Niemand rechnet gern mit einem Unfall, einer plötzlichen Krankheit oder dem eigenen Tod, aber genau dann sind Ihre Angehörigen auf Ordnung angewiesen. Ein Notfallordner, oft auch Vorsorgeordner genannt, ist eine Mappe, in der Sie alles Wichtige an einem Ort sammeln: Vollmachten und Patientenverfügung, Ausweise und Urkunden, Konten und Versicherungen, Verträge, digitale Zugänge, Kontakte und Bestattungswünsche. Entscheidend ist, dass Ihre Vertrauenspersonen wissen, wo er steht.
Wozu brauche ich einen Notfallordner?
Wenn ein Mensch plötzlich ausfällt, stehen Angehörige vor vielen Fragen auf einmal: Gibt es eine Vollmacht? Welche Ärztin kennt die Krankengeschichte? Welche Versicherungen bestehen, welche Daueraufträge laufen, wer muss benachrichtigt werden? Ohne Unterlagen beginnt eine mühsame Suche, oft unter großem Zeitdruck und in einer Phase, in der die Kraft ohnehin fehlt. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe weist zudem darauf hin, dass sich wichtige Dokumente nur schwer oder gar nicht ersetzen lassen, wenn sie einmal verloren sind.
Viele verlassen sich darauf, dass der Ehepartner im Ernstfall ohnehin alles regeln darf. Das stimmt nur sehr begrenzt. Das Notvertretungsrecht für Ehegatten nach § 1358 BGB gilt nur für Gesundheitsangelegenheiten und endet, wenn mehr als sechs Monate seit dem ärztlich festgestellten Zeitpunkt vergangen sind. Für Bankgeschäfte, Verträge oder Behörden braucht es eine Vorsorgevollmacht. Ein Notfallordner sorgt dafür, dass solche Dokumente nicht nur existieren, sondern auch gefunden werden.
Was gehört in einen Notfallordner?
Was genau hineingehört, hängt von Ihrer Lebenssituation ab. Die folgende Checkliste deckt die Bereiche ab, die fast alle Menschen brauchen. Gliedern Sie den Ordner am besten mit Trennblättern in diese Abschnitte:
Persönliche Dokumente: Geburts- und Heiratsurkunde oder Familienstammbuch, Kopien von Personalausweis, Reisepass, Führerschein und Impfpass, gegebenenfalls Scheidungsurteil oder Einbürgerungsurkunde.
Vorsorgedokumente: Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung, Patientenverfügung, Erklärung zur Organspende und ein Hinweis, wo Ihr Testament liegt.
Gesundheit: Medikamentenplan, Allergien und Vorerkrankungen, Hausarztpraxis und Fachärzte, Krankenversicherung und Pflegegrad.
Finanzen: Girokonten, Sparbücher, Depots und Wertpapiere, Kredite, Daueraufträge, Bankschließfach, Kontovollmachten.
Versicherungen und Renten: Policen von Lebens-, Unfall-, Sterbegeld-, Haftpflicht- und Wohngebäudeversicherung, Renten- und Steuerbescheide, Nachweise über Beitragszahlungen.
Wohnen und Verträge: Miet- oder Leasingverträge, Grundbuchauszüge, Strom, Gas, Internet und Telefon, Abonnements, Vereinsmitgliedschaften.
Digitale Zugänge: eine Übersicht über E-Mail-Konten, soziale Netzwerke, Cloud-Dienste, Online-Shops und Streaming-Abos, mit Hinweisen, was jeweils geschehen soll.
Kontakte: Vertrauenspersonen, Arbeitgeber, Steuerberatung, Notarin oder Anwalt, Haustierbetreuung.
Bestattungswünsche: Bestattungsart und Ort, Wünsche zur Trauerfeier, ob weltlich, kirchlich oder nach den Gepflogenheiten einer anderen Glaubensgemeinschaft, dazu ein bestehender Bestattungsvorsorgevertrag.
Der letzte Punkt wird oft vergessen, dabei entlastet er Angehörige enorm. Wer weiß, ob Sie eine Erd- oder Feuerbestattung, eine Baumbestattung oder eine Seebestattung wünschen und wer bei der Feier sprechen soll, muss in den ersten Tagen nach einem Todesfall nicht raten. Was danach alles zu erledigen ist, zeigt unsere Checkliste für den Todesfall.
