak slik at beskyttelsen av opplysningene dine opprettholdes ved overføring til det aktuelle landet utenfor EU/EØS. Du kan be om informasjon om disse sikkerhetstiltakene og en liste over våre underdatabehandlere på privacy@solace.care.

Andre mottakere

Vi kan også utlevere personopplysninger til andre mottakere. Partneren du har tilgang gjennom, mottar kun informasjonen som er beskrevet under Tilgang gjennom en partner i avsnitt 1. Henvisningspartnere, for eksempel for sorgstøtte, juridiske tjenester eller begravelsesbyråer, mottar informasjonen som er nødvendig for en henvisning når du ber oss om å henvise deg. Dersom en henvisning avslører helseopplysninger, ber vi om ditt uttrykkelige samtykke først. Nærstående mottar det du selv velger å dele med dem. Offentlige myndigheter mottar personopplysninger når loven krever det. En kjøper eller etterfølger kan motta personopplysninger i forbindelse med en fusjon eller oppkjøp. Vi selger ikke personopplysninger til tredjeparter.

5. Den registrertes rettigheter

Personvernforordningen (GDPR) gir deg som enkeltperson en rekke rettigheter knyttet til personopplysningene dine. Solace har rutiner på plass for å sikre at du kan utøve rettighetene dine. Du har også alltid rett til å klage til den svenske tilsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), eller til tilsynsmyndigheten i det EU/EØS-landet der du bor eller arbeider (i Norge: Datatilsynet) (GDPR art. 77), dersom du mener at behandlingen av personopplysningene dine er i strid med loven. Mer generell informasjon om dine personvernrettigheter finner du på Datatilsynets eller IMYs nettsider, sammen med tilsynets kontaktopplysninger.

Hvis du ønsker å benytte deg av rettighetene dine, eller har spørsmål om rettighetene dine i forhold til Solace, vennligst kontakt oss på e-post på privacy@solace.care.

Vi vil behandle forespørselen din uten ugrunnet opphold, og uansett innen én (1) måned etter at vi mottok den. Dersom forespørselen din er spesielt kompleks, eller vi mottar mange forespørsler fra deg, kan vi utvide denne perioden med opptil to (2) måneder til. Hvis vi må utvide fristen, vil vi informere deg innen én måned etter at vi mottok forespørselen, og forklare hvorfor utsettelsen er nødvendig.

Vi vil gi informasjon og følge opp forespørselen din kostnadsfritt, med mindre forespørselen din er åpenbart grunnløs eller urimelig. I slike tilfeller kan vi kreve et rimelig gebyr eller nekte å etterkomme forespørselen i samsvar med gjeldende lov.

Disse rettighetene gjelder også hvis du er en nærstående som en bruker har lagt inn personopplysninger om i tjenestene.

Rett til innsyn

Du har rett til å få bekreftelse på om vi behandler personopplysningene dine, og til å få innsyn i disse, det vil si at du kan få et såkalt registeruttrekk av behandlingen som utføres. Du har også rett til å få viss informasjon om selve behandlingen (for eksempel til hvilket formål vi behandler opplysningene).

Rett til retting

Personopplysningene vi behandler om deg, må være korrekte og oppdaterte. Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg rettet, og du har rett til å få ufullstendige opplysninger supplert.

Rett til sletting («retten til å bli glemt»)

Som registrert har du i visse tilfeller rett til å få personopplysningene dine slettet av oss. Vær oppmerksom på at dette ikke gjelder informasjon som vi trenger for å oppfylle rettslige forpliktelser, forsvare oss mot rettskrav, eller informasjon som er nødvendig for å oppfylle avtalen vår med deg.

Du kan imidlertid ha rett til å få personopplysningene dine slettet dersom de ikke lenger er nødvendige for formålene de ble samlet inn for, eller dersom behandlingen er basert på ditt samtykke og du trekker dette tilbake uten at det foreligger noe annet rettslig grunnlag for fortsatt behandling. Du kan også ha rett til sletting dersom en behandling er basert på en interesseavveining og det ikke foreligger tvingende berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser. Videre kan du kreve sletting dersom behandlingen gjøres for direkte markedsføringsformål og du motsetter deg dette. Du har også rett til å få personopplysningene dine slettet dersom de har blitt behandlet ulovlig, eller dersom sletting er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Rett til å protestere

Du har rett til å protestere mot Solace sin behandling av personopplysningene dine basert på en av våre berettigede interesser. Hvis du protesterer mot en slik behandling, kan vi bare fortsette behandlingen dersom vi kan påvise tvingende berettigede grunner for behandlingen som veier tyngre enn dine interesser, for eksempel der behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Protestere mot direkte markedsføring

Behandling for direkte markedsføringsformål vil opphøre umiddelbart dersom du protesterer mot slik behandling. Vær oppmerksom på at du alltid har rett til å trekke tilbake samtykket ditt til å motta reklame fra oss. Dette kan du gjøre enten ved å klikke på «avslutt abonnement» nederst i e-posten du mottar fra oss, eller ved å kontakte oss.

Når du protesterer mot direkte markedsføring, vil vi lagre informasjon om dette på vår interne sperreliste for å kunne imøtekomme ønsket ditt om ikke å bli kontaktet av oss.

