Läheisen kuoleman jälkeen tarvitset paperia, jonka olemassaoloa et ole ehkä koskaan miettinyt: virkatodistuksia. Niitä vaaditaan perunkirjoitukseen, pankkiasiointiin ja moneen muuhun käytännön asiaan. Tämä opas selittää mitä virkatodistus on, mistä sen saa ja kuinka monta niitä tarvitset.
Mikä virkatodistus on?
Virkatodistus on viranomaisen — yleensä Digi- ja väestötietoviraston (DVV) tai evankelisluterilaisen seurakunnan — antama virallinen todiste henkilön perustiedoista. Todistus voi sisältää tiedon henkilön elossaolosta, kuolemasta, sukulaisuudesta tai muista väestötiedoista.
Virkatodistus haetaan aina siitä rekisteristä, johon henkilö on merkitty. Suomessa väestötiedot löytyvät joko seurakunnasta (jos henkilö on kuulunut seurakuntaan) tai DVV:n väestötietojärjestelmästä.
Milloin virkatodistusta tarvitaan?
Virkatodistus vaaditaan useissa tilanteissa läheisen kuoleman jälkeen ja muutoinkin elämässä:
Perunkirjoitus — sekä vainajasta että kuolinpesän osakkaista
Pankkiasiointi kuolinpesän puolesta — pankki edellyttää virkatodistuksia varmistuakseen osakkaista
Avioliiton solmiminen — esteettömyystodistus on virkatodistus
Eläke- ja vakuutuskorvaukset
Kiinteistön kaupat ja lahjoitukset kuolinpesän puolesta
Mitä virkatodistuksia kuolinpesän asioissa tarvitaan?
Perunkirjoitukseen vaaditaan tyypillisesti kahdenlaisia virkatodistuksia:
1. Vainajan sukuselvitys
Tämä on katkeamaton ketju virkatodistuksia, joka kattaa vainajan elämän 15 vuoden iästä kuolemaan. Käytännössä jokaisesta seurakunnasta tai maistraatista, jossa vainaja on ollut kirjoilla tämän ajan, tilataan oma todistus.
Jos vainaja on muuttanut esimerkiksi neljä kertaa elämänsä aikana, tarvitset neljä erillistä virkatodistusta — ja niitä voi joutua tilaamaan useilta eri tahoilta. Tämä on perunkirjoituksen aikaa vievin vaihe.
2. Osakkaiden elossaolotodistukset
Jokaisesta kuolinpesän osakkaasta — yleensä perillisistä ja leskestä — tarvitaan elossaolotodistus, joka osoittaa heidän nykyiset tietonsa.
Mistä virkatodistuksen tilaa?
Virkatodistus tilataan siitä rekisteristä, johon tiedot on merkitty:
Evankelisluterilainen seurakunta — jos henkilö on kuulunut kirkkoon. Tilauksen voi tehdä sähköisesti useimpien seurakuntien verkkosivuilta tai Sukuselvitys.fi-palvelusta.
Digi- ja väestötietovirasto (DVV) — jos henkilö on kuulunut väestörekisteriin (esim. uskontokuntaan kuulumattomat). Tilaus DVV:n verkkopalvelun kautta.
Ortodoksiseurakunta — omilta seurakunniltaan.
Jos et tiedä, mistä virkatodistus pitäisi tilata, lähde liikkeelle DVV:stä. Se osaa ohjata oikealle taholle.
Kauanko virkatodistuksen toimittaminen kestää?
Toimitusaika vaihtelee suuresti:
DVV ja sähköinen tilaus: 1–2 viikkoa
Seurakunta: 1–4 viikkoa, ruuhka-aikoina pidempäänkin
Vanhat 1900-luvun alun tiedot: useita viikkoja, joskus kuukausia
Ulkomailla syntynyt vainaja: 1–6 kuukautta riippuen maasta
Tilaa virkatodistukset heti perunkirjoituksen valmistelun alussa — kolmen kuukauden määräaika tulee nopeasti vastaan.
Paljonko virkatodistus maksaa?
Yhden virkatodistuksen hinta on noin 9–30 euroa riippuen siitä, mitä se sisältää ja mistä se tilataan. Sähköisesti toimitettuna virkatodistus on yleensä halvempi kuin paperilla.
Yhden kuolinpesän virkatodistusten kokonaiskustannus on tyypillisesti 80–250 euroa, mutta jos vainaja on muuttanut paljon tai elänyt ulkomailla, summa voi kasvaa.
Kauanko virkatodistus on voimassa?
Suomen laki ei aseta virkatodistukselle yleistä voimassaoloaikaa. Käytännössä viranomaiset ja pankit vaativat kuitenkin, että todistus on tilattu enintään 3 kuukautta aiemmin.
Jos perunkirjoitus venyy, samoja todistuksia ei kannata tilata kahdesti — sukuselvitys on käytettävissä niin kauan kuin tietoihin ei tule muutoksia.
Mitä jos vainaja on syntynyt ulkomailla?
Jos vainaja on syntynyt tai asunut osan elämästään ulkomailla, sukuselvitys tilataan kyseisen maan väestörekisteristä. Tämä on yleensä työläin ja hitain vaihe — ulkomaisten todistusten kääntäminen suomeksi voi olla tarpeen.
Pohjoismaisissa maissa virkatodistuksen saa pohjoismaisten väestörekisterisopimusten kautta suhteellisen helposti. Muilta alueilta — erityisesti Yhdysvalloista, Iso-Britanniasta ja kehittyvistä maista — odotusaika voi venyä kuukausia.
Usein kysytyt kysymykset
Tarvitsenko virkatodistuksen alkuperäisenä?
Useimmat tahot — myös Verohallinto — hyväksyvät virkatodistuksen sähköisenä tai jäljennöksenä. Pankit voivat joissain tapauksissa vaatia alkuperäistä.
Voinko tilata virkatodistuksen toisen henkilön puolesta?
Voit, jos sinulla on oikeutettu intressi (esim. olet kuolinpesän osakas) tai valtakirja. Vainajan tietoja saa tilata kuolinpesän osakas.
Mikä on sukuselvitys?
Sukuselvitys on virkatodistusten muodostama ketju, joka osoittaa henkilön sukulaisuussuhteet ja elämäntiedot. Se on virkatodistus tai useiden virkatodistusten kokonaisuus.
Mikä on elossaolotodistus?
Elossaolotodistus on virkatodistus, joka todistaa henkilön olevan elossa todistuksen antopäivänä. Sitä tarvitaan esimerkiksi ulkomaisten eläkkeiden tarkistuksessa ja kuolinpesän osakkaiden todistuksissa.
Solace Care auttaa
Virkatodistusten tilaaminen, perille saaminen ja säilyttäminen voi tuntua tarpeettoman monimutkaiselta surun keskellä. Solace Care pitää listan siitä, mitä todistuksia tarvitset, mistä ne tilataan ja milloin ne ovat saapuneet — jotta voit keskittyä tärkeämpään.
Lähteet
Digi- ja väestötietovirasto — Virkatodistuksen tilaaminen — dvv.fi
Suomi.fi — Virkatodistus läheisen kuoleman jälkeen — suomi.fi
Sukuselvitys.fi — Sukuselvityksen tilaaminen — sukuselvitys.fi
Verohallinto — Perukirjan toimittaminen — vero.fi