Originale oder Kopien: Was gehört wohin?
Nicht jedes Dokument muss im Original in den Ordner. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe unterscheidet in seiner Empfehlung zur Dokumentensicherung drei Gruppen. Im Original sollten Familienurkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden oder das Stammbuch aufbewahrt werden. Im Original oder als beglaubigte Kopie empfiehlt es unter anderem Sparbücher, Kontoverträge, Wertpapiere, Versicherungspolicen, Renten-, Einkommens- und Steuerbescheide, Zeugnisse, Verträge wie Miet- oder Leasingverträge sowie Testament, Patientenverfügung und Vollmacht. Eine einfache Kopie genügt etwa für Personalausweis und Reisepass, Führerschein und Fahrzeugpapiere, Impfpass, Grundbuchauszüge, Beitragsnachweise und Mitgliedsbücher.
Bei Vorsorgedokumenten ist das Original besonders wichtig. Die bevollmächtigte Person muss das Original im Ernstfall vorlegen können, zum Beispiel im Krankenhaus. Das betont die Verbraucherzentrale (Stand: Oktober 2026) auch mit Blick auf das Zentrale Vorsorgeregister: Die Registrierung ersetzt das Original nicht.
Wie halte ich digitale Zugänge im Notfallordner fest?
Ein großer Teil unseres Lebens spielt sich heute online ab, und genau dieser Teil ist für Angehörige oft unsichtbar. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 12. Juli 2018 (III ZR 183/17) entschieden, dass der Vertrag über ein Konto bei einem sozialen Netzwerk grundsätzlich auf die Erben übergeht. Praktisch hilft das aber nur, wenn die Erben wissen, welche Konten es gibt.
Die Verbraucherzentrale (Stand: November 2025) empfiehlt eine Übersicht aller Online-Konten mit Anbieter, Benutzername und Hinweisen dazu, was mit dem Konto geschehen soll. Notieren Sie auch, ob eine Zwei-Faktor-Anmeldung aktiv ist, denn dann reicht ein Passwort allein nicht. Wer einen Passwort-Manager nutzt, hält fest, wie die Vertrauensperson an das Hauptpasswort kommt. Die Verbraucherzentrale stellt dafür eine Muster-Liste zum digitalen Nachlass bereit und rät, sie aktuell zu halten und besonders geschützt aufzubewahren, etwa auf einem gesicherten USB-Stick oder im Bankschließfach. Passwörter sollten Sie nach ihrem Rat nicht an Unternehmen weitergeben.
Damit eine Vertrauensperson Ihre digitalen Angelegenheiten auch nach Ihrem Tod regeln kann, empfiehlt die Verbraucherzentrale eine schriftliche, datierte und unterschriebene Vollmacht, die über den Tod hinaus gilt. Bei Online-Banking sollten Sie vorab mit Ihrer Bank klären, wie eine bevollmächtigte Person Zugriff erhält. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag zum digitalen Nachlass.
Wo bewahre ich den Notfallordner auf?
Der beste Ordner nützt nichts, wenn ihn niemand findet. Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz rät, die Dokumente gesammelt an einem Ort aufzubewahren, an dem sie schnell griffbereit sind, und alle Familienmitglieder über den Standort zu informieren. Zusätzlich empfiehlt es digitale Kopien oder die Hinterlegung von Kopien an einem anderen Ort, zum Beispiel bei Angehörigen, Freunden, einem Notar oder in einem Bankschließfach.
Ergänzend hilft eine kleine Notfallkarte im Portemonnaie, auf der steht, dass es Vorsorgedokumente gibt und wen man anrufen soll. Die Verbraucherzentrale bietet dafür eine Vorlage an. Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und Patientenverfügung können Sie zusätzlich im Zentralen Vorsorgeregister registrieren lassen, damit Betreuungsgerichte und behandelnde Ärzte davon erfahren. Notariell beurkundete Testamente und Erbverträge sowie Testamente in amtlicher Verwahrung werden im Zentralen Testamentsregister erfasst. Ein rein privat aufbewahrtes Testament kann dort dagegen nicht registriert werden, umso wichtiger ist dann der Hinweis im Notfallordner.
Wie halte ich den Notfallordner aktuell?