Rett til begrensning av behandling

Du har rett til å kreve at behandlingen vår av personopplysningene dine begrenses dersom opplysningene behandles feilaktig, for eksempel om de er uriktige, om behandlingen er ulovlig, eller om opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålene. Hvis du har protestert mot behandlingen av personopplysningene dine basert på vår berettigede interesse, kan du kreve at vi begrenser behandlingen mens vi undersøker om vi har rett til å fortsette med den. Denne rettigheten gjelder også i påvente av en vurdering av om den påståtte feilen eksisterer. Når en begrensning opphører, har du rett til å bli informert om dette.

Rett til dataportabilitet

I visse tilfeller har du rett til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss, og få disse overført til en annen behandlingsansvarlig. Denne rettigheten gjelder når vi behandler personopplysninger automatisk og med ditt samtykke, eller på grunnlag av en avtale.

Rett til å trekke tilbake samtykke

Dersom behandlingen vår av personopplysninger er basert på ditt uttrykkelige samtykke, har du rett til å trekke dette tilbake når som helst. Tilbaketrekkingen påvirker imidlertid ikke lovligheten av behandlingen som ble utført basert på samtykket før det ble trukket tilbake. Du kan trekke tilbake samtykket ditt, for eksempel ved å kontakte oss på privacy@solace.care.

6. Sikkerhet og datalagring

Datasikkerhet

Vi iverksetter egnede tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak (GDPR art. 32). Disse inkluderer kryptering under overføring og ved lagring, tilgangsstyring og loggføring, innenfor et styringssystem for informasjonssikkerhet basert på ISO/IEC 27001. Brukere oppfordres til å ta forholdsregler, som å bruke sterke passord og unngå å dele sensitiv informasjon på nett. Vær imidlertid oppmerksom på at uansett hvilke sikkerhetstiltak som brukes eller iverksettes, kan vi ikke garantere, og garanterer ikke, absolutt beskyttelse og sikkerhet for personopplysninger lagret hos oss eller hos tredjeparter.

Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Vi lagrer personopplysninger så lenge vi anser det som rimelig nødvendig for å opprettholde og styrke relasjonen vår til deg mens vi leverer tjenestene og tilbudene våre, sikrer overholdelse av rettslige forpliktelser og sikrer oss mot eventuelle krav. Når lagring ikke lenger er nødvendig, slettes eller anonymiseres opplysningene på en sikker måte.

Dersom en enkeltperson ber om sletting av sine personopplysninger, vil vi vurdere forespørselen ut fra rettslige og kontraktsmessige krav.

Konto- og innholdsdata

Kontoopplysningene dine og innholdet du legger til, lagres så lenge du har en aktiv konto. Vi sletter eller anonymiserer dem når kontoen slettes, enten etter ditt eget ønske eller etter tre (3) år uten aktivitet. Vi varsler deg før vi sletter en inaktiv konto. Hvis vi får beskjed om at en bruker har gått bort, beholder vi kontoen i 12 måneder, slik at utvalgte nærstående kan få tilgang til den i tråd med brukerens instruksjoner, og sletter den deretter med mindre loven krever noe annet. For opplysninger vi behandler på vegne av en partner, gjelder også partnerens instruksjoner.

Betalingsopplysninger

Betalingsopplysningene dine lagres så lenge du har en konto, og deretter i sju (7) år etter utløpet av det aktuelle regnskapsåret, slik bokføringsloven krever (i Sverige, kapittel 7, paragraf 2 i bokföringslagen (1999:1078)).

Enhetsinformasjon

Din enhetsinformasjon lagres så lenge du har en konto. Vi sletter den eller gjør den fullstendig uidentifiserbar når kontoen slettes, enten etter din forespørsel eller etter tre (3) år uten aktivitet.

For å oppdage og rette feil lagrer vi feillogger i systemene våre. Siden disse loggene kan inneholde personopplysninger, slettes de etter maksimalt 60 dager. Vi tilstreber alltid å minimere lagring av unødvendige data, og derfor er denne lagringsperioden ofte betydelig kortere enn 60 dager.

Informasjonskapsler

Dersom du har samtykket til at informasjonskapsler fra tredjeparter lagres på datamaskinen eller de mobile enhetene dine, vil informasjonskapslene bli fjernet når du sletter dem eller når de utløper.

Kundeservicehenvendelser

Hvis du har kontaktet kundeserviceteamet vårt, vil henvendelsen bli lagret i 365 dager før den slettes.

7. Ytterligere merknader og kontaktopplysninger

Oppdateringer og endringer

Solace arbeider kontinuerlig med å utvikle virksomheten og våre digitale tjenester. Dette betyr at vi også vil oppdatere denne personvernerklæringen fortløpende i takt med at vi gjør endringer i hvordan vi behandler personopplysningene dine.

Vi publiserer den oppdaterte versjonen i appen og på nettstedet vårt. Hvis vi gjør vesentlige endringer, varsler vi deg i appen eller per e-post før de trer i kraft. Hvis du ikke godtar endringene, kan du slette kontoen din når som helst.

For personvernrelaterte henvendelser, kontakt:

Personvernombud
Solace AB
Luntmakargatan 26, 111 37 Stockholm
E-post: privacy@solace.care

Vennligst se våre bruksvilkår for ytterligere juridisk informasjon om Solace AB.

Versjon 1.4. Gyldig fra og med 17.09.2026.