Ein Notfallordner ist kein Projekt, das man einmal abschließt. Konten werden gekündigt, Versicherungen gewechselt, Telefonnummern ändern sich, und auch Ihre Wünsche können sich mit der Zeit wandeln. Nehmen Sie sich einen festen Termin vor, zum Beispiel einmal im Jahr, und sehen Sie den Ordner zusätzlich nach größeren Veränderungen durch: nach einem Umzug, einer Heirat oder Trennung, der Geburt eines Kindes, einer neuen Diagnose oder dem Wechsel der Bank.
Entfernen Sie dabei überholte Dokumente, damit niemand im Ernstfall mit einer alten Fassung arbeitet. Das gilt besonders für Vollmachten und Patientenverfügungen. Haben Sie eine neue Fassung im Vorsorgeregister eingetragen, muss auch die Änderung dort vermerkt werden, sonst gehen Ärzte und Gerichte womöglich noch von der alten aus.
Gibt es Vorlagen für einen Notfallordner?
Ein amtliches Einheitsformular gibt es nicht, wohl aber gute Bausteine von öffentlichen Stellen. Für die Vorsorgedokumente bietet das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz Formulare und Textbausteine an, etwa ein Formular zur Betreuungsverfügung. Mit dem Online-Werkzeug „Selbstbestimmt“ der Verbraucherzentralen lassen sich Patientenverfügung, Vorsorgevollmacht, Betreuungsverfügung und eine Übersicht zum digitalen Nachlass erstellen.
Auch viele Landkreise und Kommunen geben eigene Vorsorgeordner heraus. Ein Beispiel ist der Vorsorgeordner inklusive Notfallmappe der Kreisverwaltung Südliche Weinstraße. Er trennt sinnvoll zwischen einer Notfallmappe, die etwa für den Rettungsdienst schnell erreichbar sein soll, und einem ausführlicheren Teil zu Vermögen, Versicherungen, Vollmachten und Nachlass. Fragen Sie bei Ihrer Stadt- oder Kreisverwaltung, ob es dort eine ähnliche Vorlage gibt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Notfallordner und Vorsorgeordner?
Die Begriffe werden meist gleichbedeutend verwendet. Manche Vorlagen unterscheiden zwischen einer kurzen Notfallmappe für den akuten Ernstfall und einem ausführlichen Vorsorgeordner für Finanzen, Verträge und Nachlass.
Gehört das Testament in den Notfallordner?
In den Ordner gehört mindestens ein Hinweis, wo das Original liegt, und gegebenenfalls eine Kopie. Ob das Original zu Hause, beim Notar oder in amtlicher Verwahrung liegt, entscheiden Sie. Wie Sie ein wirksames Testament verfassen, lesen Sie unter Testament schreiben.
Sollte ich Passwörter in den Notfallordner legen?
Eine Liste Ihrer Konten gehört hinein. Passwörter selbst sollten besonders geschützt aufbewahrt werden, etwa in einem Passwort-Manager, dessen Hauptpasswort nur Ihre Vertrauensperson kennt oder findet.
Wer sollte wissen, wo der Notfallordner steht?
Mindestens die Menschen, die Sie bevollmächtigt haben, und ein bis zwei weitere Vertrauenspersonen. Ein Ordner, von dem niemand weiß, hilft im Ernstfall nicht.
Wie Solace Care helfen kann
Hinweis zur Verfügbarkeit: Unsere Ratgeber sind frei zugänglich. Die Solace-Plattform unterstützt derzeit Schweden, Finnland, Norwegen, Dänemark und die Niederlande. Für Deutschland sind lokale Funktionen und rechtliche Dokumentvorlagen noch nicht bestätigt. Bitte klären Sie den Zugang und passende Funktionen vor der Registrierung mit support@solace.care.
Ein Notfallordner aus Papier ist ein guter Anfang, viele Menschen ergänzen ihn heute digital. Mit einem Konto halten Sie Wünsche, wichtige Dokumente, Versicherungen und Informationen zu Ihrem digitalen Nachlass an einem sicheren, nach ISO 27001 zertifizierten Ort fest, unabhängig von einzelnen Anbietern, teilen den Zugang mit den Menschen Ihrer Wahl und behalten nach einem Verlust die anstehenden Aufgaben Schritt für Schritt im Blick. Erstellen Sie ein Solace Care-Konto, wenn Sie Unterlagen und Aufgaben an einem Ort bündeln möchten.
